Karyawan Sering Izin: Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan?

Karyawan yang sering izin dapat menjadi salah satu tantangan terbesar bagi manajemen, terutama pada bisnis yang mengandalkan sistem shift.

Masalah ini dapat berupa karyawan yang tidak hadir tanpa pemberitahuan hingga keterlambatan yang terus berulang.

Berbagai hal tersebut tentu dapat mengganggu produktivitas dan menurunkan semangat kerja tim, yang akhirnya berdampak besar pada kinerja bisnis secara keseluruhan.

Jika tidak ditangani dengan cepat, kebiasan tersebut juga menyebabkan penurunan kualitas layanan, meningkatnya beban kerja rekan satu tim, hingga kerugian finansial yang cukup besar setiap tahunnya.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas penyebab karyawan sering izin dan bagaimana tips mengatasinya.

Daftar isi show

Kapan Karyawan Dianggap Terlalu Sering Izin?

Karyawan dianggap terlalu sering izin ketika berulang kali tidak masuk kerja, baik tanpa pemberitahuan maupun alasan yang kurang jelas.

Ketidakhadiran seperti ini bukan hanya sekali, melainkan terus terjadi dalam waktu yang relatif singkat.

Menurut SHRM (Society for Human Resource Management), absensi berlebihan didefinisikan sebagai dua kali atau lebih ketidakhadiran tanpa izin dalam periode 30 hari.

Hal ini dapat menjadi acuan awal bagi perusahaan untuk menilai apakah tingkat absensi seorang karyawan sudah melebihi batas kewajaran.

Namun, penting untuk diingat bahwa absensi sesekali adalah hal yang wajar dan manusiawi.

Karyawan tentu bisa saja mengalami kondisi yang membuat mereka harus izin, seperti sakit, menjalani pemeriksaan medis, mengambil cuti yang sudah dijadwalkan, atau menghadiri keperluan pribadi yang mendesak.

Dengan demikian, mengharapkan karyawan untuk selalu hadir tanpa pernah izin bukanlah hal yang realistis.

Yang perlu diperhatikan adalah pola absensi yang tidak wajar dan tanpa penjelasan, karena hal ini bisa berdampak langsung pada produktivitas tim dan operasional perusahaan.

Apa Saja Jenis-Jenis Absensi Karyawan?

Tidak semua bentuk ketidakhadiran karyawan termasuk dalam kategori yang sama.

Dengan memahami jenis absensi yang terjadi, perusahaan dapat menyusun langkah penangan yang tepat dan mencegah masalah berlarut-larut.

Secara umum, terdapat tiga jenis utama absensi karyawan di tempat kerja, yaitu:

1. Absensi yang Direncanakan dan Mendapat Izin

Jenis absensi ini mencakup semua cuti atau ketidakhadiran yang sudah disetujui sebelumnya oleh atasan.

Contohnya seperti cuti tahunan, janji medis, cuti pribadi, cuti melahirkan atau cuti ayah, serta cuti karena alasan duka atau compassionate leave.

Selama karyawan mengajukan izin dan mendapat persetujuan, absensi ini tidak menjadi masalah.

Dengan perencanaan yang baik, tim dapat menyesuaikan pembagian tugas sehingga pekerjaan tetap berjalan lancar meski ada karyawan yang tidak masuk.

2. Absensi Mendadak tetapi Masih Masuk Akal

Terkadang, karyawan harus tidak masuk kerja secara tiba-tiba karena alasan yang tidak bisa diprediksi.

Meskipun bisa mengganggu operasional, absensi jenis ini umumnya masih dapat diterima karena didasari situasi darurat.

Contohnya termasuk sakit, kecelakaan, atau kondisi darurat keluarga.

3. Absensi Tanpa Izin dan Alasan yang Tidak Jelas

Absensi ini adalah yang paling sering menimbulkan masalah.

Karyawan tidak hadir tanpa pemberitahuan, tanpa izin resmi, atau tanpa alasan yang bisa dipertanggungjawabkan.

