Manajemen Pengadaan: Manfaat, Tahap, Elemen, dan Tipsnya

Manajemen pengadaan menjadi salah satu aspek penting dalam operasional perusahaan, terutama dalam menjaga efisiensi dan pengendalian biaya.

Pengadaan yang tepat memungkinkan bisnis lebih mudah dalam memperoleh baran dan jasa berkualiats dengan harga terbaik, yang secara langsung berkontribusi pada peningkatan keuntungan perusahaan.

Itulah mengapa manajemen pengadaan membutuhkan perencanaan yang matang dan strategi yang terstruktur.

Pada artikel kali ini, Gajihub akan membahas apa itu manajemen pengadaan, manfaat, elemen penting, tahapan, dan tips meningkatkannya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Pengadaan?

Manajemen pengadaan adalah proses di mana organisasi melakukan, menyetujui, melacak, dan mengoptimalkan pengeluaran untuk barang dan jasa yang dibutuhkan.

Tujuan utama tim pengadaan adalah menekan biaya pembelian dan menyederhanakan proses memperoleh barang dan jasa yang diperlukan perusahaan untuk produksi.

Rencana manajemen pengadaan yang baik biasanya mencakup beberapa fungsi berikut:

Perencanaan sumber daya
Pencarian dan evaluasi pemasok
Persetujuan permintaan pembelian
Pemrosesan pesanan pembelian
Rekonsiliasi pesanan
Pemrosesan pembayaran kepada pemasok

Manajemen pengadaan merupakan bagian dari fungsi yang lebih besar, yaitu manajemen rantai pasok (Supply Chain Management/SCM), yang menangani pengadaan dan pengelolaan bahan baku internal.

Walaupun banyak organisasi memisahkan pengadaan dan manajemen rantai pasok sebagai fungsi terpisah, keduanya memiliki operasi dan tujuan yang saling terkait.

Pengadaan berfungsi sebagai pendukung utama untuk operasi rantai pasok.

Pengadaan adalah mitra yang membantu rantai pasok menemukan dan memperoleh produk yang sesuai atau bahkan melebihi standar kualitas yang diinginkan.

Apakah Manajemen Pengadaan Penting Bagi Perusahaan?

Ya, penting, tanpa proses pengadaan yang tepat, sulit bagi bisnis untuk mendatangkan keuntungan.

Inilah yang membuat kebutuhan pembelian dalam bisnis harus dikelola melalui proses tandar yang hemat biaya dan diawasi oleh manajer yang berpengalaman.

Selain itu, berikut adalah sejumlah alasan yang membuat manajemen pengadaan penting bagi perusahaan:

1. Berpengaruh Langsung pada Laba

Pembelian barang penting seperti mesin, alat, bahan baku, dan peralatan adalah salah satu pengeluaran terbesar dalam bisnis.

Dengan memperoleh nilai terbaik dari pembelian tersebut, perusahaan dapat mempertahankan keuntngan.

Sementara itu, tanpa pengelolaan yang terorganisir, pengeluaran kecil sekalipun bisa bertambah dan menjadi beban besar bagi perusahaan.

2. Membangun Hubungan Baik dengan Pemasok

Bagian dari proses pengadaan adalah membangun hubungan dengan pemasok utama. Hubungan ini membantu bisnis mendapatkan penawaran yang lebih baik, meningkatkan kualitas produk, dan menambah fleksibilitas.

Seiring berkembangnya kompleksitas dan skala rantai pasok, memiliki hubungan dengan pemasok yang terpercaya menjadi semakin penting.

3. Mengurangi Risiko Rantai Pasok

Proses pengadaan yang baik dapat mengurangi risiko dalam rantai pasok dengan menjalin hubungan dengan pemasok yang andal.

Semakin cermat Anda memilih pemasok yang memiliki rekam jejak baik, semakin sedikit hambatan yang perlu dihadapi dalam rantai pasok.

4. Meningkatkan Margin Keuntungan

Pengadaan juga berperan penting dalam strategi jangka panjang dan perencanaan keuangan bisnis.

Dengan menjaga pengeluaran tetap rendah dan arus kas tetap stabil, margin keuntungan dapat terus ditingkatkan seiring waktu melalui pendekatan yang tepat dalam pembelian barang dan jasa.

