Pengertian approval menjadi hal yang penting untuk dipahami di dunia kerja.
Kata approval atau approve sering digunakan ketika berharapan dengan klien.
Tujuannya adalah untuk menunjukkan kesan profesional, khususnya ketika berhubungan dengan suatu proyek atau tugas.
Approval atau approve ini memiliki arti menyetujui atau menerima, namun dalam konteks bisnis kata ini memiliki arti menyetujui rencana atau ide.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai approval atau approve mulai dari pengertian approve, aspek, contoh, dan juga cara menggunakannya.
Untuk penjelasan lebih lengkapnya Anda dapat menyimaknya di bawah ini:
Apa Pengertian dari Approval?
Pengertian approval adalah proses yang terdiri dari rangkaian langkah atau prosedur di mana dirancang untuk memastikan setiap keputusan atau tindakan penting telah melalui berbagai tinjauan dan persetujuan.
Dalam melakukan approval terdapat berbagai tingkat persetujuan mulai dari tingkat individu atau kelompok yang berwenang, seperti manajer, direktur, ataupun pemilik dari proyek.
Tujuan dari approval ini adalah untuk memastikan keakuratan, kepatuhan, dan juga optimalisasi sumber daya ketika mengambil suatu keputusan.
Dengan adanya proses approval ini, perusahaan dapat mengurangi terjadinya kesalahan, meningkatkan transpanrasi, hingga untuk memastikan setiap keputusan yang diambil telah dipertimbangkan secara mata dalam berbagai aspek.
Dengan adanya approval ini juga perusahaan dapat menjaga integritas dan efisiensi operasional, memastikan setiap tindakan atau proyek yang dilakukan telah mendapatkan validasi yang mendukung kesuksesan program.
Selain itu, untuk beberapa kasus, proses approval juga dapat membantu untuk mencegah terjadinya kesalahan atau kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
Baca Juga: 10 Contoh MoU dan Download Template Gratisnya
Apa Saja Aspek yang Ada dalam Approval?
Selain memahami pengertian approval, apakah Anda sudah memahami apa saja aspek yang ada di dalam approval?
Berikut 5 aspek penting di dalam proses approval yang penting untuk Anda pahami:
1. Submissions
Aspek yang pertama adalah submissions di mana ini digunakan pada pekerjaan yang melalui proses persetujuan.
Biasanya perusahaan memberikan syarat yang harus diikuti di dalamnya.
Sebelum pekerjaan masuk ke dalam proses persetujuan, pekerjaan tersebut harus diserahkan ke divisi yang sesuai di mana biasanya dilakukan dalam disposisi.
Submission ini dapat berasal dari banyak sumber, tergantung pada tujuan dari perusahaan ataupun departemen.
Baca Juga: 20 Cara Membangun Team Work dan Manfaatnya
2. Approvers
Approvers merupakan karyawan atau kelompok yang memberikan persetujuan atau menolak pekerjaan ketika pekerjaan tersebut melalui proses persetujuan.
Dalam aspek ini mereka memberikan keputusan apakah pekerjaan harus kembalikan kepada orang yang mengirimkannya untuk diedit atau pekerjaan tersebut harus diproses ke pihak approver lainnya.
Pada approver terakhir dapat diputuskan apakah pekerjaan tersebut siap dipublikasikan atau diterima.
3. Permissions
Permissions atau izin menentukan pihak mana yang dapat melihat, menyunting, dan memberikan persetujuan mengenai pekerjaan.
Di sini penting untuk menerapkan izin kepada setiap approver dan pembuat pekerjaan karena ada beberapa pekerjaan yang di dalamnya mengantung informasi atau data yang sensitif di mana hanya orang-orang tertentu yang boleh mengubahnya.
Baca Juga: Collaborative Hiring: Manfaat, Strategi, dan Tantangannya
4. Due Dates
Due dates merupakan tanggal jatuh tempo.
Dalam approval penting untuk menetapkan tanggal jatuh tempo bagi approver.
Ini dilakukan untuk menjaga aliran kerja dan memastikan semua approver memiliki waktu yang cukup untuk menilai pekerjaan secara keseluruhan sebelum memutuskan menyetujui atau menolaknya.
Untuk menetapkan tanggal jatuh tempo, Anda harus terlebih dahulu memahami tanggal jatuh tempo akhir di mana perusahaan menghadapkan untuk publikasi atau menerima pekerjaan.
