Personal Improvement Plan: Ini 6 Cara Menggunakannya

Personal improvement plan menjadi salah satu cara yang digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan. Pada dokumen ini akan dijabarkan masalah yang berhubungan dengan kinerja karyawan, kemudian dicari solusinya.

Personal improvement plan atau PIP alam membantu karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka di tempat kerja dan berkembang dalam peran mereka. Ketika ada masalah dengan kinerja karyawan, penting untuk mendekati masalah dengan cara yang positif dan konstruktif sehingga Anda dapat menemukan solusi bersama.

Dalam artikel ini, GajiHub akan membahas mengenai personal improvement plan mulai dari pengertian, kapan waktu yang tepat menggunakan PIP, hingga menjawab beberapa pertanyaan umum tentang PIP.

Untuk lebih lengkapnya mengenai pembahasan PIP, Anda bisa membacanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud Personal Improvement Plan?

Personal Improvement Plan (PIP) atau rencana peningkatan kinerja, terkadang disebut juga rencana peningkatan pribadi atau rencana peningkatan karyawan adalah dokumen bisnis formal yang menjabarkan masalah-masalah dalam kinerja karyawan dan langkah-langkah yang dapat diambil untuk memperbaikinya.

Jika digunakan dengan benar, PIP dapat menjadi alat yang efektif untuk menyelesaikan masalah dengan pekerjaan anggota tim, yang mungkin tidak selalu merupakan kesalahan mereka.

Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan Personal Improvement Plan?

Rencana peningkatan kinerja dapat digunakan dalam situasi apa pun ketika seorang manajer merasa bahwa seorang anggota tim mereka tidak menjalankan tugasnya secara efektif.

Ketika seorang karyawan memiliki catatan jangka pendek tentang penurunan kualitas kerja, PIP dapat menjadi alat yang efektif untuk mengungkap dan mengatasi akar masalah, memberikan umpan balik dan membantu karyawan tersebut kembali ke jalur yang benar.

Sebelum menggunakan PIP, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:

Apakah masalahnya bersifat jangka panjang, dalam hal ini PIP mungkin tidak akan berhasil
Apakah masalah tersebut disebabkan oleh manajemen yang tidak efisien atau kurangnya sumber daya, yang dapat diatasi dengan cara yang berbeda
Apakah masalah pribadi dapat mempengaruhi pekerjaan mereka

Apa Saja Elemen dari Personal Improvement Plan?

Sebuah personal improvement plan biasanya mencakup elemen-elemen berikut ini:

Nama dan jabatan Anda dan karyawan. Pihak lain yang terlibat, seperti penyelia karyawan atau perwakilan SDM, juga perlu disebutkan.
Tanggal mulai dan berakhirnya PIP. Cantumkan tanggal Anda membuat rencana peningkatan kinerja, tanggal Anda berencana untuk bertemu dengan karyawan di akhir, dan tanggal-tanggal sementara di mana tujuan-tujuan tertentu harus dipenuhi.
Rangkuman dari masalah-masalah yang ada. Jika memungkinkan, sertakan contoh-contoh konkret yang menunjukkan mengapa PIP diperlukan.
Sasaran untuk perbaikan. Memiliki daftar tujuan yang harus mereka capai pada tanggal tertentu akan memberikan karyawan sesuatu untuk dikerjakan.
Rincian sumber daya yang dapat Anda sediakan. Banyak PIP yang menyertakan daftar sumber daya yang akan disediakan oleh manajemen untuk membantu karyawan mencapai tujuan mereka.
Harapan Anda dan apa yang terjadi jika harapan tersebut tidak terpenuhi. Karyawan perlu memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka dan apa yang akan terjadi jika mereka tidak memenuhi tujuan tersebut.

Bagaiaman Cara Menggunakan Personal Improvement Plan secara Efektif?

Personal improvement plan tidak dimaksudkan untuk digunakan sebagai teguran, namun sebagai alat kolaboratif yang bertujuan untuk mendukung karyawan dan membantu mereka untuk meningkatkan kinerjanya. Untuk menggunakan PIP secara efektif, ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Mulailah dengan percakapan

Peningkatan kinerja akan berhasil dengan baik jika dilihat sebagai langkah logis berikutnya dalam sebuah proses dan tidak dilakukan secara tiba-tiba kepada karyawan.