5. Mengurangi Pemborosan Pengeluaran

Pengeluaran liar (maverick spending) seringkali menjadi sumber utama pemborosan dalam organisasi.

Dengan memantau proses pengadaan secara ketat, Anda dapat menutup celah yang memungkinkan pengeluaran tak terkendali.

Proses standar untuk persetujuan dan pemrosesan pengadaan memungkinkan setiap pemangku kepentingan memenuhi kebutuhannya tanpa harus bergantung pada kartu korporat atau laporan biaya.

6. Manajemen Risiko

Meski jarang dibahas sebagai cara untuk menghemat biaya, mengelola manajemen risiko dalam hubungan dengan pemasok dapat membantu menghindari biaya tak terduga dan pengeluaran tidak terencana.

Dengan menstandarisasi proses pengadaan, persetujuan, dan tinjauan kontrak, Anda dapat mencegah kekurangan stok dari pemasok, menjaga stabilitas inventaris, dan memperbaiki perencanaan untuk menghadapi keterlambatan pengiriman.

Apa Saja Elemen-Elemen Penting dalam Manajemen Pengadaan?

Proses manajemen pengadaan adalah siklus yang dimulai dengan pemilihan sumber daya yang ingin dibeli dan berakhir dengan penerimaan serta pembayaran untuk sumber daya tersebut.

Setiap elemen dalam proses ini membutuhkan dokumentasi yang rinci agar semua anggota tim tetap terkoordinasi. Berikut elemen-elemen utama dalam manajemen pengadaan:

1. Perencanaan

Sebelum melakukan pembelian, tim pengadaan membuat rencana yang merinci barang dan jasa yang dibutuhkan untuk operasional bisnis.

Mereka menentukan apa saja hal yang perlu menggunakan outsourcing dan menetapkan anggaran untuk setiap kategori pengadaan.

Perencanaan ini juga mencakup pembuatan sistem komunikasi antar karyawan untuk memantau status pengadaan di setiap tahap.

2. Pemilihan Vendor

Meneliti dan memilih vendor yang tepat adalah elemen penting dalam manajemen pengadaan.

Proses ini melibatkan penyusunan daftar calon pemasok berdasarkan kriteria seperti kualitas, keamanan, kebijakan perusahaan, keandalan, biaya, dan waktu pengiriman.

Pengadaan yang efektif biasanya mencakup beberapa vendor sebagai opsi cadangan jika ada masalah tak terduga dengan salah satu pemasok.

3. Negosiasi Kontrak

Setelah mengirim proposal bisnis ke pemasok, tahap selanjutnya adalah negosiasi untuk mencapai kesepakatan kontrak.

Proses ini membantu tim memahami cara kerja pemasok, sehingga dapat menentukan apakah layanan mereka cocok atau tidak.

4. Permintaan Pembelian

Setelah kontrak disepakati dan vendor ditetapkan, tim dapat mengajukan permintaan pembelian untuk pesanan tertentu.

Karyawan mengisi formulir untuk meminta dana dari vendor yang sudah disetujui, dan berkoordinasi dengan pemasok setelah menerima persetujuan.

Proses ini membantu menghindari duplikasi pesanan dan pembelian dari vendor yang tidak disetujui.

5. Pengiriman

Pengiriman tepat waktu merupakan bagian penting dari manajemen pengadaan. P

roses ini melibatkan pertemuan dengan pemasok untuk menentukan jadwal pengiriman, melacak pengiriman, meninjau pesanan pembelian, menjadwalkan penerimaan barang, dan melakukan inspeksi kualitas.

6. Manajemen Faktur

Tahap akhir dalam siklus manajemen pengadaan adalah menyelesaikan pembayaran ke vendor dan mengelola faktur.

Hal ini mencakup pengecekan antara pesanan dan barang/jasa yang diterima, menyeimbangkan akun perusahaan, dan melacak tanda terima.

Manajemen faktur membantu memantau biaya hubungan dengan vendor dan mengidentifikasi peluang untuk menggunakan anggaran pengadaan secara lebih efisien.

