Cara Mengatasi Overhiring dan Tips Mencegahnya

Overhiring atau rekrutmen yang berlebihan dapat membuat perusahaan mengeluarkan biaya operasional yang lebih besar.

Selain itu, kondisi ini juga bisa menurunkan semangat kerja tim karena beban kerja menjadi tidak seimbang atau peran karyawan terasa tumpang tindih.

Jika dibiarkan, masalah ini bisa memengaruhi produktivitas dan stabilitas keuangan perusahaan.

Itulah mengapa perusahaan perlu memahami cara mengatasi overhiring.

Dengan mengenali tanda-tandanya sejak awal, perusahaan dapat mengambil langkah pencegahan yang tepat.

Pada artikel kali ini, GajiHub akan membahas cara mengatasi overhiring, tanda, dampak, dan penyebabnya.

Daftar isi show

Apa yang Dimaksud dengan Overhiring?

Overhiring adalah kondisi ketika perusahaan merekrut lebih banyak karyawan daripada yang sebenarnya dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan saat ini atau proyeksi pertumbuhan di masa depan.

Situasi ini biasanya terjadi karena perkiraan bisnis yang terlalu optimis, rencana ekspansi yang terlalu cepat, atau keinginan perusahaan untuk menyiapkan talenta lebih banyak demi peluang yang mungkin datang di kemudian hari.

Meskipun memiliki tenaga kerja tambahan terlihat menguntungkan, overhiring justru bisa menimbulkan berbagai masalah.

Kondisi ini sering menyebabkan biaya tenaga kerja meningkat, produktivitas menurun, bahkan berujung pada pemutusan hubungan kerja jika pertumbuhan yang diharapkan tidak terjadi.

Dampak overhiring bisa dirasakan oleh perusahaan maupun karyawan.

Bagi perusahaan, overhiring dapat membebani kondisi keuangan dan menimbulkan ketidakefisienan operasional.

Sementara bagi karyawan, situasi ini bisa menurunkan kepuasan kerja dan menambah stres akibat peran yang tidak jelas atau kurangnya tugas yang bermakna.

Untuk mencegah overhiring, perusahaan perlu melakukan perencanaan tenaga kerja yang cermat dan strategi rekrutmen yang tepat.

Langkah ini mencakup evaluasi kebutuhan yang ada, proyeksi pertumbuhan yang realistis, serta mempertimbangkan alternatif seperti karyawan kontrak atau outsourcing untuk mengatasi beban kerja yang fluktuatif.

Apa Saja Tanda-Tanda Overhiring?

Sebagai HR, Anda mungkin terlalu sibuk mengurus hal teknis, seperti membuat jadwal mingguan, mengatur jadwal shift, atau memproses gaji, sampai tidak sadar kalau sebenarnya jumlah karyawan sudah berlebihan.

Berikut beberapa tanda yang perlu Anda perhatikan:

1. Banyak Waktu Libur yang Tidak Direncanakan

Tanda pertama biasanya terlihat dari pola libur yang tidak biasa.

Dari sisi karyawan, mereka mungkin mulai sering izin sakit atau tiba-tiba tidak masuk kerja.

Alasannya bisa karena merasa tidak terlalu dibutuhkan, bosan, atau bahkan mengalami burnout.

Menariknya, burnout tidak selalu muncul karena kebanyakan kerja, tetapi juga karena terlalu sedikit pekerjaan sehingga karyawan merasa tidak ada gunanya berada di tempat kerja.

Dari sisi perusahaan, tanda ini terlihat ketika Anda harus menyuruh karyawan pulang lebih cepat atau membatalkan shift karena pekerjaan terlalu sedikit, yang tetap akan merugikan bisnis.

Di beberapa daerah, Anda mungkin tetap wajib membayar upah minimum untuk karyawan, meskipun mereka tidak bekerja penuh.

Jadi, Anda tetap mengeluarkan biaya tanpa mendapatkan hasil kerja yang sebanding.

