Partisipasi tim dalam meeting menjadi bagian penting. Anda mungkin pernah mengikuti sebuah rapat dimana anggota tim yang mengikuti tidak ada interaksi, tidak ada pertanyaan, bahkan sibuk dengan gawai masing-masing.
Ini pastinya akan memberikan dampak yang tidak baik bagi sebuah tim. Bagaimana pun meeting dilakukan untuk mencapai tujuan atau menyelesaikan permasalahan yang ada.
Dengan tidak adanya partisipasi tim dalam meeting, itu akan membuat tim yang mengikuti rapat tidak dapat berpartisipasi dalam menyelesaikan permasalahan tim atau mencapai tujuan yang ingin dicapai dalam rapat. Baik bagi ketua tim atau anggota tim, dengan rendahnya partisipasi ini akan memberikan kerugian, salah satunya adalah terkait kerugian waktu.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai cara meningkatkan partisipasi tim dalam meeting. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Mengapa Partisipasi Tim dalam Meeting Itu Penting?
Partisipasi tim dalam meeting menjadi bagian penting karena setiap anggota di dalam tim yang mengikuti rapat memiliki peranan yang penting untuk mencapai tujuan dari rapat. Kurangnya partisipasi tim ketika rapat membuat tim kesulitan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Bagaimana pun meeting dilakukan agar setiap anggota dalam tim mampu memberikan pendapat dan saling berdiskusi untuk menyelesaikan masalah ataupun mencapai tujuan. Jadi setiap anggota tim memiliki peran yang penting untuk mencapai tujuan dari diadakan meeting tersebut.
Baca Juga: Jenis Kolaborasi Tim HR Ini Penting Dilakukan, Apa Saja?
Apa Manfaat Partisipasi Tim dalam Meeting?
Di bawah ini adalah beberapa manfaat dari partisipati tim di dalam meeting:
- Ide yang lebih kreatif: Ketika semua karyawan berkontribusi dalam diskusi tim, hal ini dapat mengarahkan Anda pada solusi yang lebih inovatif dan unik.
- Kepuasan karyawan yang lebih besar: Karyawan mungkin akan merasa lebih nyaman dan percaya diri dalam mengekspresikan pendapat, pemikiran, dan ide mereka, yang dapat meningkatkan kepuasan kerja.
- Proyek berkualitas lebih tinggi: Ketika Anda mengadakan rapat yang lebih efektif, sering kali hal ini membantu Anda merampingkan proyek, membuat kemajuan, dan meningkatkan kualitas hasil akhir.
- Lebih banyak umpan balik: Partisipasi aktif juga menunjukkan umpan balik yang lebih mudah antara manajemen dan karyawan dengan mendorong karyawan untuk membagikan tanggapan mereka terhadap pembaruan, kebijakan, dan pengumuman tim yang penting.
Baca Juga: Tim Sulit Berkembang: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasi
Bagaimana Cara Meningkatkan Partisipasi Tim dalam Meeting?
Sebenarnya tidak menjadi masalah ketika partisipasi tim dalam rapat mengalami penurunan. Namun jika ini terus terjadi secara berulang, maka ini harus menjadi perhatian Anda.
Rapat yang produktif merupakan rapat yang memiliki anggota yang dapat berpartisipasi. Oleh karenanya jika partisipasi tim terus berkurang, Anda harus mencari cara untuk meningkatkannya kembali.
Berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk meningkatkan partisipasi tim dalam meeting:
1. Buat dan bagikan agenda
Sebelum rapat dimulai, buatlah agenda dan kirimkan kepada peserta setidaknya beberapa hari sebelumnya. Agenda rapat menawarkan jadwal topik yang Anda rencanakan untuk dibahas dalam rapat.
Meninjau agenda membantu karyawan mengetahui apa yang akan dibahas pada sesi yang akan datang. Mereka dapat menyiapkan ide untuk topik diskusi tertentu atau mengembangkan strategi untuk mengatasi tantangan yang mungkin Anda bicarakan dalam rapat.