5. Records and Logs
Dalam proses approval, penting untuk menyimpan catatan dan log setiap tahapan untuk membantu melihat efisiensi dan efektivitas proses.
Catatan dan log ini dapat membantu Anda untuk memeriksa bagian kesalahan yang dpaat terjadi ketika pekerjaan mengalir dari satu approver ke approver lainnta,
Ini membuat proses persetujuan menjadi lebih transparan bagi setiap pihak yang terlibat di dalamnya.
Baca Juga: Apa Itu MoU: Pengertian, Ciri-ciri, dan Contoh MoU yang Baik dan Benar
Apa Saja Contoh dalam Proses Approval?
Berikut 4 contoh dari proses approval yang ada di lingkungan kerja:
1. Invoice Approval
Invoice approval merupakan persetujuan yang berkaitan dengan pembayaran pada faktur yang diterima.
Proses ini melibatkan berbagai pihak di dalamnya, mulai dari bagian akuntansi hingga bagian manajemen keuangan.
2. Budget Approval
Budget approval merupakan proses persetujuan rencana keuangan untuk proyek ataupun aktivitas tertentu.
Proses ini terdiri dari beberapa tingkatan otoritasi dan juga melibatkan banyak departemen yang ada di dalam perusahaan.
Baca Juga: Hubungan Interpersonal: Manfaat dan Cara Meningkatkannya
3. Content Approval
Content approval berkaitan dengan pembuatan konten, yang diperlukan proses persetujuan terhadap materi yang akan dipublikasi, misalnya pada artikel, presentasi, hingga materi pemasaran.
Di dalam proses ini perlu keterlibatan berbagai divisi yang ada di perusahaan, mulai dari divisi pemasaran, komunikasi, hingga editorial.
4. Design Approval
Design approval merupakan proses persetujuan yang berkaitan dengan desain ataupun tata letak yang diusulkan untuk produk ataupun proyek tertentu.
Dalam proses ini melibatkan berbagai departemen yang ada di dalam organisasi, seperti tim desain, pemasaran, dan juga tim manajemen proyek.
Baca Juga: Pengertian Koordinasi, Manfaat, Jenis, dan Tips Meningkatkannya
Bagaimana Cara Membuat Approval?
Untuk membuat approval, berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan:
1. Menentukan Tugas yang Diminta Persetujuan
Langkah pertama yang dapat dilakukan adalah dengan menentukan tugas apa saja yang dibutuhkan persetujuan sebelum dijalankan atau dipublikasi.
Di sini penting bagi Anda untuk menentukan secara jelas apa saja yang diharapkan dari tugas atau project dan bagaimana penilaian keberhasilannya.
2. Menetapkan PIC dan Tanggal Jatuh Tempo
Kedua, dengan menetapkan PIC dan juga tanggal jatuh tempo.
Di sini Anda dapat menetapkan siapa saja pihak yang bertanggung jawab dalam memberikan persetujuan dan siapa saja yang diberikan hak akses untuk menjalankan tugas.
Anda juga dapat mengatur tanggal jatuh tempo untuk setiap tahap persetujuan sehingga semua pihak yang terlibat memiliki waktu yang cukup untuk menyelesaikan setiap tugas yang diberikan.
Baca Juga: Koordinasi Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Meningkatkannya
3. Buat Alur Proses
Langkah ketiga adalah dengan membuat alur proses di mana ini dapat dibuat dari pengajuan hingga persetujuan akhir.
Buatlah lengkap dengan daftar tugas dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.
4. Menentukan Kriteria
Berikutnya adalah dengan menentukan kriteria di mana ini jadi bagian penting dilakukan.
Jadi Anda bisa mengetahui apa saja kriteria dan persyaratan untuk mendapatkan persetujuan, misalnya dari kelengkapan dokumen yang ada.
Baca Juga: 10 Tips Membangun Manajemen Tim di Lingkungan Kerja
5. Memilih Sistem atau Alat
Sebagai langkah memudahkan pengelolaan dan pelacakan proses approval, penting bagi perusahaan untuk menggunakan sistem yang dapat mendukung otomatisasi alur approval.
Misalnya melalui aplikasi Employee Self SErvice dari GajiHub di mana dengan aplikasi ini, Anda bisa dengan mudah mengajukan permintaan dan pihak manajer dapat menyetujui secara efisien.
