Etika mengajukan reimbursement harus diketahui oleh perusahaan dan karyawan yang menerapkan sistem reimbursement di perusahaannya.
Etika mengajukan reimbursement ini akan menjadi acuan ketika karyawan harus mengajukan reimbursement untuk keperluan di kantor.
Seperti yang diketahui, reimbursement atau dikenal juga dengan reimburse merupakan sistem dimana karyawan akan menggunakan uang pribadi untuk keperluan bisnis dan akan dikembalikan perusahaan setelah keperluan bisnis selesai atau di akhir bulan.
Reimburse dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pencatatan karyawan karena semuanya dapat tercatat terlebih dahulu dan pembayaran akan dilakukan di akhir setelah kegiatan selesai.
Lalu apa saja etika dalam mengajukan reimbursement ini dan apa yang dimaksud reimbursement ini?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai etika mengajukan reimbursement dimana penjelasan lengkapnya dapat Anda simak di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Reimbursement?
Reimbursement atau dikenal juga dengan penggantian biaya karyawan adalah proses penggantian biaya karyawan untuk pengeluaran terkait pekerjaan yang mereka bayarkan dengan dana pribadi mereka.
Dengan kata lain, ini adalah pembayaran yang Anda berikan kepada karyawan Anda untuk membayar kembali biaya yang mereka keluarkan saat menjalankan tugas pekerjaan mereka.
Reimbursement dilakukan oleh perusahaan ketika karyawan membutuhkan dana dari kantor untuk keperluan pekerjaan namun keadaan tidak memungkinkan.
Dengan begitu, karyawan dapat menggunakan dana mereka terlebih dahulu dan pembayaran dari perusahaan dilakukan di akhir.
Baca Juga: Medical Reimbursement: Pengertian, Ketentuan, Hingga Prosedurnya
Apa Saja Jenis Biaya yang Dapat Di-reimburse?
Meskipun tidak mungkin untuk menyusun daftar lengkap dari semua biaya yang dapat diganti.
Berikut beberapa jenis biaya yang dapat dilakukan sistem reimbursement:
1. Perjalanan Bisnis
Banyak karyawan melakukan perjalanan sebagai bagian dari pekerjaan mereka.
Perjalanan bisnis dapat mencakup perjalanan untuk bertemu dengan pelanggan, klien, prospek, pemasok, distributor, dan mitra lainnya.
Perjalanan ini juga dapat melibatkan jenis pertemuan bisnis lainnya, seperti retret perusahaan, pertemuan semua karyawan, acara jaringan, konferensi, dan banyak lagi.
Jika karyawan Anda membayar sendiri untuk menutupi biaya perjalanan, biaya tersebut biasanya dapat diganti selama mereka memenuhi persyaratan yang diuraikan dalam kebijakan penggantian biaya perjalanan perusahaan Anda.
Contoh biaya perjalanan bisnis dapat meliputi:
- Biaya yang terkait dengan penerbangan: Tiket pesawat, bagasi, dokumentasi perjalanan (seperti paspor), pembelian dalam penerbangan
- Biaya yang terkait dengan mengemudi: Mobil sewaan, tarif taksi dan rideshare, bensin, biaya parkir, tol, penggantian jarak tempuh untuk penggunaan kendaraan pribadi (baik Anda memilih untuk mengganti tarif jarak tempuh standar atau biaya aktual).
- Biaya yang terkait dengan penginapan: Pemesanan hotel, sewa jangka panjang, biaya tata graha, tip.
- Biaya yang terkait dengan komunikasi: Paket data ponsel, Wi-Fi, hotspot.
- Biaya perjalanan lainnya: Tiket kereta api, ongkos kapal feri, bentuk perjalanan lainnya.
Sebagai catatan tambahan, biaya yang terkait dengan perjalanan karyawan biasanya tidak dianggap sebagai biaya bisnis.
2. Makanan dan Hiburan
Mengganti biaya makan dan hiburan karyawan terkadang bisa menjadi rumit.
