Masalah menjadi hal yang harus dihadapi di dunia kerja, baik oleh pemberi kerja atau pekerja. Problem statement menjadi salah satu cara yang digunakan untuk mengatasi permasalahan tersebut.
Seperti yang kita ketahui, banyak ide bisnis yang hebat dimulai dengan masalah krusial yang perlu dipecahkan. Meskipun tim produk dan desainer mungkin sangat ingin membuat solusi, sebaiknya jangan terburu-buru mengeluarkan produk Anda. Ini sesuai dengan ungkapan, “Beri saya enam jam untuk menebang pohon dan saya akan menghabiskan empat jam pertama untuk mengasah kapak,” Anda mungkin mengerti mengapa.
Alih-alih langsung beralih ke mode solusi, ada baiknya meluangkan waktu untuk memahami masalah dari semua sudut. Salah satu cara terbaik untuk mendiagnosis dan memecahkan masalah dengan benar adalah dengan menulis problem statement.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai problem statement. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa membaca penjelasan di bawah ini:
Apa Pengertian Problem Statement?
Problem statement merupakan pernyataan yang di dalamnya membahas mengenai isu atau masalah yang membutuhkan tindakan tepat waktu untuk menyelesaikannya. Problem statement menjelaskan penghalang yang terdapat pada proses fungsional dan juga produk terhadap permasalahan yang ada saat ini.
Problem statement meringkas tantangan yang ingin Anda selesaikan, penyebabnya, siapa yang terkena dampaknya, dan mengapa hal itu penting. Pernyataan ini sering kali dibaca seperti rangkuman ringkas yang dapat dibagikan oleh manajer kepada para pemangku kepentingan dan timnya.
Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya
Mengapa Problem Statement Itu Penting?
Problem statement atau pernyataan masalah membantu Anda membagikan rincian tentang tantangan yang dihadapi tim Anda. Alih-alih terburu-buru mencari solusi, menulis pernyataan masalah memungkinkan Anda untuk merefleksikan tantangan dan merencanakan tanggapan Anda.
Perspektif tingkat tinggi yang ditawarkan oleh pernyataan masalah memungkinkan tim untuk fokus pada faktor-faktor yang perlu mereka ubah. Manajer juga menggunakan sudut pandang dari atas ke bawah ini untuk mengawasi tim mereka saat mereka mencari solusi.
Tujuan utama dari problem statement adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan suatu permasalahan. Ini dapat berupa menjelaskan lingkungan yang ada, dimana masalah terjadi, dan apa saja dampak yang dapat diberikan. Baik terhadap pengguna, keuangan, hingga aktivitas tambahan.
Perlu diketahui, bahwa pernyataan masalah tidak mendefinisikan bagaimana menemukan solusi, tetapi bagaimana cara menemukan kesenjangan antara masalah dan kondisi tujuan yang ada.
Baca Juga: Problem Solving Skill: Manfaat, Contoh, dan Cara Meningkatkannya
Kapan Problem Statement Digunakan?
Setiap kali Anda menghadapi tantangan adalah kesempatan untuk menulis pernyataan masalah. Anda dapat menulis pernyataan masalah untuk meningkatkan operasi dalam konteks yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menggunakan pernyataan masalah untuk:
- Menyempurnakan proposal proyek: Manajer menulis proposal proyek untuk memecahkan masalah pengguna. Pernyataan masalah menginformasikan proposal ini, membentuk tujuan, rencana, dan pendekatan mereka.
- Kembangkan penawaran produk Anda: Banyak perusahaan rintisan membangun model bisnis mereka untuk memecahkan masalah yang sudah berlangsung lama. Pernyataan masalah membantu memperjelas misi perusahaan dan desain produk inti.
- Memperjelas hasil dari pemecahan masalah: Pernyataan masalah menunjukkan manfaat jangka panjang dari pemecahan masalah, yang dapat membantu Anda menempatkan masalah ke dalam konteks bagi para pemangku kepentingan dan mengamankan sumber daya yang diperlukan.
- Berkolaborasi dengan beberapa tim: Anda dapat mengumpulkan tim untuk mencapai tujuan yang sama jika Anda membingkainya sebagai masalah bersama. Kolaborasi memastikan Anda memeriksa masalah dan mencapai solusi dari semua sudut pandang yang memungkinkan.