Hal ini dapat membebani rekan kerja lainnya dan mengganggu produktivitas tim.

Sebagai contoh tidak masuk kerja tanpa memberi tahu atasan, mangkir tanpa alasan yang jelas, atau terlibat dalam aksi mogok tanpa koordinasi dengan perusahaan.

Bagaimana Ciri-Ciri Karyawan yang Sering Izin?

Tidak semua izin yang diajukan karyawan bersifat negatif.

Namun, jika dilakukan terlalu sering dan tanpa pertimbangan kondisi tim atau beban kerja, kebiasaan ini bisa menimbulkan dampak jangka panjang terhadap produktivitas.

Berikut beberapa kebiasaan atau pola yang ditemkan pada karyawan yang terlalu sering mengajukan izin:

1. Selalu Mengincar Hari Kejepit

Karyawan seperti ini sangat jeli melihat kalender.

Begitu ada kesempatan untuk memperpanjang libur, misalnya karena hari kejepit, mereka langsung mengajukan cuti.

Meskipun sah, jika dilakukan teralu sering, hal ini dapat menimbulkan kesan kurang kurang bertanggung jawab terhadap pekerjaan.

2. Enggan Memberi Penjelasan

Beberapa karyawan sering mengajukan izin dengan alasan umum seperti “ada keperluan keluarga” tanpa memberikan informasi lebih lanjut.

Jika dilakukan secara berulang, hal ini dapat menimbulkan ketidakpercayaan dan keraguan dari atasan maupun rekan kerja.

3. Tidak Menyediakan Bakcup Pekerjaan

Saat izin, mereka tidak menyiapkan pekerjaan atau memberi arahan kepada rekan tim.

Akibatnya, tugas yang seharusnya menjadi tanggung jawabnya menjadi terbengkalai, dan tim harus menanggung beban tambahan.

4. Merasa Selalu Berhak Mengajukan Cuti

Karyawan yang sering izin kemungkinan jarang mau berdiskusi atau mencari jalan tengah ketika pengajuan izinnya berbenturan dengan kebutuhan tim.

Sikap ini menunjukkan kurangnya rasa tanggung jawab terhadap lingkungan kerja.

5. Memiliki Pola Izin yang Terlalu Teratur

Contohnya, karyawan selalu mengambil cuti di hari Jumat terakhir setiap bulan atau di awal pekan.

Meskipun terlihat terencana, pola ini bisa menimbulkan kecurigaan bahwa yang bersangkutan memang sengaja mencari celah untuk memperbanyak waktu libur.

Bagaimana Cara Mengatasi Karyawan yang Sering Izin?

Karyawan yang terlalu sering mengajukan izin dapat memengaruhi produktivitas tim dan operasional perusahaan secara keseluruhan.

Meskipun alasan yang disampaikan kadang bersifat pribadi atau mendesak, kebiasaan ini tetap perlu ditangani dengan pendekatan yang tepat agar tidak menjadi pola yang merugikan perusahaan.

Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menangani karyawan yang sering izin:

1. Amati Pola dan Frekuensi Izin

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah memperhatikan apakah terdapat pola khusus dari pengajuan izin yang dilakukan karyawan.

Misalnya, apakah izin sering diajukan menjelang akhir pekan, hari kejepit nasional, atau secara mendadak tanpa kejelasan.

Beberapa tindakan yang dapat dilakukan:

Meninjau data absensi dan histori izin secara berkala.
Mencatat alasan izin dan mencermati apakah terdapat pengulangan tertentu.
Melakukan pendekatan personal untuk menanyakan alasan sebenarnya di balik izin yang terlalu sering.

2. Tegaskan Prosedur Pengajuan Izin

Ketidakjelasan prosedur pengajuan izin sering kali menjadi celah yang dimanfaatkan oleh karyawan.

Oleh karena itu, penting untuk menetapkan aturan yang tegas dan transparan.