2. Semangat Kerja Menurun

Overhiring juga bisa membuat suasana kerja jadi kurang sehat, karena karyawan yang biasanya sibuk, kini justru merasa kurang punya tugas.

Akibatnya, mereka bisa kehilangan motivasi dan keterlibatan.

Tanda-tandanya antara lain meningkatnya ketidakhadiran, sering tukar shift, atau karyawan terlihat tidak bersemangat menjalankan tugas.

Bahkan, karyawan yang biasanya paling positif bisa mulai bersikap sinis atau mengabaikan rekan kerja.

Jika dibiarkan, suasana negatif ini bisa memengaruhi seluruh tim.

3. Produktivitas Ikut Turun

Banyak orang mengira kelebihan karyawan akan membuat pekerjaan lebih cepat selesai.

Kenyataannya, justru sebaliknya.

Karyawan yang tidak punya cukup pekerjaan bisa merasa “nganggur” dan akhirnya bekerja seadanya.

Alih-alih mengambil inisiatif, misalnya membersihkan area kerja atau mengerjakan tugas tambahan, mereka mungkin merasa tidak ada gunanya berusaha lebih.

Dampaknya, produktivitas tim menurun secara keseluruhan.

4. Potensi PHK Meningkat

Tanda paling serius dari overhiring adalah kebutuhan melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK).

Hal ini tentu menjadi keputusan sulit bagi bisnis mana pun, baik perusahaan besar maupun usaha kecil.

Namun jika jumlah karyawan jauh lebih banyak daripada kebutuhan, PHK sering kali menjadi langkah terakhir untuk menjaga keberlangsungan bisnis.

Mengapa Overhiring dapat Merugikan Perusahaan?

Overhiring atau rekrutmen berlebihan bisa membawa banyak masalah untuk perusahaan.

Dampaknya terasa di hampir semua bagian bisnis, seperti:

1. Biaya Operasional Meningkat

Semakin banyak karyawan, semakin besar biaya yang harus dikeluarkan.

Mulai dari gaji, tunjangan, hingga benefit lainnya.

Jika pertumbuhan bisnis tidak sejalan, biaya ini bisa jadi beban berat bagi keuangan perusahaan.

2. Produktivitas Menurun

Kebanyakan karyawan justru bisa membuat pekerjaan jadi tidak merata.

Banyak orang yang akhirnya kurang pekerjaan, merasa tidak penting, dan kehilangan motivasi.

Akibatnya produktivitas turun, dan angka karyawan turnover jadi meningkat.

3. Sumber Daya Jadi Terbatas

Ruang kantor, peralatan kerja, bahkan anggaran bisa jadi tidak cukup. Padahal semua ini penting supaya bisnis tetap berjalan lancar.

4. Budaya Perusahaan Melemah

Tim yang terlalu besar atau sering berubah-ubah membuat suasana kerja sulit dijaga, sehingga rasa kebersamaan berkurang dan kerja sama antaranggota tim jadi kurang solid.

5. Risiko Salah Rekrut

Ketika perusahaan buru-buru merekrut demi memenuhi kebutuhan, risiko salah pilih karyawan makin tinggi.

Hal ini bisa membuat perusahaan keluar biaya dan waktu tambahan untuk memperbaiki keputusan rekrutmen yang keliru.

Apa Saja Penyebab Umum Overhiring?

Agar bisa mencari cara mengatasi overhiring, penting untuk memahami penyebabnya terlebih dahulu.

1. Peran dan Tanggung Jawab Tidak Jelas

Tanpa kejelasan jobdesk, perusahaan cenderung menambah karyawan untuk menutup “celah” yang sebenarnya bisa diatasi dengan pembagian kerja yang lebih rapi.

Akibatnya pekerjaan tumpang tindih dan jadi tidak efisien.

2. Tekanan Mengejar Target Pertumbuhan

Perusahaan yang sedang ekspansi sering merasa harus menambah banyak karyawan agar bisa memenuhi permintaan.

