Salah transfer gaji bisa terjadi pada perusahaan mana saja. Dengan kehidupan kerja yang super sibuk, tim HR bisa melakukan kesalahan ini.
Bisa dikatakan kesalahan transfer gaji ini menjadi hal yang sering terjadi, baik itu salah memasukan nomor rekening hingga salah dalam menghitung jumlah gaji. Penyebabnya juga bukan hanya karena kesalahan manusia, tetapi juga bisa disebabkan oleh kesalahan sistem.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai salah transfer gaji, mulai dari pengertian hingga cara mencegahnya.
Untuk lebih lengkapnya mengenai artikel ini, Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya di bawah ini:
Apa Itu Salah Transfer Gaji?
Sebenarnya apa sih pengertian dari salah transfer gaji ini? Salah transfer gaji merupakan keadaan dimana tim HR melakukan kesalahan berupa transfer gaji karyawan.
Kesalahan ini bisa berupa salah memasukan nomor rekening hingga salah dalam hal jumlah gaji yang dibayarkan, bisa kurang atau bisa lebih. Salah transfer gaji ini bisa menyebabkan permasalahan seperti gaji karyawan bisa tertunda hingga permasalahan terkait keuangan karyawan.
Jadi penting bagi Anda untuk meminimalisir terjadinya salah transfer gaji ini agar tidak menimbulkan permasalahan di kemudian hari.
Baca Juga: Telat Bayar Gaji Karyawan: Ini Regulasi dan Cara Meminimalisirnya
Apa Penyebab Salah Transfer Gaji?
Kesalahan dalam transfer gaji ini bisa disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Human error
Penyebab pertama dari salah mentransfer gaji adalah adanya kesalahan dari manusia atau human error. Kesalahan ini bisa terjadi ketika tim HR yang melakukan input data penggajian salah memasukan data.
Selain dari pihak HR, kesalahan manusia ini juga bisa dari sisi karyawan dimana karyawan salah mengirimkan informasi penggajian, yakni rekening untuk tranfer gaji.
2. Adanya gangguan sistem
Penyebab kedua adalah adanya gangguan sistem, misalnya dalam sistem perbankan yang digunakan. Selain itu, sistem ini juga dapat berupa sistem penggajian.
Ketika terjadi gangguan pada sistem penggajian, Anda bisa melakukan salah melakukan pengiriman gaji karyawan. Terlebih ketika tidak ada pemberitahuan sebelumnya, baik dari pihak software penggajian ataupun dari pihak bank.
3. Dari faktor bank
Penyebab selanjutnya adalah dari faktor bank dimana adanya gangguan seperti gangguan teknis atau gangguan pemadaman sistem.
Baca Juga: Aturan Potong Gaji dan Cara Menghitungnya
Apa Dampak dari Salah Transfer Gaji?
Berikut dampak yang bisa didapatkan karena salah transfer gaji:
1. Munculnya tekanan finansial
Dampak pertama yang didapatkan dari kesalahan transfer gaji adalah munculnya tekanan finansial. Tekanan ini bisa dirasakan langsung oleh karyawan.
Dengan terjadinya salah pengiriman gaji karyawan ini, karyawan bisa mengalami gangguan perencanaan. Ini terjadi ketika terjadi penundaan pembayaran ataupun kurang atau kelebihan pembayaran.
Karena terjadinya kesalahan ini, karyawan yang awalnya sudah membuat anggaran untuk satu bulan ke depan, jadi tidak bisa melaksanakannya. Ini juga bisa mengganggu kesejahteraan karyawan jika gaji terlambat dikirim atau kurang dari jumlah yang harus dibayarkan.
Bagaimana jika gaji yang dibayarkan lebih besar? Ini sama saja bisa menimbulkan tekanan finansial karena karyawan bisa saja telah menggunakan kelebihan pembayaran dan tiba-tiba harus mengembalikannya.
2. Menimbulkan stres dan kecemasan
Dampak kedua yang bisa dirasakan karyawan adalah dapat menimbulkan stres dan kecemasan. Ini terjadi karena tidak adanya kepastian terkait adanya penundaan tidak terduga dam juga jumlah pembayaran gaji yang tidak tepat.
Tentunya ini bisa memberikan perasaan stres dan kecemasan, terlebih jika karyawan memiliki tagihan yang harus dibayarkan setelah tanggal gajian, seperti tagihan listrik, cicilan, hingga untuk pembayaran tempat tinggal.
3. Hilangnya rasa percaya
Dampak selanjutnya yang bisa dirasakan karyawan adalah hilangnya rasa percaya kepada perusahaan. Seperti yang diketahui, gaji merupakan hak dari karyawan.
Ketika karyawan merasa untuk mendapatkan haknya saja ada kendala dan mengganggu perencanaan keuangannya, ini bisa membuat karyawan kehilangan rasa percaya. Terlebih jika permasalahan ini terus terjadi.
Jadi sebelum perusahaan Anda kehilangan rasa percaya dari karyawan, Anda harus dengan cepat mengatasi permasalahan salah mengirimkan gaji karyawan ini. Jangan sampai karyawan di perusahaan Anda memilih meninggalkan perusahaan karena permasalahan ini.
