Dalam dunia kerja, KPI adalah bagian yang tidak bisa dipisahkan.
KPI atau Key Performance Indicator merupakan alat yang digunakan untuk mengukur tingkat efektivitas seseorang dalam mencapai target pekerjaannya.
Bagi HRD, tentunya KPI ini bagian yang tidak asing karena ini jadi bagian peran yang dimiliki oleh HRD.
KPI ini memiliki sifat kuantitatif dan segala hal yang diukur di dalamnya atas kesepakatan bersama di dalam tim.
Lalu apa fungsi dari KPI dan bagaimana cara membuatnya?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai KPI, mulai dari mengapa penting, fungsi, cara membuat, dan contohnya.
Untuk lebih lengkapnya Anda bisa membaca penjelasan di bawah ini:
Mengapa KPI Penting bagi Bisnis?
KPI atau Key Performance Indicator merupakan alat yang digunakan untuk mengukur tingkat efektivitas suatu organisasi ataupun proyek dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Bagi sebuah bisnis atau perusahaan, KPI akan memberikan gambaran secara jelas terkait aspek-aspek apakah berjalan sesuai rencana yang ada atau perlu dilakukan perbaikan.
KPI ini sendiri dibagi menjadi dua yakni KPI perusahaan yang fokus mengukur keberhasilan atau kinerja secara keseluruhan dan biasanya berkaitan dengan pertumbuhan pendapatan, efisiensi operasional, hingga pangsa pasar yang ada.
Kedua, KPI karyawan dengan tujuan lebih spesifik untuk mengukur kinerja individu berdasarkan tanggung jawab, divisi, hingga tingkat jabatan yang dimilikinya.
Ada beberapa alasan mengapa KPI ini penting untuk dimiliki oleh perusahaan atau bisnis, yakni:
1. Untuk Meningkatkan Fokus dan Motivasi dari Karyawan
Alasan pertama mengapai KPI ini penting adalah karena KPI dapat meningkatkan fokus dan motivasi karyawan.
Agar karyawan bisa melakukan pekerjaan dengan baik, mereka membutuhkan target yang jelas yang harus dicapai.
KPI adalah alat terbaik untuk memberikan target kepada karyawan sehingga karyawan bisa memahami apa saja yang harus dilakukan dan tujuan akhir dari pekerjaan yang dilakukan.
2. Untuk Meningkatkan Performa Pekerjaan
Selain bisa untuk meningkatkan fokus, KPI juga membantu karyawan dalam meningkatkan performa pekerjaan.
Ini terjadi karena ketika karyawan memahami bahwa pekerjaannya dipantai, mereka akan bekerja dengan baik agar bisa meningkatkan performa pekerjaan.
Ini bisa mendorong karyawan untuk lebih disiplin dan konsisten dalam melakukan pekerjaan mereka.
Baca Juga: KPI Tree: Pengertian, Manfaat, Cara Membuat, dan Contohnya
3. Lebih Mudah Mengukur dan Mengevaluasi Kinerja
Alasan berikutnya mengapa KPI ini penting adalah karena KPI akan memudahkan bagi tim Anda untuk mengukur dan mengevaluasi kinerja karyawan.
Hal ini terjadi karena tim Anda memiliki tujuan yang jelas yang harus dicapai dalam pekerjaan.
Anda juga bisa menilai terkait performa yang dimiliki, apakah berada dijalan yang sesuai atau perlu dilakukan penyesuaian.
Dengan cara ini Anda bisa melakukan evaluasi dengan lebih mudah karena setiap kemajuan yang Anda miliki dapat diukur dengan data yang tepat.
4. Memberikan Dukungan Pengambilan Keputusan
Dalam KPI, Anda akan mendapatkan data yang didasarkan pada fakta yang akan membantu dalam pengambilan keputusan penting.
Misalnya ketika Anda ingin meningkatkan kinerja di tempat kerja, data-data dari KPI ini bisa membantu menentukan jenis pelatihan dan pengembangan yang perlu dilakukan.
Di sini Anda juga bisa melihat tren dan pola dari data tersebut, sehingga Anda bisa membuat rencana langkah-langkah yang tepat yang akan membantu mengambil keputusan yang lebih efektif.
