Karakteristik Key Performance Indicator (KPI) merupakan salah satu hal penting yang perlu diperhatikan untuk membuat KPI dalam rangka menjaga keberlanjutan bisnis perusahaan.
Hal ini disebabkan karena setiap keputusan yang diambil harus didasarkan pada data yang jelas dan terukur agar bisnis tetap berada di jalur yang tepat.
KPI sendiri berfungsi sebagai kompas yang mengarahkan tim pada prioritas utama perusahaan serta memastikan setiap upaya yang dilakukan memiliki dampak nyata terhadap pertumbuhan bisnis.
Dengan menggunakan KPI, tim tidak hanya dapat melacak perkembangan mereka secara objektif, tetapi juga memiliki dasar yang kuat untuk melakukan evaluasi dan perbaikan berkelanjutan.
Namun, sebenarnya bagaimana karakteristik KPI yang baik?
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas hal tersebut dan hal yang perlu dihindari saat membuat KPI.
Apa Saja Karakteristik KPI yang Tepat?
Dengan menggunakan KPI, Anda dapat memantau tujuan bisnis dan membantu tim bekerja berdasarkan data, serta mendorong mereka untuk terus melakukan perbaikan.
Namun, untuk membuat KPI secara tepat, ada beberapa karakteristik yang perlu Anda penuhi, seperti:
1. Sederhana
KPI yang efektif harus sederhana dalam 2 hal, yakni mudah dipahami dan mudah diukur.
Misalnya, KPI seperti “berapa banyak klien baru yang didapat bulan ini” mudah dimengerti dan juga mudah dihitung.
Setiap anggota tim yang terlibat harus tahu cara berkontribusi pada KPI tersebut.
Jika tujuannya jelas, seperti “menambah lebih banyak klien,” maka tim dapat mengambil keputusan yang proaktif untuk mencapai target tersebut.
Selain itu, KPI yang sederhana juga tidak boleh mengganggu operasional sehari-hari.
2. Selaras
KPI yang baik harus selaras dengan tujuan strategis perusahaan hingga ke tingkat operasional.
Artinya, KPI harus mendukung visi besar bisnis dan diterapkan dalam aktivitas harian karyawan yang menjalankannya.
Misalnya, jika perusahaan lebih berfokus pada layanan pelanggan, maka KPI yang lebih relevan adalah retensi pelanggan, bukan sekadar jumlah klien baru.
Jadi, pastikan KPI yang ditetapkan selalu mendukung tujuan utama perusahaan.
3. Relevan
KPI yang efektif harus berada dalam kendali pengambil keputusan yang tepat.
Misalnya, KPI seperti “berapa banyak produk yang terjual selama acara sampling” sebaiknya menjadi tanggung jawab manajer pemasaran.
Dengan menugaskan KPI kepada orang yang tepat, pengukuran dan hasil yang diperoleh akan lebih akurat serta lebih mudah ditindaklanjuti.
Baca Juga: Cara Membuat KPI dan Proses Melacaknya
4. Terukur
Karakteristik KPI yang baik juga harus bisa diukur agar dapat dianalisis secara objektif.
Pengukuran ini bisa bersifat kuantitatif, seperti “berapa banyak produk yang terjual bulan lalu,” atau kualitatif, seperti “seberapa besar keterlibatan karyawan dalam pekerjaannya.”
KPI kualitatif dapat dinilai menggunakan survei standar.
Pastikan KPI yang digunakan memiliki karakteristik yang jelas, seperti penjualan, pemasaran, atau kepuasan pelanggan, dan hindari pertanyaan yang terlalu umum seperti “perbaikan dalam operasional lapangan.”
5. Dapat Dicapai
Menetapkan KPI yang terlalu tinggi dan tidak realistis justru dapat membuat karyawan kehilangan motivasi.
Oleh karena itu, salah satu karakteristik KPI adalah memiliki target yang dapat dicapai.
Artinya, dibanding menetapkan tujuan besar yang tampak sulit diwujudkan, lebih baik memulai dengan target kecil dan bertahap, seperti target bulanan yang menantang tetapi tetap realistis.
Dengan begitu, karyawan tetap termotivasi, dan perusahaan dapat mencapai pertumbuhan yang diinginkan secara berkelanjutan.
Baca Juga: 12 Contoh KPI Karyawan dan Cara Mengukurnya
6. Tepat Waktu
KPI yang efektif harus memiliki periode pelaporan yang sesuai dan dianalisis dalam waktu yang tepat.
Jika laporan KPI terlalu jarang dibuat, akan sulit mendeteksi tren yang terjadi.
Sebaliknya, jika terlalu sering, data yang dikumpulkan bisa menjadi kurang bernilai. Frekuensi pelaporan harus disesuaikan dengan tingkat urgensi, biaya, dan akurasi data yang dibutuhkan.
Selain itu, pastikan hasil evaluasi segera ditindaklanjuti.
Misalnya, menggunakan data dari satu bulan tertentu di tahun lalu sebagai acuan untuk bulan depan mungkin kurang relevan karena kondisi bisnis bisa saja berubah.
7. Terlihat
KPI yang efektif harus dapat diakses oleh seluruh organisasi, meskipun tidak semua karyawan terlibat langsung dalam pencapaiannya.
Dengan membuat KPI lebih transparan, keterlibatan karyawan dalam mencapai target perusahaan akan meningkat, dan ini juga membantu menanamkan rasa tanggung jawab dalam setiap proyek yang dilakukan.
