Mengenal Procurement: Jenis, Tugas, dan Gajinya

Bagi sebuah bisnis, mengenal procurement menjadi bagian penting untuk menentukan kelancaran operasional perusahaan.

Ketika perusahaan tidak memiliki proses procurement yang efisien, maka perusahaan dapat mengalami permasalahan kekurangan stok, biaya yang membengkak, hingga munculnya ketidakpuasan pelanggan.

Ini membuat perusahaan harus mengenal procurement dengan baik, termasuk fungsi yang dimilikinya dan prosesnya.

Pada artikel ini GajiHub akan membawa Anda untuk mengenal procurement lebih dalam, mulai dari proses yang dimilikinya dan juga gajinya.

Untuk lebih lengkapnya Anda dapat membaca penjelasan yang ada di bawah ini:

Mengenal Procurement Lebih Dekat

Procurement atau dalam bahasa Indonesia pengadaan adalah proses yang melibatkan pembelian produk atau jasa untuk keperluan bisnis dari sumber eksternal.

Proses ini umumnya terkait dengan dunia bisnis, karena perusahaan perlu membeli barang atau jasa—biasanya dalam skala yang relatif besar—untuk menjalankan fungsi bisnisnya.

Beberapa produk atau jasa yang biasanya diadakan oleh perusahaan meliputi perlengkapan kantor dan peralatan, furnitur, bahan baku, peralatan teknis, bahan cetak, telekomunikasi, perekrutan tenaga kerja kontrak, serta pengujian dan pelatihan.

Proses pengadaan memastikan bahwa pembelian perusahaan dilakukan secara adil, kompetitif, dan mendapatkan harga terbaik yang tersedia di pasar.

Karena efisiensi yang ditawarkan oleh proses pengadaan formal, pengadaan memainkan peran vital dalam struktur manajemen keseluruhan perusahaan.

Beberapa ketidakakuratan pada neraca dan arus kas perusahaan mungkin terkait dengan masalah pengadaan, seperti menahan persediaan atau perlengkapan terlalu lama.

Baca Juga: 15 KPI Procurement, Cara Menghitung, dan Manfaatnya

Apa Perbedaan Procurement dan Purchasing?

Banyak orang menggunakan istilah “procurement” dan “purchasing” secara bergantian.

Meskipun kedua istilah ini memiliki kesamaan, keduanya memiliki arti yang berbeda.

Procurement adalah proses strategis, sedangkan pembelian adalah fungsi transaksional saat mencari dan memperoleh produk atau layanan.

Pengadaan berfokus pada proses strategis dalam mencari produk atau layanan.

Misalnya penelitian, negosiasi, dan perencanaan.

Sementara purchasing berfokus pada cara karyawan memesan dan memperoleh produk atau layanan, seperti mengirim pesanan pembelian dan menyelesaikan pembayaran.

Baca Juga: Manajemen Pengadaan: Manfaat, Tahap, Elemen, dan Tipsnya

Apa Saja Jenis-Jenis Procurement?

Procurement memiliki 4 (empat) jenis, yakni direct procurement, indirect procurement, goods procurement, dan service procurement.

Setiap jenis pengadaan ini memainkan peran vital dalam menjaga operasional perusahaan.

Berikut untuk penjelasan lebih lengkapnya mengenai jenis procurement ini:

1. Direct Procurement

Ini adalah proses pembelian bahan baku, komponen, dan layanan yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau produk.

Misalnya, perusahaan yang memproduksi mobil memerlukan berbagai macam suku cadang untuk membuat kendaraan yang berfungsi sepenuhnya.

2. Indirect Procurement

Ini adalah proses pembelian produk yang mendukung operasional harian perusahaan.

Produk-produk ini meliputi barang-barang seperti pembersih, perlengkapan kantor, dan perangkat lunak pendukung.

Produk-produk ini berkontribusi pada fungsi bisnis perusahaan secara tidak langsung.

Perbandingan antara pengadaan langsung dan tidak langsung biasanya bervariasi tergantung industri dan bisnis individu.

Beberapa industri, seperti manufaktur, lebih bergantung pada pengadaan langsung, sementara perusahaan berbasis layanan lebih bergantung pada pengadaan tidak langsung.

Baca Juga: 18 Prospek Kerja Lulusan Matematika dan Skill Pentingnya

3. Goods procurement

Good procurement merupakan proses pengadaan dan pembelian untuk kebutuhan perusahaan yang terbatas pada jenis barang fisik.

Contohnya adalah bahan baku mentah, perlengkapan kantor, furnitur kantor, hingga untuk berlangganan software.

4. Service procurement

Jenis yang terakhir adalah service procurement, yakni jenis yang berfokus pada pengadaan dan pembelian kebutuhan perusahaan berupa layanan jasa.

Contohnya adalah firma hukum, marketing, kontraktor, dan jasa keamanan.

Baca Juga: Job Deskripsi Sales Promotor, Skill Penting, dan Gajinya

Bagaimana Proses Procurement Dilakukan?