Segera setelah Anda mengetahui adanya masalah dengan kinerja karyawan, mulailah dialog terbuka dengan mereka untuk mencari tahu apa yang menyebabkan masalah tersebut dan bagaimana Anda dapat membantu mereka untuk mengatasinya.

PIP tepat digunakan setelah opsi-opsi lain, seperti menyediakan sumber daya tambahan, telah dieksplorasi.

2. Cari akar penyebab masalah

Ada kemungkinan bahwa masalah dengan kinerja karyawan bukanlah kesalahan mereka. Bisa jadi hal itu disebabkan oleh perubahan manajemen, kurangnya sumber daya atau karena kurangnya pemahaman akan peran yang seharusnya mereka jalankan.

Banyak masalah karyawan juga disebabkan oleh masalah pribadi yang mempengaruhi pekerjaan mereka. Meskipun semua alasan di atas tidak berarti bahwa rencana peningkatan kinerja adalah ide yang buruk, namun penting untuk memahami apa yang menyebabkan masalah sehingga Anda dapat menyelesaikannya secara efektif.

3. Menetapkan tujuan yang dapat dicapai

PIP perlu memberi tahu karyawan apa yang diharapkan dari mereka. Pastikan bahwa tujuan yang Anda tetapkan realistis, karena karyawan yang merasa bahwa mereka mengincar sesuatu yang mustahil akan cenderung menjadi putus asa.

Jelaskan dengan jelas dan spesifik tentang tujuan keseluruhan karyawan dan tanggal pencapaiannya. Sebaiknya Anda juga memecahnya menjadi target-target yang lebih kecil dan bertahap yang harus dicapai pada tanggal-tanggal tertentu di sepanjang jalan.

Dengan cara ini, karyawan Anda tidak akan kewalahan, dan Anda memiliki sesuatu yang konkret untuk mengukur kemajuan mereka.

4. Menyediakan sumber daya, pelatihan dan waktu

Masalah dengan kinerja sering kali terkait dengan pelatihan atau sumber daya yang tidak memadai atau kurangnya pemahaman tentang apa yang dibutuhkan oleh suatu peran. Tanyakan kepada karyawan Anda sumber daya apa yang dapat membantu mereka mencapai tujuan yang Anda tetapkan dalam rencana peningkatan kinerja mereka.

Ingatlah bahwa sumber daya ini bisa berupa sumber daya konkret seperti perangkat lunak atau sesi pelatihan, namun bisa juga sesederhana menyediakan waktu untuk belajar atau menyempurnakan keterampilan baru.

5. Memeriksa secara teratur, memberikan panduan dan memberikan penguatan positif

Penting untuk memberikan umpan balik dan dukungan secara teratur untuk karyawan Anda saat mereka bekerja mencapai tujuan dalam rencana peningkatan kinerja mereka. Sebaiknya adakan pertemuan rutin untuk menilai kemajuan bersama dan pastikan karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

Memberikan pujian saat tujuan kecil tercapai juga penting, karena hal ini menunjukkan kepada karyawan bahwa mereka mendapat dukungan Anda dan Anda ingin mereka berhasil.

6. Tinjau PIP dengan tepat

Setelah tanggal akhir rencana, jadwalkan pertemuan dengan karyawan dan atasan mereka. Bicaralah dengan atasan mereka terlebih dahulu untuk mendiskusikan perbaikan apa saja yang sudah dilakukan dan apa yang masih bisa ditingkatkan.

Kemudian diskusikan hal ini dengan karyawan tersebut. Meskipun tujuan dari tinjauan ini sebagian besar adalah untuk menentukan apakah karyawan tersebut telah memenuhi ekspektasi yang ditetapkan untuk mereka, Anda juga dapat melihatnya sebagai kesempatan untuk meninjau proses Anda sendiri dan apa yang dapat Anda lakukan secara berbeda untuk mendukung karyawan lain dengan lebih baik di masa depan.