5. Mendorong Mencapai Tujuan Bisnis
Alasan yang terakhir dari adanya KPI dalam bisnis adalah untuk mendorong bisnis Anda dalam mencapai tujuan bisnis.
Ini dilakukan dengan cara memantau dan mengukur performa sehingga Anda bisa memastikan tim Anda mampu mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 7 Karakteristik KPI + 8 Kesalahan Umum Saat Menetapkan KPI
Apa Fungsi KPI bagi Bisnis?
Berikut beberapa fungsi yang dimiliki KPI bagi sebuah bisnis:
1. Sebagai Alat Ukur Pencapaian
Seperti penjelasan sebelumnya bahwa KPI adalah alat ukur yang digunakan untuk mengukur pencapaian individu dan tim.
Ketika tim memiliki KPI yang jelas, maka Anda bisa dengan jelas melihat kontribusi setiap anggota di dalam tim Anda.
Dari data-data ini bisa membantu Anda ketika ingin memberikan penghargaan kepada tim yang bisa mencapai target dengan baik.
Selain itu, dengan melakukan pengukuran KPI juga pemimpin dapat memahami kelebihan yang dimiliki oleh setiap tim sehingga lebih mudah untuk memberikan apresiasi.
2. Melakukan Identifikasi Area yang Perlu Diperbaiki
Fungsi yang kedua adalah untuk melakukan identifikasi area yang perlu diperbaiki.
Dalam sebuah tim untuk memahami apa saja kekurangan dan kelebihan individu atau kerja tim, perlu dilakukan pengukuran dan KPI adalah alat yang tepat untuk melakukannya.
Dengan cara ini Anda bisa menentukan apa tindak selanjutnya, apakah akan diberikan penghargaan atau perbaikan.
Baca Juga: 35 Contoh KPI Tim Marketing dan Cara Menetapkannya
3. Untuk Melacak Kemajuan Tim
Untuk mengetahui kemajuan dari setiap anggota tim, KPI menjadi alat yang tepat untuk melacaknya.
Dengan melacak kemajuan tim secara berkala, Anda dapat mengetahui apakah tim Anda berada di jalur yang sesuai tujuan atau tidak.
Dari sini Anda bisa menentukan apakah akan tetap menggunakan strategi yang sama atau dilakukan perubahan pada strategi yang digunakan sebelumnya.
4. Untuk Memberikan Feedback yang Membangun
KPI juga bisa berfungsi sebagai alat untuk memberikan feedback yang membangun kepada tim Anda.
Dengan adanya KPI ini feedback yang Anda berikan bisa berdasarkan data sehingga tim Anda bisa mengetahui hal-hal yang perlu diperbaiki dan dipertahankan.
5. Untuk Mendorong Budaya Kerja yang Fokus pada Hasil
Fungsi yang terakhir adalah untuk mendorong budaya kerja yang fokus kepada hasil.
Dengan cara ini setiap anggota tim nantinya bisa fokus kepada pencapaian target dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Ketika sebuah tim memiliki budaya kerja yang berfokus pada hasil, maka setiap karyawan bisa memahami akan pentingnya kinerja yang baik dalam mencapai tujuan perusahaan.
Dari sini akan menjadi dorongan bagi seluruh tim untuk bekerja lebih keras, lebih cerdas dan juga lebih efektif.
Baca Juga: 25 Contoh KPI Tim Sales dan Cara Membuatnya
Bagaimana Cara Membuat KPI?
Untuk membuat KPI, berikut beberapa cara yang bisa Anda lakukan:
1. Menetapkan Tujuan SMART
Langkah pertama dalam membuat KPI adalah dengan menetapkan tujuan yang SMART, dimana ini artinya tujuan yang Anda tetapkan haruslah jelas, terukur, realistis, relevan, dan memiliki batas waktu.
Berikut penjelasan lengkapnya mengenai tujuan yang SMART ini:
- Specific (spesifik): yakni menetapkan tujuan yang jelas dan tidak ambigu.
- Measurable (terukur): yakni menentukan metrik yang dapat diukur.
- Achievable (dapat dicapai): yakni pastikan target yang ditetapkan realistis dan dapat dicapai oleh tim dengan sumber daya yanga da di perusahaan.
