Form reimbursement merupakan salah satu dokumen penting yang digunakan perusahaan untuk mencatat dan memproses penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan.
Sayangnya, pengelolaan pengeluaran karyawan sering kali menjadi kendala karena banyaknya dokumen yang harus dikumpulkan dan diverifikasi secara manual.
Selain menyulitkan karyawan, proses ini juga menambah beban kerja tim keuangan dalam menilai pengajuan dan mencairkan pembayaran.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu memiliki sistem yang lebih efisien untuk menyederhanakan proses reimbursement agar lebih cepat dan akurat.
Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas contoh form reimbursement dan template form yang bisa diunduh secara gratis.
Download Contoh Template Form Reimbursement Gratis
Untuk memudahkan Anda, berikut contoh form reimbursement yang bisa Anda unduh secara gratis:
DOWNLOAD CONTOH FORM REIMBURSEMENT FORMAT WORD
DOWNLOAD CONTOH FORM REIMBURSEMENT FORMAT PDF
Selain dengan menggunakan contoh form reimbursesement di atas, Anda juga dapat menggunakan software HRIS dari GajiHub.
Software ini memiliki fitur reimbursement, yang dapat memudahkan karyan untuk mengajukan langsung melalui smartphone masing-masing.
Mereka hanya perlu mengunggah bukti bayar ke aplikasi GajiHub.
Perusahaan juga dapat mengatur proses approval bertingkat, misalnya mulai dari supervisor, manajer, lalu bagian finance untuk disetujui.
Dengan demikian, Anda tidak perlu repot-repot untuk membuat form reimbursement menggunakan kertas yang rawan hilang dan kesalahan.
Tertarik mencoba? Klik gambar berikut untuk cari tahu tentang GajiHub lebih lanjut:
Apa Saja Biaya yang Bisa Direimburse?
Biaya yang dapat direimburse adalah segala bentuk pengeluaran yang dilakukan karyawan atas nama perusahaan dan wajib diganti oleh perusahaan sesuai ketentuan yang berlaku.
Namun, tidak semua biaya pribadi karyawan bisa direimburse.
Hanya pengeluaran yang secara langsung berkaitan dengan kepentingan bisnis yang memenuhi syarat untuk diganti.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan menetapkan pedoman yang jelas mengenai jenis-jenis biaya yang bisa dan tidak bisa direimburse.
Berikut beberapa jenis biaya yang umumnya termasuk dalam reimbursement karyawan:
1. Biaya Perjalanan Dinas
Biaya ini mencakup tiket pesawat, transportasi ke dan dari bandara, sewa kendaraan, transportasi umum, penginapan, biaya visa, hingga pengeluaran lain yang berhubungan langsung dengan perjalanan kerja.
2. Biaya Makan dan Hiburan Bisnis
Termasuk biaya makan selama perjalanan dinas, rapat bisnis, maupun konferensi. Selain itu, biaya untuk menjamu klien atau calon pelanggan atas nama perusahaan juga dapat direimburse.
3. Biaya Pengembangan Profesional
Pengeluaran untuk pelatihan, seminar, program workshop, atau kursus yang diselenggarakan perusahaan maupun yang diwajibkan untuk meningkatkan kompetensi karyawan termasuk dalam kategori ini.
Baca Juga: Pengertian, Jenis, dan Etika Mengajukan Reimbursement
4. Pembelian Perlengkapan dan Peralatan Kantor
Setiap pembelian alat tulis, perangkat tambahan software, perangkat penyimpanan eksternal, laptop, tablet, dan perlengkapan kerja lain yang dibiayai oleh karyawan pribadi atas kebutuhan pekerjaan dapat diganti oleh perusahaan.
Beberapa perusahaan juga mengganti biaya internet atau pulsa saat karyawan bekerja di luar kota.
5. Biaya Komunikasi
Pengeluaran untuk aplikasi komunikai seperti Slack, Zoom Meeting, atau sistem komunikasi lain yang digunnakan untuk mendukung aktivitas kerja jarak jauh dapat direimburse.
6. Biaya Lain yang Masuk Kategori Reimburse
Biaya ini termasuk biaya yang masih berkaitan dengan pekerjaan, seperti asuransi kesehatan, biaya pengobatan tertentu, atau biaya bensin kendaraan pribadi saat digunakan untuk urusan pekerjaan.