Dalam procurement langkah-langkah yang dimiliki bervariasi tergantung pada tujuan dan persyaratan bisnis Anda.

Berikut 7 langkah dalam proses procurement:

1. Mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa

Untuk memulai proses pengadaan sebagai perusahaan, langkah pertama Anda adalah mengidentifikasi kebutuhan akan produk atau jasa.

Baik itu pembelian berulang atau pesanan baru, perusahaan biasanya menganalisis kebutuhannya dan memeriksa produk atau jasa yang sudah ada sebelum membuat permintaan pembelian.

Tergantung pada jenis kebutuhan, proses ini mungkin melibatkan berbagai departemen di dalam perusahaan.

Di sini Anda dapat mengadakan diskusi antar departemen untuk meneliti persyaratan pasar, menilai kebutuhan bisnis, dan menyusun audit pesaing.

2. Mencari pemasok

Setelah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan tempat Anda bekerja, langkah berikutnya adalah mencari pemasok yang relevan.

Perusahaan biasanya menggunakan dokumen permintaan informasi atau request for information (RFI) untuk membandingkan pemasok potensial.

Request for Information (RFI) memungkinkan perusahaan meminta informasi dari pemasok potensial tentang produk atau layanan mereka.

Dokumen ini biasanya dikirimkan pada tahap awal proses pengadaan, dengan tujuan mengumpulkan informasi tentang kemampuan pemasok untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dan menyelesaikan masalah unik.

Baca Juga: Manajemen Pengadaan: Manfaat, Tahap, Elemen, dan Tipsnya

3. Meminta proposal atau penawaran

Setelah pemasok atau perusahaan mengembalikan RFI ke perusahaan, langkah selanjutnya adalah mengeluarkan Request for Quotation (RFQ).

RFQ adalah dokumen yang diajukan perusahaan kepada pemasok potensial untuk meminta penawaran harga atas produk atau layanan.

Dokumen ini meminta daftar harga terperinci untuk barang atau layanan yang dapat diukur dan didefinisikan dengan jelas, seperti perangkat keras.

Selama tahap RFQ, Anda dapat menyelesaikan kesepakatan bisnis melalui negosiasi langsung atau lelang.

4. Evaluasi tender

Setelah Anda memilih pemasok perusahaan, Anda dapat memulai proses evaluasi tender.

Proses evaluasi tender mencakup penilaian kualitas layanan atau produk pemasok, jadwal waktu, kemampuan pemenuhan, dan detail keuangan.

Proses ini juga dapat mencakup evaluasi biaya, uji coba sampel produk atau layanan, perbandingan harga, dan audit pemasok.

Baca Juga: Jobdesk Koordinator Produksi, Skill Penting, dan Kisaran Gajinya

5. Menyetujui syarat dan ketentuan dengan pemasok

Langkah selanjutnya adalah menyusun kontrak pengadaan.

Kontrak pengadaan menetapkan syarat dan ketentuan pengadaan, termasuk biaya yang disepakati, jadwal waktu, dan tingkat persediaan yang diperlukan untuk meminimalkan risiko.

Anda dapat menggunakan syarat dan ketentuan yang tercantum dalam kontrak pengadaan sebagai acuan terhadap KPI.

Cara ini memungkinkan Anda mengelola hubungan dengan pemasok dan menangani masalah potensial yang mungkin timbul selama proses pengadaan perusahaan Anda.

Menjaga hubungan baik dengan pemasok kunci dapat memainkan peran penting dalam kebutuhan pengadaan di masa depan.

6. Mengatur dan menerima produk atau layanan

Pada tahap ini, pemasok mengirimkan produk atau layanan yang dijanjikan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Setelah menerimanya, petugas pembelian perusahaan Anda memeriksa pesanan dan memberitahu pemasok tentang masalah apa pun.

Pemasok juga dapat melakukan instalasi dan pelatihan.

7. Melakukan jaminan kualitas

Terakhir adalah dengan melakukan jaminan kualitas.

Ini dilakukan untuk menentukan apakah Anda ingin memesan ulang produk atau layanan dan melanjutkan kerja sama dengan pemasok.

Di sini Anda perlu meninjau pengalaman Anda melalui jaminan kualitas yang ketat.

Baca Juga: KPI Dashboard: Manfaat, Contoh, dan Cara Membuatnya

Apa Tugas dan Tanggung Jawab Procurement?

Setelah Anda mengenal procurement dengan lebih dalam, ini saatnya membahas pekerjaan procurement.

Buat Anda yang tertarik bekerja di bidang procurement ini, Anda pasti penasaran dengan tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya.

Berikut 6 tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh profesional procurement:

1. Mencari supplier barang dan jasa

Tugas yang pertama adalah mencari supplier barang dan jasa.

Seorang profesional procurement harus sering melakukan riset untuk menemukan supplier terpercaya dan juga kompeten.

Proses ini termasuk memeriksa reputasi supplier, evaluasi kualitas produk, dan memastikan supplier dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

Untuk melakukan proses ini dibutuhkan perhatian terhadap detail dan kemampuan menganalisis untuk membanding setiap pilihan yang ada.