Namun, secara umum, biaya-biaya ini dianggap dapat diganti jika memiliki tujuan bisnis yang jelas atau Anda dapat mengaitkannya secara langsung dengan tugas karyawan.
Biasanya, makanan yang dibeli karyawan saat bepergian dianggap dapat diganti selama tidak berlebihan.
Hal yang sama berlaku untuk makanan dan hiburan yang terkait dengan pertemuan bisnis, pertemuan pelanggan atau klien, dan aktivitas pembangunan tim.
Anda biasanya akan mengganti biaya makan di restoran, tip, dan biaya layanan.
Anda juga dapat mengganti biaya makanan siap saji, bahan makanan, atau bahan makanan jika karyawan memasak sendiri selama perjalanan.
Baca Juga: Remunerasi Adalah? Ini Jenis, Manfaat, dan Cara Menentukannya
3. Perlengkapan dan Peralatan
Jika seorang karyawan menggunakan uangnya sendiri untuk membeli perlengkapan atau peralatan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaannya, biaya tersebut sering kali dianggap sebagai biaya yang dapat diganti.
Hal ini dapat mencakup:
- Perlengkapan kantor: Pena dan pensil, kertas dan alat tulis lainnya, perlengkapan kebersihan.
- Elektronik: Komputer, monitor, printer, mesin faks, telepon bisnis atau ponsel pintar, langganan perangkat lunak.
- Peralatan dan perlengkapan: Alat pipa, alat listrik, alat pertukangan, atau alat lain yang dibutuhkan karyawan Anda.
- Seragam dan perlengkapan kerja: Termasuk biaya cuci kering atau pencucian selama perjalanan.
Banyak bisnis kecil yang menawarkan tunjangan kantor di rumah kepada karyawan jarak jauh untuk menutupi biaya ini dan biaya terkait bisnis lainnya.
Tunjangan dapat berupa pencairan satu kali atau dalam bentuk tunjangan bulanan, triwulanan, atau tahunan.
4. Pengembangan dan Pelatihan Profesional
Ketika seorang karyawan menyelesaikan pelatihan tambahan atau mempelajari keterampilan baru, hal ini dapat memberdayakan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efisien dan efektif.
Dengan pemikiran ini, banyak pemberi kerja menawarkan tunjangan pengembangan profesional kepada karyawan mereka yang dapat digunakan untuk biaya-biaya seperti:
- Biaya untuk lokakarya, kursus, sertifikat, dan bahkan gelar sarjana tingkat lanjut.
- Biaya ujian yang terkait dengan sertifikasi dan sertifikasi ulang.
- Perlengkapan pendidikan seperti buku pelajaran, langganan perangkat lunak, dan materi pendidikan lainnya.
- Kehadiran di konferensi, seminar, dan jenis acara jaringan lainnya.
Baca Juga: Cara Hitung Potongan Keterlambatan Karyawan Paling Mudah
Bagaimana Etika Mengajukan Reimbursement?
Etika mengajukan reimbursement harus dipahami oleh karyawan sebelum mereka mengajukan reimbursement dan perusahaan harus menjelaskan etika ini kepada seluruh karyawan untuk menghindari kesalahpahaman.
Berikut beberapa etika mengajukan reimbursement yang dapat menjadi panduan di perusahaan Anda:
1. Pahami Prosedur yang Dimiliki Perusahaan
Karyawan harus memahami prosedur yang dimiliki perusahaan untuk pengajuan reimbursement.
Ini terkait bagaimana cara mengajukan reimbursement, kemana harus mengajukan reimbursement, dokumen apa saja yang dibutuhkan, dan kapan reimburse dapat dilakukan.
Biasanya ini akan dijelaskan oleh perusahaan dalam rapat atau dalam peraturan perusahaan.
Jika karyawan merasa kurang jelas mengenai hal ini, karyawan bisa bertanya kepada HRD untuk lebih jelasnya.
2. Siapkan Dokumen Bukti Pembayaran
Kedua adalah menyiapkan dokumen bukti pembayaran yang akan dilakukan reimburse.