Hal-hal yang dapat diterapkan:

Menentukan batas waktu pengajuan izin (misalnya H-2 sebelum tanggal izin, kecuali keadaan darurat).
Mensyaratkan bukti pendukung untuk izin tertentu seperti sakit atau keperluan keluarga mendesak.
Menggunakan sistem digital atau aplikasi cuti untuk mempermudah proses pengajuan dan pencatatan izin seperti software absensi dari GajiHub.

3. Evaluasi Dampak Terhadap Tim

Jika karyawan terlalu mengajukan izin, hal tersebut akan meningkatkan beban kerja rekan satu tim.

Hal ini dapat menimbulkan ketidakseimbangan tanggung jawab yang pada akhirnya menurunkan moral tim.

Tindakan yang dapat dilakukan:

Berdiskusi dengan karyawan yang bersangkutan secara langsung.
Menjelaskan dampak izin yang berulang terhadap kelancaran kerja tim.
Meminta komitmen dari karyawan untuk memperbaiki frekuensi kehadirannya.

4. Libatkan Tim HR Bila Diperlukan

Jika pendekatan informal tidak membuahkan hasil, Anda dapat melibatkan tim Human Resources (HR) untuk menangani situasi secara lebih formal dan terstruktur.

Langkah yang bisa diambil:

Melakukan sesi pertemuan resmi bersama HR untuk membahas pola izin.
Memberikan surat peringatan atau catatan evaluasi bila diperlukan.
Menyusun rencana perbaikan performa yang disepakati bersama.

5. Tunjukkan Kepedulian Jika Ada Masalah Pribadi

Tidak semua karyawan yang sering izin bersikap tidak profesional.

Beberapa di antaranya mungkin sedang menghadapi masalah pribadi yang mengganggu kestabilan emosi atau fisik mereka.

Pendekatan yang dapat diterapkan:

Ajak karyawan berbicara empat mata secara pribadi.
Tanyakan apakah perusahaan dapat memberikan dukungan tertentu, seperti fleksibilitas jam kerja.
Berikan ruang bagi karyawan untuk menyesuaikan diri, tanpa mengabaikan tanggung jawab kerjanya.

6. Gunakan Software Absensi

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, perusahaan perlu mempertimbangkan penggunaan software absensi GajiHub.

Melalui software tersebut, perusahaan dapat dengan mudah melihat laporan kehadiran karyawan, termasuk izin cuti hingga keterlambatan karyawan.

Lewat laporan tersebut, perusahaan dapat menganalisis dan mengambil tindakan apabila terdapat karyawan yang diketahui sering mengajukan izin.

GajiHub juga menyediakan fitur employee self-service (ESS) yang memungkinkan karyawan untuk mengajukan cuti dengan mudah dan mengecek saldo cuti secara mandiri lewat smartphone masing-masing.

Kesimpulan

Karyawan yang terlalu sering izin dapat menjadi tantangan serius dalam kegiatan operasional perusahaan, terutama jika dilakukan tanpa alasan yang jelas.

Ketidakhadiran yang berulang ini dapat berdampak langsung pada produktivitas tim, pembagian tugas, dan bahkan semangat kerja secara keseluruhan.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk tidak menyepelekan pola absensi yang terlihat tidak wajar.

Untuk menangani situasi ini, perusahaan perlu bersikap tegas maupun tetap adil, misalnya dengan memantau pola izin, memperjelas prosedur pengajuan cuti, serta memastikan komunikasi terbuka antara atasan dan karyawan.

Dengan menerapkan kebijakan yang jelas, sistem yang transparan, dan pendekatan yang empatik, perusahaan dapat menjaga keseimbangan antara kepentingan operasional dan kebutuhan pribadi karyawan.

Langkah ini tidak hanya membantu mengurangi frekuensi izin yang berlebihan, tetapi juga membangun budaya kerja yang sehat, bertanggung jawab, dan saling menghargai.

Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan penggunaan software absensi dari GajiHub.

Melalui software ini, perusahaan dapat dengan mudah memantau pengajuan cuti, izin sakit, serta keterlambatan karyawan.

Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.