2. Mengumpulkan penawaran

Kedua adalah mengumpulkan penawaran.

Seorang procurement memiliki tugas untuk mengumpulkan penawaran dari supplier, termasuk di dalamnya mengenai harga, syarat pembayaran, waktu pengiriman, hingga garansi kualitas.

Dengan membandingkan setiap penawaran ini, mereka dapat menentukan supplier yang memberikan penawaran terbaik.

Tentunya untuk mendukung tugas ini dibutuhkan kemampuan komunikasi agar informasi yang didapatkan dapat diterima dengan jelas dan akurat.

3. Membeli sesuai persetujuan

Tugas ketiga adalah membeli sesuai dengan persetujuan.

Ini dilakukan setelah proposal disetujui oleh manajemen dan tugasnya di antaranya membuat dokumen pembelian, melakukan koordinasi dengan supplier, hingga memastikan barang tiba di waktu yang telah disepakati.

Untuk menjalankan proses ini dibutuhkan koordinasi dengan baik agar dapat menghindari kesalahan.

Baca Juga: PPIC Adalah: Pengertian, Tugas, dan Skill yang Dibutuhkan

4. Evaluasi dan negosiasi kontrak

Evaluasi dan negosiasi kontrak dilakukan dengan memastikan bahwa kontrak yang disetujui dapat menguntungkan kedua belah pihak.

Ini dilakukan dengan menyesuaikan harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman.

Tentunya tugas ini harus didukung dengan kemampuan negosiasi yang kuat agar bisa mendapatkan hasil terbaik bagi perusahaan.

5. Lacak inventaris dan kelola pemesanan

Seorang procurement bertugas memantau stok barang yang ada di gudang.

Jika persediaan menipis, mereka dapat mengajukan pemesanan baru untuk memastikan operasional perusahaan tidak terganggu.

Tugas-tugas ini di antaranya terkait pelaporan inventaris secara rutin kepada pihak manajemen.

6. Merekomendasikan tren industri

Tugas yang terakhir adalah merekomendasikan tren industri.

Ini dilakukan seiring dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan pasar di mana procurement diharapkan dapat mengidentifikasi tren baru yang dapat menguntungkan perusahaan.

Contohnya adalah dengan mencari produk atau material inovatif yang lebih ramah lingkungan.

Baca Juga: Value Chain Analysis: Manfaat, Langkah, Jenis, dan Contohnya

Berapa Gaji Bidang Procurement?

Dari laman Glassdoor, gaji untuk bidang procurement dapat berbeda-beda tergantung dengan level pengalamannya.

Berikut untuk penjelasan lengkapnya:

1. Entry level

Posisi entry level di bidang procurement memiliki gaji antara Rp5.100.000 hingga Rp8.800.00 per bulan.

Posisi ini menuntut Anda untuk lebih banyak belajar mengenai dasar-dasar procurement, misalnya bagaimana mencari supplier, memahami proses pengadaan, dan bekerja sama dengan tim.

Memang, posisi ini belum memiliki gaji yang tinggi namun pengalaman di posisi ini penting untuk membangun karier.

Baca Juga: 8 Cara Menentukan Gaji Supervisor dan Faktor Pentingnya

2. Mid level

Mid level merupakan jenjang procurement dengan pengalaman 1-3 tahun.

Gaji yang dimilikinya antara Rp5.800.000 hingga Rp10.000.000 per bulan.

Pada level ini, Anda mendapatkan tugas yang lebih kompleks, misalnya mengelola hubungan dengan vendor, negosiasi negosiasi kontak, dan membuat keputusan strategi yang berpengaruh pada efisiensi perusahaan.

Tugas ini dapat didukung dengan kemampuan bekerja secara mandiri dan kemampuan mengambil inisiatif menjadi kunci untuk sukses di posisi ini.

3. Senior level

Posisi yang terakhir adalah senior level di mana mereka bisa mendapatkan gaji antara Rp7.300.000 hingga Rp11.700.00 per bulan.

Di posisi ini Anda memimpin tim procurement, menyusun strategi, dan memastikan efisiensi operasional secara menyeluruh.

Tanggung jawab yang dimiliki level ini sangat besar, sehingga dibutuhkan kemampuan manajemen yang baik dengan pengalaman mendalam di bidang procurement ini.

Baca Juga: 20 Pekerjaan dengan Gaji Tertinggi di Indonesia Tahun 2023

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai mengenal procurement yang dapat menjadi referensi Anda.

Buat Anda yang tertarik berkarier di bidang procurement ini, penting bagi Anda untuk mengenal lebih mendalam mengenai bidang pekerjaan ini.

Tentunya agar pekerjaan procurement ini dapat berjalan secara optimal, dibutuhkan dukungan perusahaan yakni melalui pengelolaan karyawan terbaik dan terdepan.

Gunakan software absensi dari GajiHub untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software absensi yang dilengkapi berbagai fitur untuk memudahkan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.