6. Mengimplementasikan dan Menguji Coba
Selanjutnya adalah dengan mengimplementasikan dan menguji coba.
Pada langkah ini Anda dapat mulai menjalankan proses yang telah dirancang sebelumnya dan lakukan uji coba guna identifikasi apa saja yang menjadi tantangan dalam proses approval.
Baca Juga: Managing Partner: Tugas, Skill Penting, dan Bedanya dengan CEO
7. Melakukan Pelatihan dan Sosialisasi
Ketujuh adalah dengan melakukan pelatihan dan sosialisasi.
Anda dapat melakukan pelatihan dan sosialisasi ini kepada semua pihak yang terlibat.
Ini dilakukan untuk memastikan bahwa pihak-pihak ini dapat memahami proses approval yang sedang berjalan dan tata cara menggunakan alat-alatnya.
8. Mengevaluasi
Tahap kedelapan adalah dengan melakukan evaluasi atas pekerjaan yang telah dilakukan.
Ini dilakukan untuk menilai efektivitas dari proyek yang telah dilakukan.
Anda juga dapat mengumpulkan umpan balik yang dapat meningkatkan proses.
9. Melakukan Dokumentasi
Langkah terakhir adalah dengan melakukan dokumentasi.
Ini dilakukan setelah semua proses approval selesai dilakukan.
Pastikan semua persetujuan yang diterima didokumentasikan dengan baik dan disimpan untuk keperluan audit atau referensi di masa yang akan datang.
Baca Juga: Arti Follow Up dalam Dunia Kerja dan Cara Melakukannya
Bagaimana Peran Teknologi dalam Approval?
Untuk mendukung efektivitas proses approval, dibutuhkan peran teknologi di dalamnya.
Dengan adanya teknologi ini, Anda dapat membuat keseluruhan proses approval dilakukan melalui perencanaan dan juga proses yang sederhana.
Berikut 3 peran penting teknologi dalam memudahkan proses approval di perusahaan Anda:
1. Efisiensi Alur Kerja
Pertama, dengan penggunaan teknologi Anda dapat membuat alur kerja menjadi lebih efisien.
Ini dikarenakan waktu yang dibutuhkan untuk menyetujui suatu dokumen dapat dipangkas secara signifikan.
Tentu saja dengan cara ini Anda dapat mengurangi waktu yang dihabiskan untuk memproses persetujuan dan membuat waktu tindakan dapat dipercepat.
Baca Juga: Group Interview: Arti, Kelebihan dan Kekurangan, Hingga Tips Suksesnya
2. Proses Pembayaran Dapat Lebih Cepat
Kedua, dapat mempercepat proses pembayaran.
Dengan adanya teknologi, dokumen ataupun pekerjaan yang disetujui secara otomatis dapat memudahkan proses pembayaran.
3. Kesalahan Dapat Diminimalisir
Dengan adanya teknologi seperti ESS (employee self service) dari GajiHub Anda juga dapat meminimalisir kesalahan.
Jadi Anda tidak perlu khawatir terjadi ketidaksinkronan antar departemen ataupun mengalami kebingungan di dalam proses persetujuan.
Baca Juga: Download Surat Perjanjian Kesepakatan, Contoh dan Templatenya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai pengertian approval yang dapat menjadi referensi Anda.
Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa pengertian approval adalah rangkaian prosedur yang dilakukan untuk memastikan setiap tindakan telah melalui berbagai tinjauan.
Dalam dunia kerja approval ini menjadi hal yang sangat familiar, baik untuk kebutuhan invoice, budget, content, hingga desain.
Untuk memudahkan proses approval di perusahaan Anda, pastikan Anda mendukungnya dengan menggunakan teknologi terbaik seperti sistem HRIS dari GajiHub.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk mendukung kemudahan pengelolaan karyawan.
Dengan GajiHub, Anda dapat lebih mudah mengelola data karyawan, mengatur semua proses approval, dan juga mengotomatisasi langkah-langkah dalam proses persetujuan.
Jadi tunggu apa lagi, yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Pengertian Approval dalam Dunia Kerja dan Contohnya - 22 December 2025
- Marketing Agency: Ini Tugas dan Jenis-Jenisnya - 22 December 2025
- Owner dan Founder: Ini Peran dan Perbedaannya - 22 December 2025