Dengan elemen-elemen ini, proses manajemen pengadaan dapat berjalan dengan lancar, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan serta anggaran perusahaan.

Bagaimana Tahapan dalam Proses Manajemen Pengadaan?

Meskipun setiap perusahaan memiliki praktik dan kebijakan masing-masing terkait proses manajemen pengadaan.

Namun, secara umum berikut adalah tahapan utama yang biasanya dijalankan oleh tim pengadaan:

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan

Apakah Anda membutuhkan barang atau jasa dari vendor pihak ketiga? Mengidentifikasi kebutuhan perusahaan adalah langkah pertama dalam manajemen pengadaan.

Sebelum membuat pesanan pembelian dan mencari pemasok, Anda harus memastikan bahwa semua pengeluaran perusahaan tercatat dan terlihat jelas.

Selama proses identifikasi, ada beberapa pertanyaan yang perlu diajukan setelah kebutuhan akan barang atau jasa terdeteksi.

Misalnya, apakah ada persyaratan kualitas untuk barang atau jasa yang akan dibeli? Apa jadwal pengiriman untuk kebutuhan tersebut? Bagaimana tingkat persediaan barang yang dibutuhkan?

Pastikan Anda memperhatikan seperti nomor bagian, ukuran, dan karakteristik lainnya yang relevan dengan kebutuhan tersebut.

Komunikasi dengan pemangku kepentingan di setiap departemen juga penting agar pesanan pembelian dapat dipenuhi dengan akurat.

2. Buat Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian, kadang disebut sebagai permintaan pengadaan, adalah dokumen yang menginformasikan kebutuhan internal perusahaan akan barang atau jasa.

Manajer departemen atau pimpinan tim biasanya bertanggung jawab untuk membuat permintaan pembelian.

Jika departemen pengadaan menyetujui permintaan ini, mereka akan mulai mencari vendor atau penyedia layanan yang tepat untuk memulai fase pembelian.

3. Evaluasi Opsi yang Tersedia

Pada tahap ini, kebutuhan akan barang atau jasa sudah jelas, dan setiap permintaan pembelian telah disetujui.

Tim kemudian dapat mengirimkan request for quotes (RFQ) kepada pemasok potensial.

Namun, evaluasi vendor tidak hanya berhenti pada perbandingan harga untuk mendapatkan penawaran terbaik.

Tahap ini juga melibatkan beberapa kegiatan penting dalam pengadaan, termasuk:

Inisiatif Keberlanjutan dan Reputasi Publik

Etika dan praktik ramah lingkungan menjadi bagian penting dari bisnis modern karena berpengaruh pada hasil akhir.

Membangun hubungan dengan pemasok yang memiliki kesadaran lingkungan, seperti praktik pengelolaan limbah yang etis dan perhitungan karbon, dapat memberikan dampak positif bagi citra perusahaan.

Kapasitas Produksi

Apakah pemasok dapat memenuhi kebutuhan perusahaan Anda? Mengetahui kapasitas produksi pemasok, terutama batasannya, penting untuk memastikan siklus produksi perusahaan berjalan lancar dan barang dikirim tepat waktu.

Kualitas dan Kinerja

Nilailah kemampuan vendor dalam mengelola dan mengirimkan barang berkualitas.

Pemasok yang memiliki rekam jejak manajemen dan realisasi produk yang baik serta mampu melakukan perbaikan jika diperlukan akan lebih mudah memenuhi standar perusahaan.

Riwayat Vendor

Apakah vendor memiliki rekam jejak yang baik? Apakah mereka dapat diandalkan dalam pengiriman sebelumnya?

Apakah manajemen rantai pasokan mereka efektif? Dalam proses penilaian ini, riwayat vendor dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah dan menetapkan harapan untuk bekerja sama.

Manajemen Risiko

Menilai rantai pasokan pemasok memberikan wawasan tentang seberapa baik mereka mengelola risiko.

Indikator kinerja seperti keterlambatan dan waktu respons adalah penentu penting terkait risiko yang mungkin dihadapi jika bekerja sama dengan vendor tersebut.