Dokumen ini dapat berupa kwitansi yang diberikan saat melakukan pembayaran.
Baca Juga: Manajemen Penggajian: Pengertian, Jenis, dan Rekomendasinya
3. Ajukan Reimbursement Tepat Waktu
Setelah melengkapi dengan bukti pembayaran, etika mengajukan reimbursement selanjutnya adalah mengajukan reimbursement tepat waktu.
Setiap perusahaan pasti memiliki aturan mengenai kapan reimbursement dapat dilakukan dan karyawan wajib memahaminya.
4. Cek Ulang
Jangan lupa cek ulang ketika Anda mengajukan reimburse kepada perusahaan.
Jangan sampai Anda salah dalam pengajuan reimbursement.
5. Terima Uang
Terakhir adalah karyawan akan menerima uang dari reimburse yang diajukan.
Jangan lupa untuk mengecek apakah jumlah uang yang diterima telah sesuai.
Baca Juga: 13 Tips Payroll Efektif dan Efisien untuk Bisnis Anda
Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan untuk Menerapkan Sistem Reimbursement?
Selain etika reimbursement yang harus dipahami oleh karyawan, perusahaan juga harus bisa memiliki cara yang mendukung sistem reimbursement, apa saja?
1. Miliki Prosedur yang Jelas
Hal pertama untuk mendukung sistem reimbursement adalah perusahaan wajib memiliki prosedur pengajuan reimbursement yang jelas.
Ini terkait bagaimana cara mengajukan reimburse dan dokumen saja yang dibutuhkan untuk mengajukan reimburse.
Ini termasuk kapan karyawan bisa mengajukan reimburse ke perusahaan dan batas akhir pengajuan reimbursement.
Dengan memiliki prosedur yang jelas nantinya karyawan akan mengetahui apa saja yang harus dilakukan untuk mengajukan reimbursement ke perusahaan sehingga mereka tidak bingung dan dapat melakukannya secara tepat.
2. Lengkapi dengan Bukti Pembayaran
Untuk mengajukan reimbursement, biasanya karyawan harus melengkapinya dengan bukti reimbursement.
Bukti ini bisa berupa kwitansi pembayaran yang diperoleh oleh karyawan atas transaksi yang dilakukan.
Bukti ini nantinya akan dilampirkan ketika karyawan mengajukan reimbuse ke perusahaan.
3. Cek Pengajuan Reimburse Karyawan
Karyawan biasanya akan mengecek kembali sebelum mengajukan reimburse ke perusahaan.
Ini dilakukan untuk memeriksa apakah nominal dan bukti pembayarannya sudah tepat.
Setelah karyawan mengajukan reimburse ke perusahaan, Anda dapat mengecek pengajuan reimbusement dari mereka, mulai dari jumlahnya dan bukti pembayarannya.
Baca Juga: Struktur Kompensasi: Jenis, Faktor, Cara Membuat, dan Contohnya
4. Lakukan Validasi Pengajuan Reimbursement
Setelah mengecek pengajuan reimbursement, perusahaan dapat melakukan validasi untuk pengajuan reimbursement.
Ini dilakukan untuk menerima bahwa reimbusement karyawan sudah diterima oleh perusahaan dan dokumennya sudah lengkap.
5. Membayarkan Dana Reimburse ke Karyawan
Terakhir, perusahaan dapat membayarkan dana reimbursement kepada karyawan.
Ini adalah proses terakhir yang dilakukan perusahaan dalam sistem pengajuan reimbursement.
Baca Juga: Laporan Gaji Karyawan: Pengertian, Komponen, dan Contohnya
Apa Saja Alternatif Selain Reimbursement?
Ketika seorang karyawan menanggung pengeluaran dengan uangnya sendiri, pada dasarnya mereka menanggung biaya perusahaan mereka dalam menjalankan bisnis.
Beberapa orang mungkin menganggap persyaratan tersebut sebagai area abu-abu secara etis, dan yang lain mungkin menganggapnya tidak adil.