Jika pertumbuhan ini ternyata tidak berkelanjutan, perusahaan berisiko menanggung beban karyawan yang berlebihan.

3. Takut Kekurangan Karyawan

Manajer yang khawatir kekurangan tenaga sering memilih menambah staf lebih banyak dari yang diperlukan, padahal masalah yang ditakutkan belum tentu terjadi.

4.Salah Perkiraan Pasar Talenta

Kurangnya pemahaman tentang kondisi pasar tenaga kerja bisa membuat perusahaan salah perhitungan.

Misalnya, merasa tenaga kerja yang dicari sulit ditemukan, sehingga merekrut lebih banyak orang daripada yang benar-benar dibutuhkan.

5. Proses Rekrutmen Kurang Efisien

Jika proses rekrutmen tidak berjalan optimal, perusahaan bisa salah menilai kebutuhan dan merekrut terlalu banyak orang.

Bagaimana Strategi Menghindari Overhiring?

Cara terbaik untuk mengatasi overhiring adalah dengan mencegahnya sejak awal.

Dengan strategi yang tepat, perusahaan bisa memastikan jumlah karyawan selalu sesuai kebutuhan.

1. Gunakan Kontraktor atau Freelancer

Saat ada target baru atau proyek besar, perusahaan tidak selalu harus merekrut karyawan tetap.

Alternatif yang lebih hemat biaya adalah mempekerjakan kontraktor atau freelancer.

Mereka hanya dibayar untuk proyek yang dikerjakan, tanpa menambah beban gaji bulanan.

Selain itu, pekerjaan biasanya ditangani oleh orang yang memang ahli di bidangnya, sehingga hasilnya bisa lebih cepat dan maksimal.

Menggunakan freelancer juga membantu perusahaan menilai apakah posisi tersebut perlu dijadikan karyawan tetap di masa depan.

2. Tawarkan Kerja Remote

Jika ruang kantor terbatas, memberikan opsi kerja remote bisa jadi solusi.

Karyawan jarak jauh bisa membantu mengurangi beban tim yang ada tanpa membuat kantor semakin penuh.

Selain itu, kerja remote bisa meningkatkan kepercayaan antara perusahaan dan karyawan sekaligus memberi fleksibilitas yang lebih besar.

3. Komunikasi Terbuka dengan Tim

Sebelum menambah karyawan, ajak tim berdiskusi tentang beban kerja mereka.

Tanyakan apakah mereka merasa kewalahan atau justru pekerjaannya masih bisa ditangani.

Masukan dari tim bisa membantu manajemen menilai apakah rekrutmen benar-benar diperlukan atau cukup dengan mengatur ulang pembagian tugas.

4. Rekrut dengan Selektif

Jika memang harus merekrut karyawan baru, lakukan dengan hati-hati. Periksa kembali kualifikasi dan pengalaman kandidat sebelum memutuskan.

Pastikan orang yang dipilih bisa bekerja dengan baik, cocok dengan budaya perusahaan, dan memberi dampak positif.

Salah merekrut bukan hanya menghabiskan waktu, tapi juga bisa membuang biaya.

Bagaimana Cara Mengatasi Overhiring Saat Terjadi?

Menghadapi situasi overhiring dapat membuat stres.

Untungnya, kondisi ini masih bisa diperbaiki jika ditangani dengan langkah yang tepat.

1. Akui dan Evaluasi Situasi

Langkah pertama adalah mengakui bahwa overhiring memang terjadi.

Anda dapat melihat dampaknya terhadap perusahaan, evaluasi beban kerja saat ini, dan pastikan apakah memang butuh tambahan karyawan atau tidak.

2. Cari Tahu Penyebabnya

Tinjau ulang proses rekrutmen, periksa deskripsi pekerjaan, dan evaluasi strategi perekrutan yang digunakan.

Temukan penyebab utama terjadinya overhiring supaya tidak mengulang kesalahan yang sama di masa depan.

3. Komunikasi dengan Karyawan

Ajak tim berdiskusi untuk mengetahui apakah mereka masih sanggup menangani tanggung jawab tambahan.

