Meeting Adalah: Pengertian, Manfaat dan Jenisnya

Dalam dunia kerja, meeting adalah bagian penting yang akan menjadi sarana untuk mencapai tujuan organisasi.

Setiap anggota di dalam tim dapat mengemukakan pendapat dan berkomunikasi terkait permasalahan yang ada pada pekerjaan mereka.

Biasanyab setiap tim memiliki jadwal khusus untuk melakukan meeting bersama.

Ketika terjadi kendala atau permasalahan, meeting bisa dilakukan lebih sering demi menemukan solusi yang tepat dan cepat.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai pengertian meeting, jenis-jenisnya, dan juga cara membuat meeting yang efektif.

Simak selengkapnya hanya pada penjelasan yang ada di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Pengertian dari Meeting?

Meeting atau rapat adalah pertemuan karyawan atau anggota tim untuk mencapai tujuan tertentu.

Dalam meeting ini manajer dan pemimpin tim ingin mendorong tim mereka untuk berpartisipasi dengan berbagi saran, mengomunikasikan pembaruan proyek, atau mendiskusikan ide yang dimiliki tim untuk menangani peristiwa, tugas, atau masalah di tempat kerja.

Selama rapat, para peserta berfokus pada sebuah tema untuk mencapai target atau hasil tertentu.

Misalnya, sebuah tim dapat bertemu di awal setiap minggu kerja untuk mendiskusikan target-target utama selama lima hari ke depan.

Apa Manfaat dari Meeting?

Meeting memiliki manfaat sebagai berikut:

1. Sarana belajar mengenal organisasi

Karyawan baru mendapat manfaat dari rapat kerja karena membantu mereka belajar lebih banyak tentang organisasi dan prosesnya.

Dengan mengamati bagaimana para manajer menyusun rapat, mereka mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang tempat kerja.

Anggota tim baru juga akan lebih mudah menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang baru jika mereka secara rutin berpartisipasi dalam rapat, baik secara langsung maupun virtual dengan kolega mereka.

2. Lebih mengenal satu sama lain

Rapat adalah alat yang efektif ketika organisasi membentuk tim atau departemen baru.

Ketika anggota tim tersebut menghabiskan lebih banyak waktu bersama selama rapat, mereka akan saling mengenal, mengidentifikasi gaya komunikasi mereka dan menyesuaikan diri untuk bekerja bersama.

Untuk mencapai hal tersebut, manajer dapat menggunakan rapat bisnis dan rapat santai.

3. Memfasilitasi komunikasi

Banyak posisi yang mengharuskan Anda bekerja secara mandiri dan hanya membagikan hasil pekerjaan Anda dengan rekan kerja.

Meskipun hal ini dapat dilakukan melalui email, akan lebih efisien jika Anda membagikan perkembangan pekerjaan Anda melalui pertemuan virtual atau tatap muka.

Dengan cara ini, kolega Anda bisa mengajukan pertanyaan dan berbagi saran, yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan kinerja atau efektivitas Anda.

4. Meningkatkan kolaborasi

Rapat adalah elemen penting dalam kerja tim. Saat Anda melakukan panggilan dengan rekan kerja, Anda dapat mengembangkan ide dan proses yang lebih baik.

Rapat kelompok berfungsi sebagai alat bantu yang bagus untuk mendorong lingkungan kerja yang kolaboratif, di mana para kolega memiliki kesempatan untuk saling belajar satu sama lain

5. Mengonfrontasi ide

Rapat adalah tempat yang tepat untuk mengonfrontasi ide, komentar, dan sudut pandang.

Dengan bertemu dengan seseorang yang memiliki latar belakang dan pengalaman yang berbeda, Anda dapat mengidentifikasi area baru untuk perbaikan.

Selain mengkonfrontasi ide-ide yang berhubungan dengan pekerjaan, hal ini juga dapat mendorong Anda untuk berinvestasi dalam pengembangan pribadi dan profesional Anda.

6. Memahami kebutuhan klien

Ketika Anda bertanggung jawab untuk menerima klien baru, tujuan Anda adalah mempelajari sebanyak mungkin tentang harapan, kebutuhan bisnis, dan ide proyek mereka.