Selain itu, mengelola reimbursement dapat memakan waktu, dimana bagi karyawan Anda, yang harus menyusun dan menyerahkan laporan pengeluaran.
Bagi tim sumber daya manusia atau keuangan Anda, yang harus melakukan rekonsiliasi dan menyetujui pengeluaran dan bagi bagian utang usaha Anda, yang harus melakukan pembayaran.
Dengan mempertimbangkan hal tersebut, Anda mungkin ingin mempertimbangkan beberapa alternatif berikut ini:
1. Uang Saku Per Hari
Uang saku per hari adalah jumlah harian yang Anda izinkan untuk dibelanjakan oleh karyawan, biasanya saat bepergian.
Karyawan dapat menggunakan uang saku mereka untuk membayar segala sesuatu, mulai dari makan dan transportasi hingga penginapan dan akomodasi lainnya.
Banyak bisnis lebih memilih tarif per diem dan tunjangan karena tidak memerlukan pelacakan dan persetujuan pengeluaran yang lebih rinci.
Baca Juga: 3 Cara Menghitung Gaji Karyawan, Bisnis Wajib Tahu!
2. Uang Muka
Uang muka adalah jumlah sekaligus yang diberikan kepada karyawan sebelum mereka mengeluarkan biaya.
Uang muka dapat sangat membantu ketika seorang karyawan tidak mampu atau tidak mau menanggung biaya bisnis dari kantongnya sendiri, atau ketika pemberi kerja tidak ingin meminta karyawan untuk melakukannya.
Uang muka juga dapat membantu menutupi pengeluaran ketika pedagang atau vendor tidak menerima kartu kredit perusahaan.
3. Kartu Perusahaan
Kartu perusahaan adalah kartu kredit atau kartu tagihan yang dapat digunakan karyawan untuk menutupi pengeluaran bisnis dengan dana yang telah disetujui sebelumnya.
Memberikan karyawan akses ke kartu korporat memungkinkan untuk menghindari penggantian biaya sama sekali dan bahkan dapat memberikan diskon untuk pembelian tertentu, sehingga menghemat waktu dan uang bisnis Anda dibandingkan dengan proses penggantian biaya yang panjang.
Baca Juga: 10 Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis Anda
Apa Solusi Pengajuan Reimbursement yang Mudah dan Tepat?
Sebagai perusahaan tentunya Anda ingin memiliki sistem reimbursement yang mudah dan tepat, bukan?
Sistem ini akan memudahkan Anda dan karyawan di perusahaan Anda dalam mengajukan reimbursement.
Buat Anda yang sedang mencari cara mudah dalam pengelolaan reimbursement karyawan, Anda dapat menggunakan software payroll dari GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan, termasuk untuk mengelolaan reimbursement karyawan.
Di GajiHub cara pengajuan reimburse sangatlah mudah karena dapat dilakukan melalui aplikasi yang terinstal di smartphone.
Kabar baiknya, aplikasi ini juga sudah dilengkapi untuk pengajuan lainnya seperti untuk pengajuan kasbon, pengelolaan cuti, pengelolaan penggajian karyawan, pengelolaan kehadiran karyawan, hingga untuk employee self service.
Baca Juga: Pembukuan Gaji Karyawan: Cara Membuat, dan Contohnya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai etika mengajukan reimbursement yang dapat menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa reimbursement merupakan sistem penggunaan dana pribadi karyawan terlebih dahulu untuk kemudian dikembali perusahaan di akhir setelah kegiatan dilakukan.
Jangan lupa untuk permudah pengelolaan reimbursement karyawan Anda dengan software payroll dari GajiHub.
Daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Action Plan Adalah: Komponen, Tujuan, dan Contohnya - 14 January 2025
- Pengertian, Jenis, dan Etika Mengajukan Reimbursement - 14 January 2025
- THP Adalah: Komponen, Cara Hitung, dan Contohnya - 13 January 2025