4. Perusahaan kehilangan reputasinya
Tidak hanya dari sisi karyawan, perusahaan juga bisa mendapatkan dampak dari salah mengirim gaji karyawan. Dampak pertama adalah perusahaan bisa kehilangan reputasinya.
Padahal reputasi ini adalah hal yang sangat penting karena akan mempengaruhi citra perusahaan dan pada akhirnya mengarah ke penjualan dan juga employer branding. Sebelum perusahaan Anda mendapatkan kerugian ini, Anda harus cepat mengatasi permasalahan salah mengirim gaji karyawan ini.
5. Adanya sanksi hukum
Selain bisa kehilangan reputasi di mata umum, perusahaan juga bisa mendapatkan sanksi hukum karena melalaikan hak karyawan. Gaji merupakan hak dari karyawan yang wajib dibayarkan perusahaan.
Jika karyawan tidak mendapatkan gajinya tepat waktu dengan jumlah yang sesuai, karyawan bisa membuat laporan ke dinas tenaga kerja sehingga perusahaan tempat kerja akan mendapatkan sanksi.
6. Munculnya beban administrasi
Karena terjadinya kesalahan ini, tim HR jadi memiliki beban administrasi di luar pekerjaan lainnya. Tim HR harus melakukan pengecekan ulang terkait kesalahan ini dan mengatasinya.
Jadi penting bagi Anda untuk mencegah terjadinya kesalahan ini, alih-alih memperbaiki kesalahan yang sudah terlanjur terjadi.
Baca Juga: Membayar Gaji di Bawah UMR: Aturan dan Sanksinya
Bagaimana Cara Mencegah Salah Transfer Gaji?
Berikut cara mencegah salah transfer gaji karyawan yang bisa Anda lakukan:
1. Selalu lakukan pengecekan ulang
Cara mencegah salah mengirim gaji karyawan yang pertama adalah dengan selalu lakukan pengecekan ulang. Pengecekan ini dilakukan untuk melihat apakah data karyawan sudah benar, baik data rekening hingga data penggajian karyawan.
Pengecekan ini cukup penting agar ketika ditemukan kesalahan data, tim HR bisa segera mengatasinya tanpa harus membuat penggajian karyawan tertunda.
2. Lakukan update rekening karyawan
Cara kedua adalah dengan melakukan update data rekening karyawan. Jika memang ada perubahan data terkait rekening karyawan ini, pihak karyawan harus segera mengkomunikasikannya dengan perusahaan.
Anda bisa melakukannya dengan mengkoordinasi karyawan ketika terjadi perubahan. Anda juga bisa melakukannya dengan cara meminta update rekening karyawan langsung kepada karyawan yang ada di perusahaan Anda.
3. Gunakan teknologi untuk menghitung gaji karyawan
Di era yang serba teknologi seperti sekarang ini, tidak ada salahnya jika Anda menggunakan teknologi untuk memudahkan perhitungan gaji karyawan. Teknologi hadir untuk memudahkan tugas manusia, termasuk untuk menghitung gaji karyawan.
Jika pekerjaan bisa lebih efektif dan efisien dengan adanya teknologi, kenapa harus menggunakan cara yang lebih sulit?
4. Gunakan software payroll
Cara terakhir untuk mencegah kesalahan transfer gaji adalah dengan menggunakan software payroll untuk perhitungan gaji karyawan. Software payroll merupakan perangkat lunak yang didesain untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan di perusahaan.
Dengan penggunaan software payroll ini, Anda tidak perlu menghitung gaji karyawan secara manual karena semuanya bisa dilakukan dengan mudah di dalam aplikasi. Buat Anda yang membutuhkan rekomendasi software payroll, Anda bisa memilih GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan. Dapatkan informasi lengkap mengenai GajiHub hanya di tautan ini.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Salah Transfer Gaji Sudah Terjadi?
Bagimana jika salah transfer ini sudah terjadi? Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan ini?
Berikut beberapa hal yang bisa Anda lakukan ketika Anda telah melakukan kesalahan dalam mengirimkan gaji karyawan:
1. Lakukan identifikasi
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan melakukan identifikasi kesalahan apa yang telah dilakukan. Identifikasi untuk mengetahui jenis kesalahan apa yang telah dilakukan, baik itu salah transfer ke nomor rekening lain, kelebihan pembayaran, atau kekurangan pembayaran.
2. Lakukan verifikasi
Setelah mengidentifikasi, selanjutnya adalah melakukan verifikasi. Verifikasi dilakukan untuk memastikan kesalahan memang benar-benar terjadi.
Anda bisa melakukan verifikasi ini dengan mengomunikasikannya dengan karyawan yang terdampak. Termasuk di dalamnya memverifikasi berapa jumlah yang salah ditransfer, nomor rekening karyawan, dan juga detail bank-nya.