Selain menggunakan survei atau kuesioner, Anda dapat menanyakan konsep-konsep ini secara langsung dalam pertemuan.

Mengundang klien ke rapat tim bulanan dapat meningkatkan komunikasi antara tim dan perwakilan klien.

Hal ini juga membantu Anda menjaga reputasi baik organisasi.

Apa Saja Jenis-Jenis Meeting?

Tergantung pada jabatan Anda dalam organisasi, jika Anda bekerja dalam peran yang berhubungan langsung dengan pelanggan atau seberapa besar tim Anda, Anda dapat berpartisipasi dalam rapat yang berbeda.

Berikut ini contoh jenis rapat kerja yang mungkin Anda temui:

1. Information-sharing meeting

Ini adalah jenis rapat standar yang memungkinkan manajer dan tim berbagi informasi dengan bawahan atau kolega mereka.

Berpartisipasi dalam rapat ini dapat mengajarkan Anda tentang klien baru, acara yang akan datang, atau peluncuran produk.

Organisasi juga dapat menjadwalkan rapat berbagi informasi musiman untuk memberi tahu staf mereka tentang bonus tahunan atau dampak inflasi terhadap kenaikan gaji.

Jika Anda tidak menyelenggarakan rapat, mungkin Anda tidak perlu terlalu berpartisipasi aktif, karena rapat-rapat ini membantu sebagian besar peserta untuk fokus mendengarkan dan memproses informasi baru yang mereka terima dari para manajer.

2. Innovation meeting

Innovation meeting berfungsi untuk membantu tim melakukan curah gagasan.

Setelah orang yang memimpin rapat menyampaikan tujuannya, para peserta mulai bertukar ide, komentar, dan saran.

Melalui upaya kolaboratif, mereka cenderung mengembangkan rencana atau jadwal proyek yang efektif dan efisien.

Saat merencanakan rapat inovasi, ada beberapa cara untuk mendorong curah pendapat.

Misalnya, Anda dapat meminta setiap orang untuk berbagi setidaknya satu ide atau meminta peserta untuk bekerja dalam kelompok

3. Tinjauan kinerja

Tinjauan kinerja adalah pertemuan di mana manajer mengevaluasi kinerja individu atau tim.

Mereka melakukan ini dengan menganalisis hasil yang telah mereka pantau selama periode tertentu.

Biasanya, organisasi menjadwalkan tinjauan kinerja setiap tahun, tetapi beberapa pemimpin lebih suka bertemu dengan bawahan mereka dua kali setahun atau setiap kuartal.

Sebagai bagian dari rapat tinjauan kinerja, mereka dapat meminta peserta untuk melakukan evaluasi diri dan berbagi apa yang telah mereka pelajari dan keterampilan apa yang telah mereka kembangkan dalam beberapa bulan terakhir.

4. Problem-solving meeting

Tujuan dari problem solving meeting adalah untuk mengomunikasikan dan mengatasi masalah yang dihadapi tim atau organisasi.

Misalnya, masalah yang dimaksud adalah rendahnya kinerja atau tingkat retensi.

Dalam rapat semacam ini, para ahli berkumpul untuk bertukar pengalaman, mengajukan pertanyaan, mengembangkan solusi yang solid, dan membuat keputusan kelompok.

5. Status update meeting

Status update meeting adalah rapat yang memungkinkan Anda bertemu dengan kolega Anda untuk mendiskusikan apa yang terjadi dalam proyek yang Anda kerjakan sebagai sebuah tim.

Rapat ini sering kali dilakukan secara rutin, seperti sekali seminggu, dan membutuhkan kontribusi dari semua anggota tim.

Tujuan dari rapat ini adalah untuk membantu setiap anggota tim dan manajer tim untuk memahami tujuan, ekspektasi, dan tantangan tim saat ini.

Rapat ini juga membantu mereka memastikan semua anggota tim terus menyelesaikan tugas mereka sebelum tenggat waktu agar proyek tetap sesuai jadwal.

