Dengan adanya perkembangan teknologi saat ini, bekerja tidak hanya dilakukan dari kantor atau tempat yang sama. Perkembangan teknologi memungkinkan seseorang bekerja dari jarak jauh, bahkan di waktu yang berbeda dan untuk mendukungnya dibutuhkan tips kerja beda waktu.
Tips kerja beda waktu dibutuhkan mengingat kerja jarak jauh khususnya beda negara dan benua memiliki perbedaan waktu yang besar. Misalnya, perusahaan Anda ada di Indonesia dan Anda merekrut karyawan dari Amerika.
Pada saat waktu produktif di Indonesia, di Amerika sudah waktunya untuk tidur. Tips kerja beda waktu ini dapat digunakan untuk mengatasi perbedaan waktu yang sangat besar ini.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai tips kerja beda waktu. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Tantangan Kerja Beda Waktu?
Sebelum membahas mengenai tips kerja beda waktu, sebenarnya apa sih kerja beda waktu itu? Kerja beda waktu merupakan pekerjaan yang dilakukan oleh pekerja dan pemberi kerja dengan perbedaan waktu.
Kerja beda waktu ini muncul di tengah perkembangan teknologi dimana memungkinkan pekerjaan dilakukan dari jarak jauh atau biasanya dikenal dengan remote working. Kerja beda waktu memungkinkan seseorang untuk bekerja dengan perusahaan atau pemberi kerja yang ada di beda negara, bahkan beda benua dengan perbedaan waktu yang besar.
Ini memungkinkan seseorang mendapatkan penghasilan yang lebih besar karena pembayaran dilakukan dengan Dollar atau mata uang negara dimana perusahaan berada. Bagi perusahaan, bisa mendapatkan talenta dari luar negeri dengan kemampuan terbaik yang dimiliki.
Karena adanya perbedaan waktu yang besar ini, pekerja dan perusahaan harus memiliki tips agar perbedaan waktu ini tidak menimbulkan permasalahan dalam menyelesaikan pekerjaan.
Baca Juga: 8 Manajemen Karyawan Remote untuk Tetap Produktif
Apa Saja Tips Kerja Beda Waktu?
Memang, bekerja dengan perbedaan waktu memiliki tantangan yang besar. Anda harus bisa menyesuaikan jam kerja dengan karyawan yang bekerja di waktu yang berbeda, termasuk kompromi kepada pekerja karena perbedaan waktu itu.
Meski begitu, Anda bisa mengatasi tantangan ini dengan alat dan pendekatan yang tepat. Berikut beberapa tips kerja beda waktu yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi tantangan yang ada tersebut:
1. Beri tahu tentang lokasi Anda
Anda harus segera memberi tahu di zona waktu mana Anda tinggal. Saat memperkenalkan diri, beritahukan kolega Anda jadwal dan saluran komunikasi yang Anda sukai. Anda juga dapat menggunakan kesempatan ini untuk menetapkan batasan.
Berikan contoh situasi ketika Anda bisa dihubungi, meskipun Anda berada di luar jam kerja.
Mengalami kesulitan dalam mengkomunikasikan jadwal Anda? Pertimbangkan untuk membagikan kalender online Anda dengan rekan-rekan Anda. Anda juga dapat mencantumkan tautan kalender Anda di profil online Anda.
Mengapa ini dilakukan? Dengan melakukan hal ini, Anda dapat menghindari kesalahpahaman.
Buatlah jam kerja Anda terlihat di tanda tangan email, profil chatting kerja, akun LinkedIn, dan profil Google. Selain itu, jangan lupa untuk memperbaruinya kapan pun diperlukan.
Anda bertanggung jawab untuk memberitahukan perubahan apa pun dalam jadwal Anda, baik itu pergantian shift kerja atau pulang lebih awal.
Baca Juga: Remote Work Policies: Arti, Manfaat, Hingga Contohnya
2. Komunikasikan dengan jelas batasan zona waktu
Anda perlu membantu karyawan Anda mengomunikasikan dengan jelas jam kerja yang mereka sukai dan menetapkan batas-batas dengan tim yang bekerja dengan mereka, terlepas dari apakah mereka berada di luar kantor utama atau bekerja dalam tim gabungan. Kalender tim bersama dapat membantu karena setiap orang dapat melihat ketersediaan satu sama lain.
Sama pentingnya bagi para manajer untuk menjadwalkan rapat dalam jam kerja tim mereka. Pastikan bahwa seluruh tim Anda dapat menemukan waktu yang cocok untuk mereka semua.
Pastikan Anda tidak membiarkan anggota tim Anda yang tersebar melakukan panggilan pada pukul 7 pagi hanya karena itu nyaman bagi Anda.