Agenda juga dapat membuat Anda tetap berada di jalur yang benar ketika berpindah dari satu topik ke topik berikutnya. Anda bisa meninjau ulang secara teratur untuk memastikan Anda membahas topik yang tepat pada waktu yang telah ditentukan.
Jika Anda tidak memiliki waktu lagi untuk membahas item tertentu dalam agenda, Anda bisa menjadwalkan pertemuan lain untuk membicarakannya lebih lanjut atau menundanya ke pertemuan berikutnya.
2. Selenggarakan rapat berulang
Saat menjadwalkan rapat dan menyusun agendanya, cobalah untuk menemukan tanggal dan waktu setiap minggu yang sesuai bagi semua orang untuk hadir secara teratur. Mengadakan sesi rutin setiap minggu dapat membuat tim merasa lebih nyaman untuk berdiskusi satu sama lain.
Hal ini dapat menghasilkan percakapan yang lebih produktif di mana semua anggota tim secara teratur mengembangkan solusi dan strategi inovatif untuk setiap tantangan departemen.
Pertemuan rutin ini dapat menciptakan suasana yang lebih santai dan kolaboratif di mana karyawan merasa percaya diri dalam mengerjakan proyek dan mengungkapkan pendapat mereka satu sama lain.
Mengadakan rapat yang berkelanjutan juga memberikan karyawan rutinitas yang harus diikuti dan meningkatkan peluang Anda untuk selalu berkumpul untuk menyelesaikan item pekerjaan yang penting.
Saat menjadwalkan pertemuan ini, tinjau kalender setiap peserta dengan cermat dan temukan waktu yang cocok untuk mereka. Anda juga bisa mengirimkan pesan atau survei yang menanyakan hari dan waktu yang paling sesuai dengan jadwal masing-masing.
Baca Juga: 7 Cara Meningkatkan Kinerja Tim dan Mengapa Itu Penting
3. Mulailah dengan permainan atau latihan
Pertimbangkan untuk memulai rapat dengan ice breaker atau olahraga untuk menyemangati karyawan. Hal ini dapat membuat rapat lebih menarik dan dapat memotivasi karyawan untuk tetap terlibat sepanjang sesi.
Memulai dengan aktivitas atau icebreaker memberikan kesempatan kepada karyawan untuk lebih mengenal satu sama lain dan dapat membuat mereka lebih dekat sebagai sebuah kelompok.
Jika Anda mengadakan rapat di pagi hari atau siang hari ketika karyawan mungkin merasa lelah, cobalah melakukan latihan atau aktivitas yang membangunkan mereka dan menantang otak mereka. Memulai rapat dengan aktivitas yang menarik dapat meningkatkan tingkat kreativitas karyawan dan mendorong mereka untuk menyumbangkan ide-ide inovatif di sesi berikutnya.
4. Minta karyawan lain untuk presentasi
Cara meningkatkan partisipasi tim dalam rapat selanjutnya adalah mintalah karyawan lain untuk melakukan presentasi.
Anda bisa menugaskan individu atau kelompok kecil untuk memimpin atau memberikan presentasi dalam rapat. Karyawan bisa memimpin rapat, memberikan informasi terbaru tentang proyek tertentu atau menyiapkan presentasi yang melibatkan anggota tim lainnya.
Melibatkan orang lain memastikan semua orang tetap mengetahui apa yang terjadi di rapat setiap saat. Ini juga merupakan cara yang efektif untuk membuat sesi yang berbeda setiap kali untuk menarik dan mempertahankan perhatian semua orang.
Cobalah untuk menjaga suasana positif di mana karyawan saling menyemangati dan tetap saling menghormati selama presentasi.
Baca Juga: Contoh SOP Tim Developer, Manfaat, dan Cara Implementasinya
5. Dorong peserta untuk bergabung dalam percakapan
Setiap kali Anda membahas item agenda baru, cobalah mengajukan pertanyaan kepada karyawan untuk mengetahui pendapat dan pemikiran mereka. Hal ini dapat mendorong percakapan yang menarik yang memungkinkan anggota tim untuk saling menantang dan mengembangkan ide-ide baru.