Pada tahap ini, survei, kunjungan ke fasilitas pemasok, dan komunikasi dengan anggota tim pemasok adalah beberapa cara untuk mengevaluasi potensi pemasok secara menyeluruh.

Seiring berjalannya waktu, hubungan dengan pemasok terpercaya akan mempermudah proses ini.

4. Negosiasi Kesepakatan

Setelah menemukan pemasok yang sesuai, tahap berikutnya adalah negosiasi kesepakatan kontrak.

Menentukan harga yang adil untuk kedua belah pihak merupakan bagian penting dari proses pengadaan.

Pastikan kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas mengenai ketentuan kontrak. Dalam tahap ini, diskusikan detail seperti:

Cakupan kesepakatan
Standar kualitas
Kontingensi
Jadwal pengiriman

Setelah kedua belah pihak mencapai kesepakatan yang memenuhi kebutuhan mereka dan mencakup segala perbedaan, langkah selanjutnya adalah membuat pesanan pembelian.

5. Buat Pesanan Pembelian

Setelah pemasok dievaluasi dan kesepakatan dicapai, buatlah pesanan pembelian yang mencakup:

Rincian jelas mengenai barang atau jasa yang dipesan
Jumlah barang yang dibeli
Persetujuan resmi untuk pesanan pembelian
Rincian biaya yang terlibat
Nomor referensi
Catatan dan informasi tambahan yang diperlukan

Setelah pesanan pembelian diterima dan disetujui oleh kedua belah pihak, pemasok akan memulai proses pemenuhan pesanan.

6. Inspeksi Barang atau Jasa yang Diterima

Proses pengadaan tidak berakhir pada tahap pesanan pembelian. Setelah pemasok memenuhi dan mengirimkan pesanan Anda, perlu dilakukan proses inspeksi.

Apakah barang yang diterima sesuai dengan yang dipesan? Apakah ada kerusakan yang terjadi selama proses pengiriman? Apakah ada bagian dari pesanan yang hilang?

Saat pesanan dipenuhi, jangan lewatkan tahap inspeksi ini. Periksa kembali barang Anda untuk memastikan tidak ada produk yang cacat atau tidak sesuai sebelum menggunakannya.

Pesanan yang akurat mencegah gangguan dalam siklus produksi dan memastikan proses produksi berjalan lancar.

7. Setujui Faktur dan Atur Pembayaran

Setelah inspeksi selesai, faktur disetujui, dan pembayaran diatur. Catatan pembayaran yang baik akan membantu sebagai referensi untuk kesepakatan di masa mendatang.

8. Simpan Catatan Seluruh Proses

Proses manajemen pengadaan melibatkan berbagai langkah yang saling terkait untuk memastikan kualitas dan efisiensi biaya.

Oleh karena itu, sangat penting untuk menyimpan catatan rinci dari seluruh proses pengadaan. Namun, semakin besar organisasi Anda, semakin sulit untuk melakukan ini secara manual.

Dengan menggunakan software pengadaan yang tepat, Anda dapat membantu mengotomatisasi dan mengorganisir pencatatan.

Berikut beberapa catatan penting yang perlu disimpan:

Riwayat pembayaran
Faktur
Persetujuan
Kontrak
Audit
Anggaran
Permintaan pembelian
Prosedur penilaian

Bagaimana Cara Meningkatkan Manajemen Pengadaan?

Manajemen pengadaan membutuhkan sumber daya yang fokus, proses yang terstruktur, dan pengelolaan metrik yang baik untuk memastikan keakuratannya.

Berikut adalah beberapa cara dan tips yang dapat membantu meningkatkan manajemen pengadaan:

1. Dokumentasikan Proses

Dokumentasikan proses pengadaan dengan kebijakan tertulis membantu tim mengidentifikasi dan mengatasi kekurangan dalam sistem yang ada.

Dokumentasi ini dapat membantu menetapkan standar untuk aktivitas pengadaan seperti pengeluaran, kebijakan pembelian, dan pengukuran kinerja.

Haal ini juga membantu memastikan bahwa para pemangku kepentingan memahami proses dan memiliki akses ke informasi serta alat yang dibutuhkan.

Selain itu, dokumentasi menciptakan jejak audit yang mendukung kepatuhan regulasi dan mengurangi risiko pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan.