6. Team building meeting

Team building meeting menciptakan kesempatan bagi para kolega untuk belajar lebih banyak tentang diri mereka sendiri, membangun kepercayaan dan menyesuaikan diri dengan gaya komunikasi satu sama lain.

Selama pertemuan jenis ini, Anda dapat bermain game atau terlibat dalam aktivitas pencair suasana. Selama kegiatan seperti ini, Anda dapat menentukan kekuatan kolega Anda dan membantu mereka menemukan kekuatan Anda.

Apa yang Membuat Meeting menjadi Efektif?

Rapat yang efektif melibatkan beberapa elemen. Semakin banyak yang Anda sertakan, semakin efektif rapat Anda.

Berikut ini adalah hal-hal yang termasuk dalam rapat yang efektif dan pada dasarnya apa yang membuat rapat tersebut penting dan bermanfaat bagi perusahaan:

1. Persiapan

Persiapan yang tepat memastikan Anda memanfaatkan rapat Anda sebaik-baiknya.

Buatlah agenda yang menekankan poin-poin penting yang ingin Anda bahas selama rapat.

Siapkan agenda ini agar Anda bisa merujuknya selama rapat dan membuat catatan yang diperlukan.

2. Delegasi

Saat mengadakan rapat, penting untuk membahas semua poin penting dan memastikan bahwa semua suara didengar.

Untuk membantu Anda memimpin rapat secara efektif, pertimbangkan untuk melakukan absensi agar Anda mengetahui siapa saja yang hadir dan meninjau agenda bersama peserta agar mereka tetap fokus dan terlibat.

3. Rencana tindakan

Untuk mengakhiri rapat dengan sukses, Anda memerlukan ringkasan akhir yang menegaskan apa yang harus dilakukan oleh setiap orang setelah rapat berakhir.

Rencana tindakan pada dasarnya menyajikan langkah selanjutnya yang harus dilakukan setiap orang.

4. Fokus

Membuat semua orang tetap fokus memastikan Anda harus membahas setiap poin diskusi utama. Rujuklah agenda ketika Anda membutuhkannya.

Penting juga untuk meringkas poin-poin yang dibuat setelah setiap item agenda, tanyakan apakah ada yang memiliki pertanyaan dan lanjutkan ke item berikutnya dalam agenda.

5. Keterlibatan

Para peserta harus tetap fokus dan terhibur selama rapat berlangsung.

Dengan melibatkan peserta, Anda akan mendapatkan masukan dari semua orang, yang dapat memberikan hasil yang lebih baik bagi perusahaan Anda secara keseluruhan.

6. Perencanaan ke depan

Menjadwalkan pertemuan berikutnya selama pertemuan saat ini memungkinkan Anda untuk menjangkau peserta terbanyak.

Hal ini juga memungkinkan mereka menyuarakan konflik penjadwalan.

Bagaimana Cara Merencanakan Meeting yang Efektif?

Ketika berbicara tentang meeting, pastikan Anda memiliki rencana untuk memanfaatkan waktu setiap orang.

Semakin banyak Anda mempersiapkan diri, semakin efektif rapat Anda.

Gunakan langkah-langkah berikut ini untuk merencanakan rapat:

1. Tentukan tujuan rapat

Sebelum Anda menentukan waktu rapat, kenali tujuan rapat.

Pertimbangkan apakah Anda ingin memecahkan masalah, mengambil keputusan, berbagi informasi, atau memotivasi karyawan.

Jika Anda tidak memiliki cukup waktu untuk mempersiapkannya atau jika menurut Anda bentuk komunikasi lain akan bekerja lebih baik atau sama baiknya, jangan rencanakan rapat.

2. Buatlah sebuah agenda

Susunlah agenda yang menjabarkan topik-topik utama yang ingin Anda bahas dan urutan pembahasannya.

Pastikan untuk merencanakan pengantar singkat yang menjelaskan alasan pertemuan, diikuti dengan poin-poin diskusi utama yang ingin Anda bahas.

Luangkan waktu tertentu untuk setiap poin diskusi.

3. Pilih peserta yang hadir

Pertimbangkan karyawan kunci yang Anda perlukan untuk menghadiri rapat.

