Karyawan sering absen kerja bisa menjadi permasalahan yang ada di perusahaan Anda. Tentu saja jika hal ini dibiarkan bisa merugikan perusahaan.
Karyawan sering absen kerja nyatanya bisa mengganggu produktivitas perusahaan dan juga produktivitas karyawan lainnya. Oleh karenanya, sebagai HRD, Anda wajib mengatasi permasalahan tersebut sebelum memberikan dampak buruk kepada perusahaan.
Lalu bagaimana cara mengatasi permasalahan karyawan sering absen kerja ini? Apa saja dampak dari karyawan sering absen kerja ini bagi perusahaan?
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai karyawan sering absen kerja dan dampaknya bagi perusahaan. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Mengapa Karyawan Sering Absen Kerja?
Sebagai HRD, tentu Anda bisa menemukan berbagai karakter karyawan yang berbeda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Ada karyawan yang memiliki kinerja baik dan ada yang memiliki permasalahan yang harus diselesaikan.
Salah satu permasalahan ini adalah adanya karyawan yang sering absen kerja. Karyawan ini sering meninggalkan pekerjaan dan tugas-tugasnya tanpa izin atau mengajukan cuti kepada perusahaan.
Ada berbagai penyebab karyawan tidak berangkat kerja ini, mulai dari adanya kendala di pekerjaan, permasalahan kesehatan, hingga alasan pribadi yang hanya diketahui oleh karyawan yang bersangkutan.
Sebagai HRD, Anda harus peka terhadap pemasalahan karyawan ini dan mencari tahu apa penyebab dari ketidakhadiran karyawan. Anda bisa mencoba mencari alasan mengapa karyawan bisa tidak hadir dengan bertanya langsung kepada karyawan yang bersangkutan.
Komunikasi yang terbuka bisa mencari cara untuk mengetahui penyebab dan cara menyelesaikannya.
Baca Juga: 15 Fitur Software Absensi Online Ini Harus Ada, Apa Saja?
Apa Dampak Karyawan Sering Absen Kerja bagi Perusahaan?
Karyawan yang sering tidak masuk bisa memberikan dampak buruk bagi perusahaan. Berikut dampak yang bisa diberikan dari karyawan yang sering tidak masuk kerja:
Dampak yang pertama adalah produktivitas yang menurun. Penurunan produktivitas ini terjadi karena karyawan sering tidak masuk kerja.
Bagaimana bisa bekerja dengan baik jika karyawan sering tidak masuk kerja? Dengan ketidakhadiran karyawan ini membuat karyawan tidak bisa melaksanakan pekerjaan dengan baik dan ini akan menurunkan produktivitas karyawan ataupun perusahaan.
2. Target kerja tidak tercapai
Dampak kedua adalah target kerja yang tidak tercapai. Semakin sering tidak hadir kerja, semakin sedikit waktu yang dimiliki untuk melakukan pekerjaan.
Target kerja akan sulit dicapai dengan ketidakhadiran karyawan ini.
Jika karyawan yang sering tidak hadir adalah bagian dari tim customer service atau tim pelayanan pelanggan, maka ini akan berpengaruh kepada pelayanan pelanggan. Jika biasanya pelayanan pelanggan bisa dilakukan oleh lima karyawan, karena ada karyawan yang tidak hadir membuat pelayanan karyawan hanya dilakukan empat karyawan.
Ini membuat pelayanan pelanggan menjadi menurun dan jika dibiarkan bisa membuat Anda kehilangan kepercayaan dari pelanggan.
Dampak terakhir yang tidak boleh Anda abaikan adanya adanya penurunan performa perusahaan. Ini merupakan dampak dari produktivitas yang menurun hingga pelayanan pelanggan yang turun.
Jika terus dibiarkan, penurunan perfroma ini bisa memberikan dampak ke penurunan pendapatan perusahaan.
Baca Juga: 5 Manfaat Software Absensi Online untuk Bisnis
Bagaimana Cara Mengatasi Karyawan Sering Absen Kerja?
Ketidakhadiran karyawan bisa jadi sulit diatasi jika sudah menjadi kebiasaan atau perilaku yang diterima oleh tim Anda. Bagaimanapun juga, Anda tidak bisa memaksa karyawan untuk datang ke tempat kerja tepat waktu.
Namun, daripada melihat biaya ketidakhadiran yang tak terduga membengkak, cobalah 7 langkah berikut untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan di tempat kerja:
1. Buat kebijakan kehadiran karyawan
Langkah pertama dalam mempelajari cara menangani ketidakhadiran karyawan adalah dengan membuat kebijakan kehadiran karyawan yang resmi. Kehadiran di tempat kerja seharusnya mudah yakni datang tepat waktu, sesuai jadwal.
Namun pada kenyataannya, mencari tahu cara melacak, mendokumentasikan, dan memperbaiki ketidakhadiran karyawan dapat menjadi rumit.
Bagaimana jika seorang karyawan datang terlambat 45 menit, namun tetap hadir? Bagaimana jika mereka memiliki anak yang sakit atau keadaan darurat lainnya? Bagaimana jika mereka tidak datang ke kantor sama sekali? Lalu bagaimana?