Cobalah untuk memantau percakapan dan pastikan semua orang mengekspresikan diri mereka. Tanyakan kepada karyawan yang lebih pendiam bagaimana perasaan mereka tentang topik tertentu yang didiskusikan dan berikan mereka dukungan dan dorongan untuk berbagi pendapat
Terlibat secara aktif dalam diskusi dengan karyawan memungkinkan semua orang merasa lebih nyaman di sekitar satu sama lain. Hal ini juga dapat menghasilkan solusi dan ide yang mengesankan yang dapat meningkatkan kinerja departemen.
Jika karyawan melihat Anda mendorong orang lain dan tetap bersikap positif selama diskusi, mereka mungkin akan melakukan hal yang sama kepada karyawan lain. Hal ini dapat menciptakan lingkungan yang lebih kolaboratif di mana karyawan merasa lebih percaya diri untuk berbagi ide dengan anggota tim mereka, sehingga meningkatkan kebahagiaan, motivasi, dan tingkat produktivitas mereka.
6. Jadikan rapat inklusif bagi karyawan jarak jauh
Gunakan alat dan solusi teknis yang berbeda untuk memastikan semua rapat dapat mengakomodasi karyawan yang hadir secara langsung, jarak jauh, dan hybrid. Teliti perangkat lunak konferensi video yang efektif untuk digunakan dan pasang di ruang rapat yang telah ditentukan.
Tiba di ruangan beberapa menit sebelum sesi dimulai untuk menguji sistem dan mengurangi kemungkinan adanya kesulitan teknis yang terjadi selama rapat.
Selama rapat, usahakan untuk menyertakan semua peserta rapat, termasuk karyawan jarak jauh.
Mintalah masukan dari karyawan yang melakukan panggilan video jika Anda melihat mereka diam selama sebagian besar sesi. Pantau perilaku karyawan yang hadir secara langsung untuk memastikan mereka mendengarkan dan terlibat saat anggota tim berbagi ide atau pendapat melalui panggilan video. Hal ini memastikan semua orang merasa dilibatkan dan penting selama diskusi berlangsung.
Baca Juga: Meeting Notes: Pengertian, Manfaat, Tips, dan Contohnya
7. Tanggapi setiap kontribusi anggota tim
Bagi banyak karyawan, akan sangat membantu jika mengetahui bahwa manajemen mendengarkan dan memahami perspektif mereka. Ketika karyawan angkat bicara dalam rapat, cobalah untuk merespons dengan cara yang bijaksana dan individual.
Mengetahui bahwa Anda memperhatikan dan menghargai masukan mereka dapat mendorong anggota tim untuk berbagi pemikiran mereka dalam rapat.
8. Terapkan aktivitas dan permainan
Diskusi terbuka dapat bermanfaat dalam rapat, namun menciptakan peluang untuk mencapai hasil yang sama dengan menggunakan aktivitas dan permainan interaktif dapat menstimulasi kreativitas anggota tim.
Misalnya, daripada melakukan curah pendapat ide untuk kampanye media sosial Anda berikutnya secara berkelompok, Anda dapat membagi tim menjadi dua kelompok, memberikan waktu lima menit kepada setiap orang dan menantang mereka untuk menulis ide sebanyak mungkin. Tim dengan ide terbanyak dapat menerima hadiah kecil.
Baca Juga: Kick off Meeting: Arti, Manfaat, dn Langkah Pelaksanaannya
9. Merasa nyaman dengan keheningan
Jika rapat Anda terkadang hening, itu mungkin menandakan bahwa karyawan sedang memikirkan informasi yang Anda bagikan. Cobalah untuk bersabar dan berikan waktu bagi setiap orang untuk membentuk respons yang berarti sebelum mendorong seseorang untuk berbicara.
Keheningan yang berkepanjangan juga bisa memacu orang untuk berbagi masukan untuk mencairkan suasana dan memajukan rapat. Meski tampaknya keheningan seperti tidak ada keaktifan dalam rapat, namun ini justru dapat meningkatkan partisipasi tim dalam rapat.