Untuk meningkatkan transparansi dan koordinasi yang lebih baik, gunakan alat yang memungkinkan anggota tim berbagi kalender kerja. Cara terbaik untuk menutup kesenjangan komunikasi budaya adalah dengan memfasilitasi diskusi terbuka tentang jam kerja dan ekspektasi.
Dorong karyawan Anda untuk menyisihkan waktu untuk istirahat makan siang dan menahan diri untuk tidak memeriksa email kerja atau pesan Slack di luar jam kerja.
3. Tentukan waktu yang tepat untuk rapat
Saat bekerja lintas zona waktu, penting untuk menetapkan waktu rapat yang adil. Lagipula, tidak ada orang yang mau bangun jam 5 pagi untuk check-in atau begadang untuk rapat jam 10 malam jika itu di luar jam kerja normal mereka.
Singkatnya, pastikan Anda mempertimbangkan zona waktu setiap orang saat mengatur waktu rapat. Bagaimana jika tidak ada cara untuk membuat waktu rapat yang adil bagi semua orang? Untuk menghindari ketidaknyamanan pada orang yang sama berulang kali, Anda mungkin ingin merotasi waktu mulai.
Baca Juga: Apa Itu Work from Home, Kelebihan, dan Bedanya dengan Kerja Remote
4. Memahami perbedaan antara komunikasi sinkron dan asinkron
Komunikasi sinkron dan asinkron penting untuk dipahami ketika bekerja dengan tim yang terdistribusi. Proses komunikasi yang disinkronkan (“sinkronisasi”) memungkinkan rekan kerja untuk merespons dan memberikan umpan balik secara real-time.
Anda bisa melakukan ini melalui panggilan telepon, obrolan video, atau bahkan menggunakan platform pesan instan seperti Slack atau Microsoft Teams. Di sisi lain, komunikasi asinkron mengacu pada pengiriman informasi pada waktu yang berbeda dan menunda pengiriman.
Contohnya adalah mengirim email atau meninggalkan pesan suara agar mereka dapat merespons kapan pun mereka mau.
Manfaatkan asinkronisasi kapan pun memungkinkan. Jika memungkinkan, penting untuk mengembangkan kemampuan berkomunikasi secara asinkron ketika bekerja dari jarak jauh.
Di mana pun seluruh tim Anda berada dan zona waktu atau geografi yang memisahkan Anda, komunikasi asinkronisasi yang efektif memungkinkan Anda untuk tetap terhubung secara efektif.
Kiat untuk komunikasi asinkron: Setiap permintaan harus dimulai dengan apa yang Anda butuhkan dan mengapa Anda membutuhkannya. Dengan berterus terang, orang lain akan tahu jenis komitmen yang Anda harapkan.
Kirimkan video Loom alih-alih rapat untuk mendiskusikan informasi dan meminta umpan balik. Saat merespons, orang dapat mengirimkannya dalam format teks atau dengan mengunggah video Loom mereka sendiri.
Undang orang untuk berkomentar dan berkolaborasi pada dokumen seperti Google Dokumen. Anda dapat menjadwalkan pertemuan tatap muka menggunakan perangkat lunak penjadwalan pertemuan atau sesuatu seperti Doodle untuk menemukan waktu terbaik bagi semua orang.
Baca Juga: 10 Cara Kerja di Luar Negeri dan Keuntungannya
5. Pertimbangkan untuk membagi shift
Misalkan Anda bekerja di satu negara, namun separuh tim Anda berada di negara lain. Pertimbangkan untuk bekerja setengah hari di kantor dan kemudian bekerja dari jarak jauh satu atau beberapa hari dalam seminggu di malam hari atau pagi hari.
Sering disebut shift terpisah, ini melibatkan bekerja sebagian hari di zona waktu Anda, kemudian bekerja sebagian hari di zona waktu tim lain.
Dengan jadwal yang terbagi, Anda bisa lebih banyak hadir untuk rapat dengan kolega di zona waktu yang berbeda tanpa mengabaikan tim lokal Anda. Selain itu, Anda dapat tetap terhubung dengan departemen internasional Anda tanpa harus begadang.
Bagaimana jika Anda bekerja di dua zona waktu yang tidak banyak bersinggungan? Daripada bekerja dengan jumlah jam yang sama secara berurutan, bagilah shift Anda menjadi dua.
Sebagai alternatif, Anda bisa memutuskan untuk bekerja di jadwal tim internasional lain selama beberapa hari setiap minggunya. Misalnya, Anda dapat bekerja pada hari yang sesuai untuk wilayah Eropa, Timur Tengah, dan Asia Tenggara.
Dengan demikian, Anda mulai bekerja pada pukul 6 pagi, namun Anda akan selesai pada pukul 3 sore.