Apa Saja Pertanyaan yang Sering Ditanyakan Terkait Personal Improvement Plan?

Berikut ini adalah jawaban dari beberapa pertanyaan umum mengenai rencana pengembangan karyawan:

Apa saja manfaat dari rencana peningkatan kinerja?

PIP menyediakan cara terstruktur untuk mengatasi dan menyelesaikan masalah di tempat kerja tanpa menggunakan tindakan disipliner atau bahkan pemutusan hubungan kerja. Karyawan harus memahami bahwa tujuan dari rencana peningkatan kinerja adalah untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka dan meningkatkan pekerjaan mereka dan bukan hanya sebagai cara untuk menjadi lebih disiplin.

Kapan PIP tidak sesuai?

Meskipun ada banyak situasi di mana rencana peningkatan kinerja merupakan alat yang berguna untuk meningkatkan kinerja karyawan, namun ada beberapa situasi di mana rencana tersebut tidak berguna. Sebagai contoh:

Ketika masalah dengan kinerja anggota tim disebabkan oleh ekspektasi yang tidak masuk akal yang dibebankan kepada mereka, mungkin oleh manajer atau penyelia yang baru.
Ketika masalah tersebut sudah berlangsung lama selama beberapa tahun, dalam hal ini, solusi yang lebih baik adalah dengan menggunakan tinjauan kinerja tahunan, umpan balik, dukungan, dan tujuan pelatihan.
Ketika ada bukti bahwa hal tersebut tidak akan efektif, misalnya, ketika PIP telah dicoba pada karyawan tersebut sebelumnya.
Ketika terjadi pelanggaran berat, seperti pencurian atau penipuan.

Bagaimana jika kinerja menurun setelah periode yang diuraikan dalam PIP?

Jika Anda telah mengikuti langkah-langkah di atas dan menggunakan PIP sebagai alat untuk membantu karyawan Anda berkembang dan bukan sebagai hukuman, Anda mungkin akan melihat peningkatan yang nyata dan berkelanjutan dalam kinerja mereka.

Namun, beberapa manajer juga memilih untuk menggunakan model PIP dua tahap, di mana tahap kedua, setelah tanggal akhir awal, terdiri dari pemantauan lebih lanjut terhadap kemajuan namun dengan lebih sedikit pertemuan dan tujuan tambahan.

Hal ini membantu untuk terus melibatkan karyawan setelah proses rencana peningkatan kinerja awal.

Apa perbedaan antara rencana peningkatan kinerja dan teguran atau peringatan tertulis?

Karyawan dapat menerima teguran tertulis atas kinerja yang buruk, yang merupakan dokumen resmi yang dimasukkan ke dalam arsip mereka. Meskipun mungkin ada beberapa tumpang tindih antara isi teguran tertulis dan rencana peningkatan kinerja, teguran tertulis tidak memberikan langkah-langkah perbaikan dan hanya merupakan tindakan disipliner.

Tujuan dari rencana peningkatan kinerja adalah untuk membantu karyawan mengatasi masalah mereka, bukan untuk menegur mereka.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai personal improvement plan yang bisa menjadi referensi Anda dalam meningkatkan kinerja karyawan. Seperti yang telah kita ketahui, kinerja karyawan sangatlah penting bagi perusahaan.

Semakin baik kinerja karyawan di perusahaan, maka semakin besar kesempatan bagi perusahaan tersebut untuk berkembang dan bergerak maju. Untuk mendukung peningkatan kinerja karyawan dibutuhkan kerja sama antara perusahaan dengan karyawan.

Karyawan harus bergerak aktif untuk meningkatkan kemampuan diri dan perusahaan harus bisa memberikan fasilitas yang memadai untuk meningkatkan kinerja karyawan, salah satu caranya dengan pengelolaan karyawan yang baik.

Pengelolaan karyawan yang baik akan menjadi dukungan utama dalam meningkatkan kinerja karyawan. Karyawan yang berada di perusahaan dengan pengelolaan karyawan yang baik akan merasa nyaman untuk bekerja dan dengan sendirinya motivasi bekerja dapat meningkat.

Anda bisa mendukung pengelolaan yang baik ini dengan menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.