- Relevant (relevan): yakni KPI yang dibuat harus relevan dengan tujuan bisnis dan departemen.
- Time bound (terbatas oleh waktu): yakni menetapkan KPI dengan jangka waktu yang spesifik.
2. Lakukan Identifikasi Metrik
Selain menetapkan tujuan yang SMART, langkah kedua dalam membuat KPI adalah dengan melakukan identifikasi metrik.
Metrik yang dipilih di sini haruslah relevan dan bisa memberikan gambaran yang akurat terkait penapaian tujuan.
Misalnya adalah Anda memberikan metrik yang relevan kepada tim sales dalam bentuk jumlah penjualan, pendapatan, ataupun conversion rate.
Sedangkan untuk tim customer service bisa diberikan metrik yakni dalam bentuk tingkat kepuasan pelanggan, jumlah keluhan yang diselesaikan, hingga waktu untuk merespons.
Baca Juga: 25 Contoh KPI Tim HR, Karakteristik, dan Tips Mengoptimalkannya
3. Buat Tujuan yang Realistis
Langkah selanjutnya adalah dengan membuat tujuan yang realistis.
Target yang realistis ini penting, meski mungkin sebagai leader atau HRD Anda ingin membuat target yang menantang.
Hal ini dilakukan untuk mencegah timbulnya burnout yang muncul karena target yang ditetapkan terlalu tinggi.
Jangan sampai demi memenuhi tantangan pribadi, Anda justru menurunkan motivasi kerja karyawan dan justru membuat kinerja karyawan mengalami penurunan.
4. Mengomunikasikan KPI dengan Karyawan
Setelah Anda menetapkan KPI, langkah berikutnya adalah mengomunikasikan KPI yang telah ditetapkan kepada karyawan yang bersangkutan.
Jelaskan kepada tim Anda mengapa KPI ini penting, bagaimana cara pengukurannya, dan apa yang diharapkan.
Pastikan setiap anggota tim Anda dapat memahami peran mereka dengan baik sehingga bisa mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Baca Juga: 12 Contoh KPI Karyawan dan Cara Mengukurnya
5. Pantau dan Lakukan Evaluasi secara Berkala
Setelah semua langkah dilakukan, bagian yang tidak kalah penting adalah memantau dan melakukan evaluasi secara berkala terhadap KPI yang telah ditentukan.
Di sini Anda bisa menggunakan data yang dikumpulkan untuk melakukan penyesuaian strategi atau tindakan yang bisa memperbaiki kinerja.
Dengan melakukan evaluasi berkala, perusahaan dapat menjadi lebih fleksibel dalam menghadapi tantangan dan perubahan.
Misalnya dalam hal penjualan yang tidak mencapai target, Anda bisa melakukan analisis untuk mengetahui akar permasalahan apakah karena strategi pemasarannya, kompetisi, ataupun karena faktor eksternal lainnya.
Baca Juga: 12 Contoh KPI Programmer, Manfaat, dan Cara Menghitungnya
Contoh KPI sesuai Posisi
Untuk memudahkan Anda dalam membuat KPI, berikut contohnya untuk Anda:
KPI Sales
Pada KPI sales, tim memiliki fokus mencapai target finansial dan hubungan dengan prospek.
Berikut beberapa contohnya:
- Keuntungan penjualan: Dilakukan pengukuran laba bersih setelah mengurangi biaya operasional dan juga pajak. Misalnya “Mendapatkan keuntungan bersih Rp700 juta dalam satu tahun.”
- Conversion rate: Dibuat dalam bentuk persentase prospek yang dapat berubah menjadi pelanggan. Misalnya, “Mencapai conversion rate hingga 25% dari keseluruhan prospek yang masuk.”
- Siklus penjualan: Dilakukan untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan sehingga bisa mengubah prospek menjadi pelanggan. Misalnya, “Mengurangi waktu siklus penjualan dari yang awalnya 60 hari menjadi 30 hari.”
Baca Juga: KPI After Sales Support: Pengertian, Jenis, dan Caranya
KPI Customer Service
Pada tim customer service, KPI yang ditetapkan memiliki fokus pada respons dan kepuasan dari pelanggan.