2. Pusatkan Aktivitas Pengadaan

Dengan memusatkan aktivitas pengadaan pada satu platform, Anda dapat menyederhanakan operasi dan meningkatkan visibilitas proses dari awal permintaan hingga pengiriman.

Pusatkan semua aktivitas pengadaan agar dapat dilacak dan dilaporkan secara real-time. Visibilitas yang baik memudahkan identifikasi peluang perbaikan dan penyelesaian masalah secara cepat.

Selain itu, platform terpusat mengurangi beban pekerjaan yang berkaitan dengan pesanan pembelian, faktur, dan pelacakan pembayaran, serta mengurangi kesalahan akibat entri data manual.

3. Integrasikan dengan Sistem Lain

Dengan mengintegrasikan data pengadaan dan sistem data lainnya di bagian keuangan, organisasi dapat lebih mudah mengakses informasi penting dari berbagai sistem.

Integrasi ini membuat manajemen pengadaan lebih terpusat, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.

Sistem data yang terintegrasi juga memberikan pandangan menyeluruh terhadap operasi keuangan sekaligus mengurangi proses berulang dan risiko kesalahan entri.

4. Otomatisasi Proses

Mengotomatisasi proses pengadaan yang berulang menjadi cara efektif untuk menyederhanakan operasi dan menghemat waktu dari entri data manual.

Banyak perusahaan kini meningkatkan kemampuan data, wawasan, dan analitik mereka melalui otomatisasi.

Otomatisasi dapat memudahkan tugas seperti pembuatan pesanan pembelian, persetujuan pesanan, pencocokan data, dan rekonsiliasi, sehingga tim dapat fokus pada tugas yang lebih penting.

Selain itu, otomatisasi mempermudah pelacakan metrik dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber, sehingga lebih mudah untuk menemukan tren dan peluang peningkatan.

5. Ukur Kinerja

Mengukur kinerja pemasok dan proses pengadaan secara keseluruhan sangat penting untuk perbaikan yang berkelanjutan.

Penilaian pemasok bisa dilakukan berdasarkan kriteria seperti kualitas, waktu pengiriman, dan harga.

Metrik pengadaan seperti analisis pengeluaran, akurasi pemrosesan faktur, dan kecepatan penyelesaian membantu mengidentifikasi tren dalam pengelolaan biaya.

Dengan memantau indikator kinerja ini, Anda bisa membuat perkiraan yang lebih akurat, mengendalikan biaya dengan lebih baik, dan mengoptimalkan sumber daya organisasi.

Kesimpulan

Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa manajemen pengadaan merupakan proses yang mencakup perencanaan, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, hingga pengiriman dan pembayaran untuk barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Tujuan utama manajemen pengadaan adalah untuk menekan biaya, menyederhanakan proses pengadaan, serta menjaga hubungan baik dengan pemasok.

Selain itu, proses ini membantu mengurangi risiko rantai pasok, meningkatkan margin keuntungan, dan mengurangi pemborosan pengeluaran melalui pemantauan ketat dan standar persetujuan.

Dengan menerapkan strategi pengadaan dan memilih software pengadaan tertentu, perusahaan dapat meningkatkan kinerja rantai pasok, menjaga arus kas tetap stabil, dan mengoptimalkan anggaran pengadaan.

Di samping menggunakan software manajemen pengadaan yang tepat, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penggunaan software payroll dan HR dari Gajihub.

Melalui software ini, perusahaan dapat mengotomatisasi proses administrasi karyawan, sehingga para karyawan bisa lebih fokus pada pekerjaannya.

Sebagai contoh, dengan fitur absensi, baik untuk tim pengadaan maupun tim lainnya, mereka dapat melakukan presensi hingga pengajuan cuti dan izin secara mandiri lewat smartphone masing-masing.

Selain itu, apabila perusahaan menerapkan sistem kerja shifting, tim HR dan manajer juga dapat mengatur jam kerja masing-masing staf dan staf dapat melihat jadwal tersebut juga lewat smartphone mereka.

Dengan demikian, karyawan tidak akan terhambat oleh proses adminsitrasi yang merepotkan.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.