Baca Juga: Work Life Integration: Pengertian dan Cara Melakukannya
6. Tentukan tanggal dan waktu dengan jelas
Jika ada zona waktu yang berbeda yang diwakili dalam diskusi, cobalah untuk seakurat mungkin mengenai waktu dan tanggal. Ketika mengacu pada waktu tertentu, semua orang yang membaca pesan Anda harus mengetahui hal tersebut.
Sebagai contoh, bertanya, “bisakah kita bertemu Rabu depan pada pukul 11.00 waktu Anda?” tidak sama baiknya dengan bertanya, “bisakah kita bertemu Rabu depan pada pukul 11.00 WIB?”
Agar semua orang memahami waktu yang berbeda, gunakan alat pengubah zona waktu sederhana. Pastikan untuk tidak mencampur waktu pagi dan malam atau menggunakan angka romawi saat menulis dalam bahasa asing. Meskipun terdengar seperti detail kecil, hal ini bisa menyebabkan kebingungan dan stres yang tidak perlu.
7. Siapkan platform
Informasi dan konteks waktu nyata seharusnya tidak terbatas pada video dan tangkapan layar sekali pakai. Notion, Confluence, dan bahkan Google Drive dapat digunakan untuk mendokumentasikan praktik dan proses terbaik di wiki internal.
Dokumentasi bukanlah satu-satunya hal yang dapat Anda lakukan dengan wiki. Menggunakannya juga merupakan cara yang efektif untuk berbagi catatan rapat, membuat konsensus, dan mengumpulkan umpan balik.
Sebagai hasil dari pembuatan wiki, Anda akan dapat menciptakan transparansi dan menstimulasi aliran ide dan umpan balik yang berkelanjutan.
Baca Juga: 7 Cara Menghadapi Perubahan di Tempat Kerja + 5 Tips untuk HR
8. Gunakan kalender online
Tips kerja beda waktu selanjutnya adalah dengan gunakan kalender online. Biasanya banyak waktu yang terbuang untuk menunggu konfirmasi ketika membuat janji atau rapat dengan anggota tim jarak jauh. Perbedaan zona waktu membuat semakin sulit untuk mendapatkan tanggapan secara real-time.
Anda mungkin tidak akan mendengar kabar dari pihak lain hingga hari kerja berikutnya jika mereka tinggal di belahan dunia lain. Pertukaran email bahkan mungkin membutuhkan waktu seminggu untuk membuat janji temu.
Untungnya, alat bantu seperti Google Kalender dan Kalender memecahkan masalah ini. Ambil contoh Kalender, misalnya. Kalender mencari slot waktu yang terbuka di kalender Anda yang terhubung saat Anda perlu menjadwalkan rapat.
Menambahkan atau menghapus waktu dan memilih durasi rapat adalah opsi yang dapat disesuaikan. Anda juga dapat memasukkan opsi lokasi rapat seperti alamat fisik, nomor telepon, atau tautan Zoom.
Ketersediaan Anda dapat diemailkan ke peserta rapat setelah Anda menentukan preferensi. Dengan mengeklik waktu, mereka dapat memesannya, dan Kalender akan menambahkannya ke kalender Anda dan mengirimkannya melalui email kepada peserta rapat.
9. Hindari manajemen mikro dan tetapkan ekspektasi yang sesuai
Mengatur ulang ekspektasi di sekitar pekerjaan berarti juga bekerja lintas zona waktu. Karyawan Anda mungkin tidak bisa mendapatkan tanggapan langsung atas permintaan mereka karena perbedaan waktu.
Untuk membantu rekan kerja jarak jauh merasa dihargai, mereka harus menentukan urgensi tugas sebelum mengirim pesan instan atau email. Dengan melakukan itu, mereka akan merasa lebih dihargai di tempat kerja, tidak terlalu stres, dan lebih puas.
Cara lain yang bagus untuk tetap terhubung dengan rekan kerja adalah dengan menjadwalkan email atau pesan instan untuk masuk selama jam kerja. Pesan dapat dijadwalkan terlebih dahulu di banyak platform komunikasi jika perlu dikirim sebelum atau sesudah jam kerja.
Sediakan alat ini untuk karyawan Anda sehingga mereka dapat menggunakannya secara efektif. Hasilnya, Anda akan dapat menutup kesenjangan komunikasi budaya, yang akan mengarah pada lingkungan kerja yang lebih saling menghormati dan produktif.
Baca Juga: Job Sharing: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Tips agar Efektif
10. Sadarilah norma-norma budaya
Penting untuk memahami norma dan tradisi budaya di negara tempat perusahaan Anda memiliki pekerja jarak jauh. Mereka mungkin bekerja dengan jam kerja yang berbeda, merayakan hari libur yang berbeda, atau berkomunikasi dengan cara yang berbeda karena perbedaan budaya ini.