Contohnya adalah sebagai berikut:
- Waktu respons yang dibutuhkan: Berupa waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk merespons permintaan atau keluhan dari pelanggan. Misalnya, “Memberikan respons semua permintaan yang masuk dalam 24 jam.”
- Tingkat kepuasan pelanggan: Berupa persentase pelanggan yang merasakan kepuasan dengan layanan yang diberikan. Misalnya, “Mencapai tingkat kepuasan hingga 90% untuk setiap bulan.”
- Net Promoter Score (NPS): Skor yang dilakukan untuk mengukur loyalitas pelanggan sesuai berapa besar kemungkinan mereka merekomendasikan perusahaan. Misalnya, “Mendapatkan skor NPS 80.”
Baca Juga: 10 KPI Customer Support dan Cara Menerapkannya
KPI Operasional
Pada divisi operasional, mereka memiliki tanggung jawab untuk efisiensi produksi dan manajemen sumber daya.
Berikut contoh KPI untuk tim operasional:
- Waktu produksi: Yakni waktu yang dibutuhkan untuk memproduksi satu unit produk. Misalnya, “Dapat mengurangi waktu produksi dari 3 jam menjadi 2 jam per unit produk.”
- Tingkat kecacatan produk: Yakni berupa persentase produk yang cacat dari total produksi. Misalnya, “Menurunkan tingkat cacat produk menjadi kurang dari 1%.”
- Utilitas kapasitas: Yakni berupa persentase penggunaan kapasitas produksi yang ada. Misalnya, “Meningkatkan utilitas kapasitas menjadi 85%.”
- Biaya operasional: Yakni dilakukan dengan mengukur efisiensi biaya. Misalnya, “Mengurangi biaya operasional sebesar 10% dalam satu tahun.”
Baca Juga: 15 KPI Procurement, Cara Menghitung, dan Manfaatnya
KPI Marketing
Tim marketing menggunakan KPI untuk mengukur kampanye dan strategi pemasaran, apakah efektif atau tidak.
Berikut contoh dari KPI marketing:
- Jumlah pelanggan baru: Yakni mengukur jumlah pelanggan baru yang membeli produk atau jasa. Misalnya, “Mendapatkan 100 pelanggan baru dalam 1 bulan.”
- Custumer Acquisition Cost (CAC): yakni biaya arat-rata yang dikeluarkan untuk mendapatkan pelanggan baru. Misalnya, “Mengurangi CAC menjadi Rp1 juta untuk setiap pelanggan.”
- Conversion rate: Yakni persentase prospek dari kampanye pemasaran yang berubah menjadi pelanggan. Misalnya, “Mencapai conversion rate senesar 20%.”
- Engagement media sosial: Yakni penilain berdasarkan jumlah like, share, dan komentar di media sosial. Misalnya, “Meningkatkan engagement rata-rata hingga 25% dalam dua bulan.”
Baca Juga: Perbedaan OKR dan KPI, Mana yang Lebih Baik?
Kesimpulan
Itulah penjelasan lengkap mengenai KPI yang dapat Anda jadikan referensi.
Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa KPI merupakan alat yang digunakan untuk mengukur tingkat efektivitas seorang karyawan dalam mencapai target yang telah ditentukan.
Dalam bidang HR, KPI biasanya ditentukan berdasarkan tingkat retensi yang dimiliki, yakni seberapa banyak karyawan yang bertahan di perusahaan.
Selain tingkat retensi, KPI juga diukur dari tingkat absensi karyawan sehingga penting bagi perusahaan Anda untuk menggunakan aplikasi absensi yang tepat untuk mengukur tingkat ketidakhadiran karyawan.
GajiHub merupakan sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur di dalamnya, termasuk fitur aplikasi absensi.
Dengan fitur ini Anda bisa melakukan pengelolaan kehadiran karyawan secara akurat sehingga data yang dihasilkan bisa digunakan sebagai acuan kinerja tim Anda.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga dengan klik tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- KPI Adalah: Fungsi, Cara Buat, dan Contohnya - 28 July 2025
- Bonus Tahunan: Aturan dan Cara Hitungnya - 28 July 2025
- Fenomena Membeludaknya Pencari Kerja di Berbagai Daerah, Apa Penyebabnya? - 24 July 2025