3. Berkomunikasi dan minta maaf
Anda juga harus mengomunikasikan kesalahan ini kepada karyawan. Katakan kepada karyawan apa yang terjadi dan jangan sungkan untuk meminta maaf kepada karyawan.
Berikan transparasi secara cepat, termasuk kapan masalah ini dapat diatasi. Dengan begitu, Anda bisa menjaga kepercayaan karyawan.
4. Lakukan investigasi akar permasalahan
Agar kesalahan tidak terulang kembali, Anda perlu melakukan investigasi dan mencari akar permasalahannya. Bagaimana pun mencegah lebih baik daripada menangani masalah yang telah terjadi.
Anda dan tim dapat belajar dari kesalahan saat ini dan berusaha kesalahan ini tidak akan terulang lagi.
Baca Juga: Cut Off Gaji: Arti, Proses, Contoh Perhitungan, dan Tips Mengelola
5. Lakukan perbaikan
Setelah mengetahui akar permasalahannya, segara lakukan perbaikan. Semakin cepat perbaikan dilakukan, maka semakin Anda bisa menangani masalah dan menjaga kepercayaan karyawan.
Perbaika ini dilakukan dengan berkoordinasi bersama pemangku kepentingan seperti departemen keuangan bank, hingga penggunaan software untuk memudahkan penggajian karyawan.
6. Buat laporan
Selanjutnya adalah dengan membuat laporan terkait rekonsiliasi akun karyawan dan pastikan bahwa jumlah yang benar telah tercatat dalam catatan mereka. Di sini Anda juga bisa membuat laporan secara terperinci yang akan mendokumentasikan kesalahan, penyebabnya, hingga langkah untuk memperbaikinya.
7. Buat dokumentasi dan tindak lanjuti
Terakhir adalah dengan membuat dokumentasi dan menindaklanjutinya. Di sini Anda dapat menyimpan dokumentasi secara menyeluruh terkait proses perbaikan kesalahan, termasuk di dalamnya keseluruhan korespondensi, temuan investigasi, dan tindakan perbaikan yang dapat diambil.
Anda juga harus melakukan tindak lanjut atas dampak dari permasalahan ini dan memastikan semua permasalahan sudah teratasi dengan baik.
Baca Juga: Cara Membuat Slip Gaji Palsu, HR Wajib Waspada
Jika Perusahaan Salah Transfer Gaji, Apa yang Harus Dilakukan Karyawan?
Lalu bagaimana jika perusahaan telah melakukan salah transfer gaji, apa yang harus dilakukan karyawan? Misalnya adalah perusahaan mengirimkan gaji dengan jumlah lebih banyak atau mengirimkan gaji karyawan lain di rekening yang sama?
Berdasarkan Pasal 1359 dan Pasal 1360 KUHP diatur terkait salah transfer gaji sebagai berikut:
Pasal 1359:
“Tiap pembayaran mengandalkan adanya suatu utang; apa yang telah dibayar tanpa diwajibkan untuk itu, dapat dituntut kembali. Terhadap perikatan bebas, yang secara sukarela telah dipenuhi, tak dapat dilakukan penuntutan kembali.”
Pasal 1360:
“Barangsiapa secara sadar atau tidak, menerima suatu yang tak harus dibayar kepadanya, wajib mengembalikannya kepada orang yang memberikannya.”
Untuk penjelasan lebih lengkapnya ada dalam Pasal 85 Undang-undang No. 3 Tahun 2011 tentang Transfer Dana. Isi dari pasal ini antara lain:
“Setiap orang yang dengan sengaja menguasai dan mengakui sebagai miliknya Dana hasil transfer yang diketahui atau patut diketahui bukan haknya dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun atau denda paling banyak Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).”
Ketika perusahaan telah memberikan peringatan namun karyawan tidak mengembalikan dana yang salah ditransfer, karyawan tersebut dapat dituntut Pasal 372 KUHP tentang tindak pidana penggelapan. Isi dari pasal tersebut antara lain:
“Barangsiapa dengan sengaja memiliki dengan melawan hak suatu benda yang sama sekali atau sebahagiannya termasuk kepunyaan orang lain dan benda itu ada dalam tangannya bukan karena kejahatan, dihukum karena penggelapan, dengan hukuman penjara selama-selamanya empat tahun atau denda paling banyak Rp900.000 (sembilan ratus ribu).”
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa karyawan wajib mengembalikan dana salah transfer dari perusahaan.
Baca Juga: 9 Faktor Penentu Kenaikan Gaji, Aturan, dan Tips Implementasinya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai salah transfer gaji yang bisa menjadi referensi Anda. Dari penjelasan di atas dapat diketahu pentingnya pengelolaan gaji karyawan untuk mencegah terjadinya permasalahan penggajian, seperti salah transfer gaji.
Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi absensi dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan penggajian karyawan. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Dengan GajiHub, Anda bisa merasakan kemudahan pengelolaan penggajian tanpa takut khawatir salah menghitung jumlah gaji, termasuk kesalahan pengiriman gaji. Anda juga bisa dengan mudah mengirimkan slip gaji karyawan melalui email dan aplikasi GajiHub.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024