- Meningkatkan pengalaman pengguna: Pernyataan masalah dapat mengidentifikasi titik-titik masalah dan cara-cara untuk menyempurnakan produk. Ketika tim bertindak berdasarkan pernyataan masalah, hal ini dapat meningkatkan UX.
Baca Juga: 13 Strategi Pemecahan Masalah, Arti, dan Tahapannya
Apa Saja Elemen-Elemen dalam Problem Statement?
nda dapat memecah pernyataan masalah menjadi beberapa elemen inti. Meskipun format pernyataan masalah bersifat fleksibel, usahakan untuk menyertakan hal-hal berikut ini:
- Kesenjangan: tantangan, masalah, atau titik masalah yang Anda hadapi saat ini
- Orientasi: deskripsi tentang kapan dan di mana Anda menemukan masalah dan tren yang diciptakan atau diikuti oleh masalah tersebut
- Dampak: ukuran konsekuensi masalah Anda dalam hal biaya, waktu, kualitas, lingkungan, atau pengalaman pribadi
- Pentingnya: mengapa masalah ini penting bagi organisasi dan pelanggan Anda
elemen pernyataan masalah.
Baca Juga: 13 Masalah HR dan Payroll di Industri FnB + Cara Mengatasinya
Bagaimana Cara Menulis Problem Statement?
Setelah Anda memahami elemen-elemen pernyataan masalah, Anda dapat menulis problem statement Anda sendiri dalam lima langkah utama.
1. Mengidentifikasi masalah
Mulailah dengan menunjukkan masalah dan mengumpulkan data. Tempatkan diri Anda di lingkungan dukungan atau produksi di mana masalah muncul dan cobalah untuk mengalaminya secara langsung. Saat mengumpulkan data, carilah tren atau tema yang menyeluruh – hal ini dapat membantu Anda menemukan akar penyebab masalah nantinya.
Setelah melihat sendiri masalahnya, wawancarai orang lain yang mengetahuinya. Mulailah dengan karyawan yang mengalami masalah tersebut atau menawarkan dukungan untuk masalah tersebut.
Dalam beberapa kasus, mereka mungkin memiliki brief desain dengan informasi lebih lanjut tentang masalah tersebut. Selain itu, testimoni pelanggan dan wawancara dengan pemangku kepentingan dapat menjelaskan cakupan penuh dari masalah Anda.
2. Menempatkan masalah ke dalam konteks
Jelaskan bagaimana masalah tersebut berdampak pada pelanggan dan pemangku kepentingan. Hindari bias pribadi dan fokuslah untuk mengembangkan perspektif yang jelas. Pendekatan ini membantu memprioritaskan masalah dan menjelaskan mengapa Anda perlu menyelesaikannya.
Jika pelanggan tidak dapat merasakan manfaat dari produk Anda karena suatu masalah, maka masalah tersebut harus diprioritaskan. Jika Anda pernah melakukan riset desain, proses ini akan terasa serupa.
Anda dapat menempatkan masalah ke dalam konteks dengan bertanya:
- Apakah masalah tersebut menyebabkan biaya reputasi, keuangan, atau logistik?
- Apakah masalah utama merupakan gejala dari tantangan yang lebih besar?
- Apakah tim Anda sudah pernah mencoba menyelesaikan masalah ini? Mengapa solusi sebelumnya tidak berhasil?
- Apa yang Anda dan tim Anda ketahui secara pasti tentang masalah saat ini?
3. Temukan akar penyebabnya
Tanyakan pada diri Anda sendiri pertanyaan “mengapa” tentang masalah tersebut untuk menemukan titik asalnya. Asumsi awal Anda tentang suatu masalah mungkin akan menghalangi Anda, jadi saat Anda mempelajari lebih lanjut tentang masalah tersebut, jangan takut untuk mengubah cara pandang Anda.
Anda akan semakin dekat dengan akar masalah saat Anda membingkai ulang pemahaman Anda di sekitar masalah tersebut.
Jika Anda membutuhkan bantuan untuk mengungkap akar masalah atau menantang asumsi awal Anda, templat ini dapat membantu:
- Templat 5 alasan membantu Anda menemukan akar penyebab masalah.
- Templat curah pendapat terbalik membalikkan cara Anda menyusun masalah untuk menemukan solusi baru.
- Templat DMAIC memungkinkan Anda mendefinisikan, mengukur, menganalisis, meningkatkan, dan mengendalikan masalah.