10. Bersikaplah transparan
Jika Anda terbuka dengan pikiran dan perasaan Anda, hal ini dapat membuat karyawan merasa lebih nyaman untuk melakukan hal yang sama. Berbagi emosi, keyakinan, atau ide Anda bisa jadi menegangkan, jadi memberikan contoh positif dan melakukannya terlebih dahulu mungkin akan bermanfaat.
Hal ini juga dapat menginspirasi anggota tim yang tidak yakin dengan pendapat mereka, karena mereka mungkin ingin berbagi jika mereka setuju atau tidak setuju dengan Anda.
Baca Juga: Contoh Minutes of Meeting, Pengertian, Download Template Gratis
11. Dukung gerakan
Meskipun banyak rapat dilakukan dengan duduk di ruang konferensi, namun gerakan fisik sering kali dapat meningkatkan kreativitas dan energi. Dukunglah tim Anda untuk berdiri atau bergerak di sekitar ruangan.
Anda bahkan bisa merencanakan rapat di lokasi yang menarik yang memungkinkan untuk bergerak, seperti taman di dekat kantor.
Baca Juga: Workshop Adalah: Arti, Manfaat, Langkah, Hingga Contohnya
12. Menegosiasikan keputusan penting bersama
Saat membuat keputusan penting sebagai tim, jelaskan kepada karyawan bahwa Anda ingin mendiskusikan masalah ini dan memperdebatkan rencana tindakan terbaik.
Daripada membuat keputusan sendiri, doronglah mereka untuk mengemukakan atribut positif dan negatif dari setiap ide dan berkompromi untuk mengembangkan solusi yang menyenangkan semua orang. Ketika anggota tim merasa bahwa mereka memiliki suara aktif dalam pengambilan keputusan penting, mereka akan lebih bersemangat untuk berpartisipasi dalam rapat.
Baca Juga: 13 Tips Kerja Beda Waktu dan Tetap Produktif
13. Batasi jumlah rapat yang Anda rencanakan
Cara meningkatkan partisipasi tim dalam rapat selanjutnya adalah batasi jumlah rapat yang Anda rencanakan. Kenyataannya, terlalu banyak melakukan meeting bisa memberikan dampak buruk lho.
Jika Anda bisa menyampaikan informasi dengan sama efektifnya melalui email, pertimbangkan untuk melakukannya. Rencanakan rapat singkat tentang topik-topik yang penting agar karyawan dapat merasa bahwa masukan mereka sangat penting.
Hal ini juga menunjukkan kepada anggota tim bahwa manajemen menghargai waktu mereka. Karyawan yang mengalami stres karena kewajiban lain atau merasa gugup karena tidak memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaannya mungkin akan lebih tenang dalam rapat, sementara karyawan yang hanya menghadiri rapat jika memang sangat relevan mungkin akan lebih terbuka untuk terlibat.
Baca Juga: 10 Contoh Agenda Rapat dan Cara Menyusunnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai cara meningkatkan partisipasi tim dalam meeting untuk Anda. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa partisipasi tim dalam meeting menjadi bagian penting karena setiap anggota tim yang ada di dalam rapat memiliki peran yang mendukung mencapai tujuan rapat.
Jadi, jika partisipasi tim dalam rapat terus menurun atau berkurang, Anda harus melakukan cara-cara untuk meningkatkannya. Jangan sampai rapat yang Anda selenggarakan tidak lagi efektif karena tim Anda tidak berpartisipasi di dalam rapat.
Untuk mendukung partisipasi tim, perusahaan juga perlu mendukung dan memberikan motivasi dengan melakukan pengelolaan karyawan yang baik. Bisa saja partisipasi tim dalam rapat turun karena karyawan mengalami penurunan motivasi dalam bekerja.
Untuk melakukan pengelolaan karyawan yang baik Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan apliaksi HRIS dari GajiHub yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Dengan GajiHub Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan kehadiran karyawan hingga melakukan pengelolaan izin dan cuti karyawan.
Yuk dafar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024