Untuk menciptakan tim yang kohesif, penting untuk menunjukkan pemahaman tentang perbedaan budaya.
11. Bersabarlah jika Anda perlu mengirim pesan di luar jadwal
Email dan pesan tidak boleh dikirim tepat saat rekan kerja bangun atau tidur di zona waktu yang berbeda. Akibatnya, banyak karyawan global yang akan menunda notifikasi pesan instan mereka ketika mereka telah selesai bekerja atau mematikan perangkat kerja mereka ketika mereka telah selesai bekerja.
Mengharuskan rekan kerja Anda untuk selalu siap sedia tidak akan menciptakan budaya perusahaan yang baik dan dapat merusak semangat kerja. Anda bisa menghindari hal ini dengan meminimalkan pengiriman pesan setelah jam kerja dan bersabar jika Anda tidak mendapatkan jawaban langsung.
Kemungkinan besar rekan kerja yang benar-benar hebat akan menghubungi Anda saat mereka mulai bekerja keesokan harinya.
Baca Juga: Kerja Hybrid: Arti, Kelebihan dan Kekurangan, dan Tipsnya
12. Bersenang-senanglah dengan waktu tatap muka
Berkoordinasi lintas zona waktu bisa menjadi tantangan. Namun, ada baiknya Anda meluangkan waktu untuk bersenang-senang dan juga membicarakan pekerjaan.
Hubungan yang baik akan menumbuhkan kepercayaan, meningkatkan kolaborasi, dan meningkatkan produktivitas di lingkungan kerja mana pun. Untuk tim yang bekerja dari jarak jauh, hal ini sangat penting.
Memiliki hubungan sosial dengan rekan kerja lebih dari sekadar memerangi isolasi. Lebih jauh lagi, hal ini mengurangi hambatan untuk mengajukan pertanyaan, mendapatkan bantuan, dan mengambil risiko.
Luangkan waktu untuk minum kopi virtual dengan rekan tim Anda secara pribadi atau dalam kelompok kecil, dan jadwalkan malam permainan online untuk seluruh tim. Pertimbangkan untuk menyediakan opsi panggilan masuk untuk acara-acara seperti pesta liburan atau acara sosial triwulanan jika tim Anda berada di tempat yang jauh.
Bahkan Anda dapat membawa Meeting Owl Anda ke happy hour jika Anda menginginkannya. Dalam kedua kasus tersebut, pastikan karyawan jarak jauh Anda menerima suguhan khusus, seperti kue.
Anda juga bisa memberi mereka anggaran untuk membeli makanan dan minuman mereka sendiri, sehingga mereka merasa menjadi bagian dari pesta.
13. Lakukan pengelolaan karyawan dengan baik
Tips kerja beda waktu yang terakhir adalah dengan melakukan pengelolaan karyawan yang baik. Mengelola karyawan atau pekerja yang bekerja di waktu berbeda tentu membutuhkan perhatian yang lebih.
Anda harus memastikan setiap karyawan dapat bekerja dengan baik dan kemudahan meski mereka tidak bekerja dari kantor dan ada di zona waktu yang berbeda. Untuk memudahkan pengelolaan karyawan ini, dibutuhkan dukungan dari perangkat yang digunakan, salah satunya perangkat lunak pengelolaan karyawan.
GajiHub dapat menjadi pilihan terbaik perangkat lunak yang akan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Salah satu fitur yang dimiliki yang bisa mendukung kerja jarak jauh adalah fitur live tracking. Fitur live tracking ini akan memudahkan Anda dalam melacak karyawan Anda secara real time.
Presensi dapat dilakukan secara mudah berdasarkan lokasi dan Anda juga bisa melacak karyawan Anda melalui tampilan peta. Tidak hanya itu, fitur cuti dan izin yang dimiliki GajiHub juga akan mendukung pengajuan cuti yang mudah dari jarak jauh.
GajiHub adalah pilihan terbaik untuk kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lengkapnya Anda bisa menyimak penjelasan mengenai GajiHub di video yang ada di bawah ini:
Baca Juga: Disiplin Kerja: Arti, Jenis, Indikator, Hingga Tips Meningkatkannya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai tips kerja beda waktu yang dapat menjadi referensi bagi Anda. Kerja beda waktu merupakan bentuk kemudahan dengan adanya perkembangan teknologi.
Setiap orang saat ini memiliki kesempatan untuk bekerja di mana saja tanpa harus terikat di dalam kantor. Perusahaan juga bisa mendapatkan talenta berbakat dan tidak hanya terbatas di daerah atau negara yang sama.
Untuk memastikan pekerjaan dapat dilakukan dengan baik di perbedaan waktu yang ada, pastikan Anda melakukan pengelolaan karyawan dengan baik dan benar. Gunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024