- Templat peta pikiran memungkinkan Anda melakukan curah pendapat tentang penyebab, efek, dan solusi dalam ruang bersama.
Baca Juga: 9 Masalah HR dan Payroll di Industri Retail serta Tips Mengatasi
4. Jelaskan hasil ideal Anda
Setelah Anda memahami masalahnya, pikirkan hasil ideal Anda. Apakah Anda memecahkan masalah dengan produk atau proses internal, ingatlah untuk menghindari skenario di mana Anda memberikan plester luka pada masalah tersebut.
Meskipun Anda dapat menghindari gejala tertentu dalam jangka pendek, membiarkan masalah inti tidak terpecahkan dapat menyebabkan kemunduran lain di kemudian hari.
Dalam beberapa kasus, Anda dapat menjelaskan perlindungan yang memungkinkan proses berjalan sebagaimana mestinya. Anda juga dapat menulis proses alternatif yang menghindari masalah sama sekali.
Hasil yang ideal ini akan menginformasikan tujuan dan sasaran Anda pada langkah berikutnya.
5. Ajukan solusi dan uraikan manfaatnya
Terakhir, pernyataan masalah kamu harus menyertakan solusi untuk masalah tersebut. Dengan menyertakan lebih dari satu solusi, para pemangku kepentingan dan tim Anda memiliki banyak pilihan untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan.
Catatlah manfaat dari setiap solusi, dengan menyoroti mengapa solusi tersebut berpeluang berhasil atau bagaimana solusi tersebut dapat menghemat waktu dan biaya.
Untuk memastikan Anda mendapatkan solusi terbaik, pastikan untuk melakukannya:
- Tanyakan kepada tim Anda apakah solusi yang diusulkan sesuai dengan pemahaman mereka tentang masalah tersebut.
- Pertimbangkan lebih dari satu solusi. Terkadang, Anda dapat memilih di antara beberapa opsi atau menerapkan lebih dari satu solusi sekaligus.
- Sertakan manfaat finansial, tak berwujud, dan operasional jangka panjang yang diberikan oleh solusi tersebut.
- Pertimbangkan apakah solusi Anda memiliki titik buta atau menyebabkan perubahan yang dapat menyebabkan lebih banyak masalah.
Baca Juga: Pengertian Validasi, Manfaat, Jenis, dan Contohnya
Apa Saja Contoh Problem Statement?
Sekarang setelah Anda mengetahui cara menulis pernyataan masalah, berikut adalah beberapa contohnya.
Contoh 1: Waktu tunggu tiket dukungan
Misalkan Anda adalah seorang manajer dukungan di perusahaan SaaS skala menengah. Idealnya, Anda ingin menanggapi setiap permintaan dukungan dalam beberapa jam.
Namun, tim Anda tidak dapat mencapai waktu penyelesaian yang cukup cepat untuk memenuhi harapan pelanggan. Mulailah dengan menguraikan elemen-elemen pernyataan masalah Anda:
- Kesenjangan: Pelanggan memiliki waktu tunggu yang lama untuk tiket dukungan mereka untuk mendapatkan tanggapan.
- Orientasi: Masalah ini dimulai dalam beberapa bulan terakhir dan semakin memburuk.
- Dampak: Pelanggan tidak puas dengan kualitas layanan mereka, dan tim Anda merasa kelelahan karena berusaha mengimbangi.
- Pentingnya: Mempertahankan pelanggan dengan dukungan sangat penting untuk mempertahankan bisnis Anda.
Sekarang setelah kita menjelaskan detailnya, kita dapat memformatnya sebagai pernyataan masalah:
- Identifikasi masalah: Anda memiliki waktu penyelesaian tiket dukungan yang tinggi. Kumpulkan data dengan melacak bagaimana waktu tersebut telah memanjang dalam beberapa bulan terakhir dan berbicara dengan pelanggan tentang ketidakkonsistenan waktu tunggu.
- Masukkan ke dalam konteks: Pelanggan yang kesal dengan waktu tunggu mereka dapat beralih ke pesaing. Awalnya Anda mengasumsikan bahwa hal ini terjadi karena permintaan musiman yang meningkat, namun waktu tunggu tidak berkurang, yang dapat menyebabkan masalah reputasi dan keuangan.