Misalnya, Anda perlu menyertakan orang-orang yang dapat membantu Anda mencapai tujuan, siapa saja yang akan terpengaruh oleh rapat, para pengambil keputusan utama, dan yang memiliki pengetahuan tentang topik yang akan Anda bahas.

Penting juga untuk mempertimbangkan ukuran rapat Anda.

Jika Anda perlu memecahkan masalah, buatlah rapat Anda kecil. Jika Anda perlu melakukan brainstorming, tingkatkan ukuran rapat Anda untuk mendorong diskusi yang lebih besar.

Pastikan Anda hanya mengundang orang-orang yang benar-benar perlu hadir di sana.

4. Tetapkan peran untuk peserta Anda

Setelah Anda mengetahui siapa saja yang akan berpartisipasi dan hadir, tentukan peran masing-masing peserta.

Misalnya, Anda dapat meminta seseorang untuk mencatat waktu dan meminta fasilitator untuk memandu diskusi.

5. Tentukan waktu dan tempat pertemuan

Tentukan waktu pertemuan dan lokasinya. Pertimbangkan apakah Anda menginginkan pertemuan informal atau sesuatu yang lebih formal.

Anda bisa mengadakan pertemuan informal di ruangan kecil, sedangkan ruang konferensi lebih cocok untuk pertemuan yang lebih besar dan lebih formal.

Dalam hal waktu, pastikan waktu pertemuan sesuai dengan mayoritas peserta untuk meningkatkan partisipasi.

6. Kirim undangan dan agenda

Kirimkan undangan rapat dan agenda rapat agar semua orang mengetahui tujuan rapat.

Pertimbangkan untuk mengirim email, mengirim undangan melalui undangan kalender atau berbicara dengan setiap undangan secara langsung.

7. Tentukan proses pengambilan keputusan

Jika Anda perlu mengambil keputusan selama rapat, tentukan proses pengambilan keputusan yang terbaik.

Misalnya, Anda bisa menggunakan suara mayoritas, meminta orang-orang berbagi keahlian untuk mencapai konsensus kelompok atau meminta pemimpin memutuskan keputusan tertentu.

Memiliki sebuah proses akan membantu segala sesuatunya berjalan dengan lancar.

8. Pilih alat dan perlengkapan yang ingin Anda gunakan

Pertimbangkan apakah Anda ingin menggunakan alat bantu produktivitas atau kolaborasi selama rapat.

Misalnya, Anda bisa menggunakan alat perekam audio atau platform berbagi layar.

Memutuskan hal ini sebelumnya akan membantu Anda menghindari masalah teknologi selama rapat.

Pertimbangkan masalah aksesibilitas untuk peserta Anda.

9. Menyelesaikan agenda dan mendistribusikannya

Buatlah perubahan akhir pada agenda dan bagikan kepada para peserta.

Hal ini memungkinkan mereka untuk meninjau agenda sebelum pertemuan, sehingga mereka memiliki gambaran tentang apa yang diharapkan.

10. Menindaklanjuti dengan calon peserta

Jika Anda belum mendengar kabar dari peserta tertentu mengenai kehadiran mereka, hubungi mereka sebelum rapat.

Sangat penting untuk memverifikasi kehadiran siapa pun yang Anda tunjuk sebagai peserta.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai pengertian, manfaat, dan jenis dari meeting.

Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa meeting adalah kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan dari tim di dalam organisasi.

Salah satu tujuan dari meeting adalah untuk memfasilitasi komunikasi karena bagaimana pun bagi sebuah tim, komunikasi adalah hal penting yang harus dikedepankan.

Untuk mendukung meeting yang efektif, perusahaan harus bisa memberikan dukungan berupa pengelolaan karyawan dengan sebaik mungkin.

Anda dapat menggunakansoftware HRIS dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan.

GajiHub adalah sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan, mulai dari untuk pengelolaan gaji karyawan, pengelolaan kehadiran, HRIS, cuti dan izin, PPh 21, integrasi akuntansi, BPJS, kasbon, reimbursement, live tracking, hingga integrasi fingerprint.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.