Jelaskan langkah-langkah yang sedang dilakukan perusahaan dan mintalah masukan dari mereka terkait solusi yang mungkin diterapkan.

4. Pertimbangkan Alternatif

Gunakan kontraktor atau freelancer untuk proyek sementara atau kebutuhan keterampilan tertentu.

Hal ini dapat menjadi cara yang lebih hemat biaya dibanding merekrut karyawan tetap dan bisa membantu perusahaan lebih fleksibel.

5. Tinjau Ulang Deskripsi Pekerjaan

Pastikan deskripsi pekerjaan sesuai dengan tanggung jawab dan kebutuhan sebenarnya.

Hal ini dapat membantu menarik kandidat yang tepat dan memastikan karyawan baru bisa berkontribusi maksimal.

6. Evaluasi Strategi Rekrutmen

Periksa lagi proses rekrutmen dari awal.

Pastikan lowongan kerja ditulis jelas dan proses seleksi benar-benar menyaring kandidat sesuai kualifikasi yang dibutuhkan.

7. Pantau dan Sesuaikan

Cara mengatasi overhiring selanjutnya adalah terus pantau perkembangan setelah strategi baru diterapkan.

Lihat apakah langkah-langkah ini efektif mengurangi overhiring dan jangan ragu melakukan penyesuaian bila diperlukan.

8. Lakukan PHK Jika Terpaksa

Jika semua langkah sudah dicoba tapi perusahaan tetap kelebihan karyawan, PHK bisa menjadi opsi terakhir.

Namun, sebelum itu pertimbangkan alternatif seperti mengurangi jam kerja, pemotongan gaji, atau menawarkan pengunduran diri sukarela.

Jika PHK harus dilakukan, pastikan prosesnya dijalankan dengan hati-hati dan empati:

Lakukan analisis untuk menentukan posisi mana yang tidak lagi dibutuhkan.
Jelaskan alasan PHK secara terbuka dan beri kesempatan karyawan bertanya.
Pastikan semua proses sesuai ketentuan, termasuk pemberitahuan resmi dan pesangon.
Sediakan bantuan seperti konseling karier, bimbingan mencari kerja, atau layanan penempatan kerja.

Menghadapi overhiring merupakan hal yang berat, tapi dengan langkah yang tepat dan komunikasi yang terbuka, perusahaan bisa meminimalkan dampak negatif bagi karyawan dan bisnis.

Kesimpulan

Bedasarkan artikel di atas, dapat diketahui bahwa overhiring adalah masalah yang bisa memberikan dampak serius bagi perusahaan, mulai dari meningkatnya biaya operasional, menurunnya produktivitas, hingga risiko PHK.

Penyebabnya beragam, seperti peran yang tidak jelas, salah perhitungan kebutuhan tenaga kerja, atau dorongan ekspansi yang terlalu cepat.

Oleh karena itu, perusahaan perlu mengenali tanda-tanda overhiring dengan cepat, seperti menurunnya semangat kerja, produktivitas yang melambat, dan meningkatnya potensi PHK sebelum dampaknya semakin besar.

Untuk mengatasi overhiring, perusahaan dapat mempertimbangkan penggunaan software HRIS dari GajiHub.

Melalui software ini, tim HR dapat secara otomatis mengelola urusan karyawan, mulai dari absensi, payroll, hingga penghitungan PPh 21.

Dengan berbagai otomatisasi tersebut, perusahaan bisa lebih fokus dalam menyusun strategi terkait rekrutmen dan mencegah terjadinya overhiring yang dapat merugikan perusahaan.

Tertarik mencoba GajiHub? Kunjungi tautan ini dan dapatkan coba gratis hingga 14 hari.

Author
Recent Posts

Amelia

Penulis sekaligus pemilik bisnis B2B. Tertarik dengan penulisan terkait HR, Undang Undang Tenaga Kerja, dan pengembangan karier. Amel juga sedang mengambil sertifikasi CHRMP.