- Temukan akar penyebabnya: Awalnya Anda mengasumsikan bahwa permintaan telah meningkat. Tiket dukungan tetap stabil, tetapi dukungan AI Anda yang dirancang untuk menyelesaikan masalah kecil memiliki lebih sedikit tiket. Kurangnya dukungan AI ini membuat tim Anda kekurangan tenaga.
- Jelaskan hasil ideal Anda: Dukungan AI harus dapat menangani pertanyaan yang lebih canggih. Dengan cara ini, tim layanan Anda dapat fokus hanya pada tiket yang terlalu canggih untuk AI.
- Ajukan solusi: Pilih antara menugaskan pengembang untuk mengubah AI Anda atau berinvestasi dalam solusi baru untuk menangani tiket. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk mengerjakan ulang alur kerja agen dukungan agar lebih fokus pada kontak langsung dengan pelanggan.
Baca Juga: Contoh dan Download Project Charter, Manfaat, dan Format
Contoh 2: Pengembangan fitur baru
Anggaplah Anda seorang manajer proyek di sebuah perusahaan teknologi. Anda menawarkan platform yang melacak sasaran dan menemukan inefisiensi dalam alur kerja programmer Anda.
Pimpinan Anda ingin merilis alat yang memungkinkan pelanggan memperkirakan jumlah uang yang diperoleh untuk setiap masalah alur kerja yang mereka perbaiki. Namun, Anda tidak yakin memiliki sumber daya untuk mengimplementasikan fitur tersebut.
- Kesenjangan: Anda perlu membuat kalkulator imbalan, namun Anda mungkin tidak memiliki sumber daya yang diperlukan.
- Orientasi: Masalahnya dimulai ketika anda menerima tugas tersebut. Semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk meneliti alat baru, semakin sedikit waktu yang Anda miliki untuk mengimplementasikannya.
- Dampak: Kegagalan untuk meluncurkan fitur ini akan memberikan keuntungan bagi para pesaing yang menawarkan alat ini.
- Pentingnya: Anda membutuhkan fitur ini untuk menonjol dari pesaing dan untuk menghasilkan prospek.
Dengan informasi ini, Anda dapat mengubahnya menjadi pernyataan masalah:
- Identifikasi masalah: Tim Anda tidak memiliki sumber daya untuk merancang dan mengimplementasikan fitur baru. Mulailah dengan mewawancarai pemangku kepentingan dan karyawan yang pernah bekerja pada alat seperti ini-mereka dapat menjelaskan masalah dan solusi yang diperlukan untuk menambahkan fitur ini.
- Masukkan ke dalam konteks: Tidak menerapkan fitur ini akan memberikan keunggulan bagi pesaing dan berpotensi mendorong pelanggan yang tertarik dengan kalkulator imbalan untuk meninggalkan produk Anda.
- Temukan akar penyebabnya: Tim Anda saat ini tidak melacak metrik yang diperlukan untuk digunakan dalam kalkulator ROI. Tim Anda juga tidak memiliki cukup pengalaman dengan jenis alat untuk membuatnya dari awal.
- Jelaskan hasil ideal Anda: Pengembang Anda menambahkan kalkulator ke platform Anda. Fitur ini menarik pelanggan baru yang tertarik dengan alat ini dan membantu pelanggan saat ini untuk beralih.
- Usulkan solusi: Pengembang Anda mempelajari lebih lanjut tentang kerangka kerja fitur dan menambahkan kemampuan untuk melacak metrik yang berpusat pada ROI. Dari sana, Anda bisa membuat peta jalan proyek untuk menambahkan fitur ini ke platform dalam beberapa bulan.
Baca Juga: Konflik Disfungsional: Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai problem statement yang dapat menjadi referensi Anda. Dari penjelasan artikel yang ada di atas dapat diketahui bahwa problem statement dilakukan untuk mengenali kesenjangan antara masalah dan kondisi tujuan.
Jadi, dengan adanya problem statement ini, Anda memiliki cara untuk mengidentifikasi masalah, mulai dari sisi lingkungan, hingga dampaknya.
Salah satu masalah yang sering terjadi di dalam perusahaan adalah masalah terkait pengelolaan karyawan. Dengan jumlah karyawan yang terus bertambah membuat pengelolaan karyawan memiliki tantangan tersendiri.
Untuk meminimalisir masalah yang bisa muncul dan memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.
Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024