Baca Juga: 12 Contoh KPI Programmer, Manfaat, dan Cara Menghitungnya
Apa Saja Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Membuat KPI?
KPI berfungsi untuk membantu bisnis mengukur keberhasillan.
Sayangnya, banyak bisnis yang belum memahami karakteritstik KPI yang baik dengan melakukan beberapa kesaalahan tertentu.
Berikut adalah 8 kesalahan umum dalam KPI dan cara menghindarinya.
1. KPI Tidak Spesifik atau Tidak Terukur
KPI yang tidak jelas sulit untuk dievaluasi dan bisa membuat tim kehilangan arah.
Cara menghindari
- Gunakan prinsip SMART goals.
- Tetapkan angka dan jangka waktu yang jelas.
Contoh
Alih-alih “Meningkatkan bisnis,” gunakan “Meningkatkan pendapatan penjualan outbound sebesar 25% dalam satu tahun.”
2. Mengukur Terlalu Banyak Hal
Terlalu banyak KPI bisa membuat data berantakan dan sulit digunakan untuk pengambilan keputusan.
Cara menghindari
- Fokus pada KPI yang benar-benar relevan dengan tujuan bisnis.
- Sesuaikan KPI dengan strategi utama perusahaan.
Contoh
Jika fokus pada peningkatan pelanggan, ukur konversi dari uji coba gratis ke pelanggan, bukan sekadar jumlah pengunjung situs.
Baca Juga: 35 Contoh KPI Tim Marketing dan Cara Menetapkannya
3. Tidak Ada Pemilik KPI
Jika tidak ada orang yang bertanggung jawab, KPI bisa terabaikan dan tidak ada yang memantaunya.
Cara menghindari
- Tetapkan pemilik KPI di setiap departemen.
- Pastikan mereka bertanggung jawab untuk melacak dan menganalisis KPI tersebut.
Contoh
KPI retensi pelanggan bisa menjadi tanggung jawab manajer customer success.
4. Bekerja dalam Silo (Tanpa Kerjasama)
Jika KPI ditetapkan tanpa koordinasi dengan tim lain, bisa terjadi ketidakseimbangan dalam strategi bisnis.
Cara menghindari
- Diskusikan KPI dengan tim terkait dan pemangku kepentingan.
- Pastikan KPI selaras dengan visi perusahaan.
Contoh
KPI tim penjualan harus mempertimbangkan output dari tim pemasaran agar target realistis.
5. Melacak KPI Secara Manual
Menggunakan spreadsheet atau laporan manual bisa membuang waktu dan rawan kesalahan.
Cara menghindari
- Gunakan dashboard atau alat otomatisasi untuk melacak KPI secara real-time.
- Pilih alat yang fleksibel dan mudah diperbarui sesuai kebutuhan.
Baca Juga: 25 Contoh KPI Tim HR, Karakteristik, dan Tips Mengoptimalkannya
6. Terlalu Banyak Membandingkan Diri dengan Bisnis Lain
Setiap bisnis unik, jadi menetapkan KPI hanya berdasarkan standar industri bisa tidak relevan.
Cara menghindari
- Gunakan data internal sebagai dasar utama untuk menetapkan KPI.
- Jadikan benchmark industri sebagai referensi, bukan patokan utama.
7. Tidak Meninjau KPI Secara Rutin
KPI bisa menjadi tidak relevan jika tidak diperbarui sesuai dengan perkembangan bisnis.
Cara menghindari
- Jadwalkan evaluasi KPI secara berkala (misalnya, setiap kuartal).
- Sesuaikan KPI dengan perubahan strategi bisnis.
8. Tidak Mengambil Tindakan Berdasarkan KPI
Melacak KPI tanpa menindaklanjuti hasilnya hanya membuang waktu dan sumber daya.
Cara menghindari
- Analisis hasil KPI secara berkala dan cari pola tren.
- Tetapkan langkah perbaikan jika KPI tidak tercapai.
- Buat action plan yang jelas untuk meningkatkan kinerja.
Baca Juga: 25 Contoh KPI Tim Sales dan Cara Membuatnya
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa karakteristik KPI yang baik harusharus spesifik, terukur, dan selaras dengan tujuan bisnis agar benar-benar bermanfaat.
Selain itu, Anda perlu menghindari kesalahan seperti menetapkan KPI yang terlalu umum, mengukur terlalu banyak hal, atau tidak memiliki penanggung jawab KPI.
KPI yang dibuat tanpa koordinasi antar tim atau tidak ditinjau secara rutin dapat menyebabkan ketidaksesuaian dengan strategi bisnis yang berkembang.
Dalam menetapkan KPI yang efektif, perusahaan perlu melibatkan tim dalam proses penentuan KPI, serta melakukan evaluasi secara rutin.
Sementara itu, untuk membantu mengukur KPI, terutama yang berhubungan dengan tingkat kehadiran karyawan, perusahaan dapat menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub juga menyediakan 30 laporan performa karyawan yang dapat mempermudah perusahaan dalam mengevaluasi KPI karyawan.
Setiap manajer juga dapat mengakses laporan tersebut kapan pun dan di mana pun yang memudahkan proses evaluasi kinerja.
Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- 20 Cara Menjadi Karyawan yang Disayang Bos + Manfaatnya - 14 March 2025
- 7 Karakteristik KPI + 8 Kesalahan Umum Saat Menetapkan KPI - 14 March 2025
- Manajemen Perkantoran: Jenis, Fungsi, Peran, dan Tipsnya - 13 March 2025