Baca Juga: Medical Reimbursement: Pengertian, Ketentuan, Hingga Prosedurnya
Bagaimana Cara Membuat Form Reimbursement karyawan?
Untuk membuat form reimbursement dengan mudah, berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan:
1. Tentukan Format yang Akan Digunakan
Pilih format formulir yang paling sesuai dengan alur kerja di perusahaan.
Spreadsheet seperti Excel atau Google Sheets cocok digunakan oleh usaha kecil dengan kebutuhan sederhana.
Formulir PDF lebih terlihat profesional dan dapat diisi secara digital. Dokumen Word mudah dibuat, tetapi lebih sulit untuk distandarkan.
Selain itu, Anda juga bisa menggunakan fitur reimbursement yang biasanya sudah termasuk ke dalam software HRIS yang dapat mengotomatiskan seluruh proses.
Setiap pilihan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, baik dari segi kemudahan akses, kemudahan penggunaan, maupun integrasi dengan sistem yang sudah ada di perusahaan.
2. Buat Kategori Pengeluaran
Selanjutnya, tentukan kartegori pengeluaran untuk mempermudah proses pencatatan dan pelaporan.
Beberapa contoh kategori yang umum digunakan antara lain biaya perjalanan (seperti taksi atau transportasi online), makan bersama klien, perlengkapan kantor, pelatihan atau pengembangan profesional, serta kategori ‘lain-lain’.
Pengelompokan ini akan memudahkan perusahaan dalam memantau pengeluaran dan mengatur anggaran.
Baca Juga: Reimburse Adalah: Jenis dan Cara Klaim Reimburse Paling Mudah
3. Sertakan Informasi Kebijakan Reimbursement
Tambahkan informasi mengenai ketentuan reimbursement di dalam template.
Informasi tersebut bisa mencaku:
- Batas waktu pengajuan (misalnya: “Harap ajukan dalam waktu 30 hari setelah transaksi”
- Ketentuan mengenai bukti pembayaran
- Batas nominal yang memerlukan persetujuan khusus, serta daftar pengeluaran yang tidak dapat direimburse.
Bagian ini penting untuk mencegah terjadinya pelanggaran kebijakan atau pengajuan yang tidak sesuai.
4. Susun Layout Formulir dengan Rapi
Saat membuat form reimbursement, letakkan informasi yang paling penting di bagian atas.
Sebaiknya tampilkan kebijakan reimbursement di halaman pertama, kemudian formulir pengajuan di halaman berikutnya.
Kelompokkan kolom isian berdasarkan jenis informasi, dan beri petunjuk yang jelas untuk setiap bagian.
Tujuannya agar formulir mudah dipahami dan diisi oleh karyawan tanpa membingungkan.
Baca Juga: 20 Fitur Penting yang Harus Dimiliki HRIS
5. Tambahkan Rumus Perhitungan Otomatis
Untuk template dalam bentuk spreadsheet, tambahkan rumus yang dapat menghitung subtotal setiap kategori, seperti:
- Pengeluaran
- Jumlah total reimbursement
- Konversi mata uang bila diperlukan
- Perhitungan lainnya sesuai kebutuhan perusahaan
Dengan adanya perhitungan otomatis, risiko kesalahan dapat diminimalisir dan proses kerja menjadi lebih efisien.
6. Lakukan Uji Coba Sebelum Digunakan
Sebelum template resmi diterapkan, lakukan uji coba dengan meminta beberapa karyawan menggunakannya untuk mengajukan reimbursement.
Mintalah masukan mengenai sejauh mana template tersebut mudah dipahami, diisi, dan digunakan.
Pastikan juga template dapat diakses dengan baik melalui berbagai perangkat, baik komputer maupun ponsel.
Baca Juga: 12 Rekomendasi Aplikasi Payroll Restoran dan Cara Memilih
Bagaimana Kriteria Reimbursement yang Valid?
Dalam proses reimbursement, penting bagi Anda untuk memastikan validitas pengajuannya.
Selain dapat mencegah pemborosan budget, hal ini juga membantu meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Proses validasi pengeluaran karyawan menjadi semakin penting saat tim keuangan harus memeriksa klaim reimbursement sebelum dana dikembalikan kepada karyawan.
Berikut beberapa kriteria yang menentukan apakah suatu pengeluaran bisnis karyawan dinyatakan valid atau tidak:
1. Tujuan Pengeluaran Jelas
Setiap pengeluaran harus memiliki tujuan yang dapat dijelaskan oleh karyawan.
Apabila pengeluaran tidak memiliki tujuan yang jelas atau tidak berkaitan dengan kepentingan perusahaan, maka validitasnya bisa dipertanyakan.
Misalnya, membeli kopi bisa dinyatakan valid apabila memang digunakan untuk menjamu calon klien, bukan untuk konsumsi pribadi tanpa kepentingan bisnis.
2. Kebutuhan Akan Pengeluaran Tersebut
Meskipun tujuan pengeluaran sudah jelas, hal tersebut belum tentu cukup untuk menjadikannya sebagai biaya yang layak direimburse.
Tim keuangan perlu memastikan apakah pengeluaran tersebut memang diperlukan sesuai dengan situasi dan kebutuhan pekerjaan.
Contohnya, klaim reimbursement untuk biaya transportasi menuju kantor bisa dianggap tidak perlu apabila karyawan tidak diharuskan hadir secara fisik.
3. Bukti Transaksi yang Lengkap
Tanpa bukti transaksi atau dokumen pendukung yang relevan, proses reimbursement akan sulit diproses.
Meski ketentuan ini bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan, pada umumnya karyawan tetap diwajibkan melampirkan struk atau bukti pembayaran saat mengajukan klaim.
Hal ini untuk memastikan transaksi benar-benar terjadi dan sesuai dengan tujuan pengeluaran.
Baca Juga: Template Laporan HRD Mingguan, Komponen & Cara Membuat
4. Kewajaran Nominal Pengeluaran
Tim finance juga akan memeriksa besaran biaya yang dikeluarkan dan menilai apakah jumlahnya wajar serta bisa dipertanggungjawabkan.
Sebagai contoh, pembelian tiket pesawat dengan harga dua kali lipat lebih mahal dari harga normal tanpa alasan yang jelas kemungkinan tidak akan disetujui.
5. Pengeluaran Menggunakan Dana Pribadi
Pengeluaran hanya dapat direimburse apabila dikeluarkan menggunakan dana pribadi karyawan.
Apabila sebelumnya karyawan sudah menerima uang muka atau cash advance dari perusahaan, pengeluaran yang menggunakan dana tersebut tidak dapat diajukan reimbursement kembali.
Karyawan wajib dapat membuktikan bahwa transaksi dilakukan dengan uang pribadi.
6. Pelaporan Pengeluaran Tepat Waktu
Umumnya perusahaan memiliki ketentuan waktu pelaporan pengeluaran yang harus dipenuhi oleh karyawan.
Hal ini bertujuan agar proses reimbursement dapat berjalan lancar.
Jika pengeluaran dilaporkan terlambat melebihi batas waktu yang ditentukan, klaim reimbursement berisiko tidak diproses atau ditolak.
Baca Juga: Contoh Laporan Perjalanan Dinas, Struktur, dan Cara Membuat
Bagaimana Contoh Form Reimbursement?
Sebagai gambaran, berikut beberapa contoh form reimbursement:
Contoh Form Reimbursement Operasional Perusahaan
Contoh Form Reimbursement Perjalanan Dinas
Kesimpulan
Berdasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa form reimbursement merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai sarana bagi karyawan untuk mengajukan penggantian biaya atas pengeluaran pribadi yang berkaitan dengan aktivitas pekerjaan.
Agar prosesnya berjalan tertib dan sesuai aturan, perusahaan perlu menyediakan formulir dengan format yang jelas, mudah diisi, serta memuat ketentuan dan kategori pengeluaran yang berlaku.
Selain itu, perusahaan juga dapat mempertimbangkan penggunaan fitur reimbursement yang dimiliki oleh software HRIS dari GajiHub.
Melalui fitur tersebut, Anda tidak perlu repot-repot dalam membuat form reimbursement dan prosesnya menjadi lebih praktis.
Tak hanya itu, GajiHub juga dapat membantu tim HR dalam pengelolaan payroll, absensi, dan berbagai tugas administrasi lainnya.
Tertarik mencoba? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.
- Download Contoh Form Reimbursement Gratis - 3 July 2025
- 11 Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Absensi dan Manfaatnya - 2 July 2025
- 7 Strategi Penggajian, Komponen, dan Tipsnya - 2 July 2025