Tidak masalah jika bisnis Anda tidak memiliki departemen SDM resmi atau jika Anda memiliki lima atau lima puluh karyawan. Kebijakan kehadiran resmi membuat ekspektasi perilaku kerja dan tindakan disipliner menjadi jelas bagi semua anggota tim.
Jadi, luangkan waktu sekarang untuk menyusun kebijakan yang adil bagi Anda dan karyawan Anda. Pertimbangkan berbagai masalah kehadiran seperti ketidakhadiran terjadwal, ketidakhadiran tidak terjadwal, dan keterlambatan, lalu putuskan tindakan disipliner yang diperlukan dan langkah selanjutnya untuk masing-masing.
Hal ini tidak perlu rumit. Sebaliknya, fokuslah untuk membuat kebijakan yang mengesampingkan subjektivitas dan mendefinisikan arti setiap jenis ketidakhadiran dalam bahasa yang jelas dan sederhana.
Setelah selesai, jangan hanya menempelkan kebijakan absensi Anda yang baru di binder, di rak atau menyembunyikannya di bagian kecil dari buku panduan karyawan. Pastikan setiap karyawan, termasuk karyawan baru, memiliki kesempatan untuk melihatnya dan mengetahui perubahannya.
Tekankan pentingnya kehadiran sebagai tanggung jawab bersama dan setiap orang diharapkan untuk menepati kesepakatan. Mintalah karyawan Anda menandatangani surat pernyataan yang mengonfirmasi bahwa mereka telah membaca kebijakan tersebut dan bahwa mereka setuju untuk bekerja di bawah persyaratan kehadiran yang baru.
Sebaiknya Anda mengonfirmasikannya secara tertulis jika ada masalah disipliner yang muncul di kemudian hari. Dan berbicara mengenai masalah disipliner…
2. Terapkan kebijakan kehadiran Anda secara konsisten
Kebiasaan tidak muncul dalam semalam. Pola ketidakhadiran karyawan adalah sesuatu yang berkembang dari waktu ke waktu dan mungkin sudah dianggap sebagai perilaku yang diterima pada saat masalah tersebut sampai di meja Anda.
Untuk mempelajari cara menangani ketidakhadiran karyawan di tempat kerja, Anda harus menegakkan kebijakan kehadiran secara konsisten, setiap saat.
Bukan berarti Anda tidak bisa menunjukkan empati kepada karyawan atau tidak memiliki ruang gerak untuk keadaan darurat. Sebaliknya, secara proaktif buatlah situasi-situasi tersebut ke dalam kebijakan Anda.
Buatlah eskalasi untuk ketidakhadiran yang tidak terjadwal. Satu kali absen mungkin masih bisa diterima, namun dua kali absen bisa memicu tinjauan formal. Namun ingat: ketidakhadiran yang tidak terjadwal jauh berbeda dengan “tidak hadir”.
Mengirimkan pesan bahwa mereka akan terlambat, bertukar tempat dengan rekan kerja, atau menelepon dengan alasan sakit setidaknya memberi tahu Anda bahwa seorang karyawan tidak akan datang ke tempat kerja sesuai jadwal dan dapat memberi Anda waktu untuk mencari pengganti atau mempersiapkan diri untuk shift yang kekurangan staf.
Karyawan yang tidak hadir dapat membuat Anda bertanya-tanya di mana mereka berada, apa yang terjadi, dan membuat seluruh tim Anda terkatung-katung. Buatlah rencana tindakan yang berbeda untuk kedua skenario kehadiran dan terapkan kepada semua karyawan-termasuk supervisor dan manajemen.
3. Lacak ketidakhadiran karyawan
Ketika berurusan dengan absensi karyawan, penting untuk menyimpan catatan yang lengkap. Cara melacak ketidakhadiran karyawan tergantung pada apa yang paling sesuai untuk Anda dan pemimpin shift atau supervisor yang akan menegakkan kebijakan kehadiran.
Salah satu cara mudah untuk melacak waktu karyawan Anda adalah dengan aplikasi jam kerja, yang memberikan notifikasi jam masuk/keluar yang berguna dengan segera.
Setiap kali ada ketidakhadiran, catatlah, baik di sistem pencatatan waktu karyawan Anda atau di alat kinerja karyawan. Atau, pertimbangkan untuk membuat spreadsheet yang berdiri sendiri hanya untuk melacak masalah kehadiran dan absensi.
Tanpa adanya strategi untuk mendokumentasikan ketidakhadiran karyawan di tempat kerja, mungkin akan sulit untuk melacak kehadiran karyawan dan menandai ketika ketidakhadiran yang tidak terjadwal mulai menjadi sebuah pola.
Namun jika cara di atas dirasa cukup rumit, Anda bisa mencoba cara mudahnya yakni dengan aplikasi absensi karyawan.
Baca Juga: 13 Tips Memilih Software Absensi dan Fitur Pentingnya
4. Atasi permasalahan secepat mungkin
Ketidakhadiran bisa terjadi. Namun ketika seorang karyawan sakit atau tidak masuk kerja, segera tangani situasi tersebut. Jangan biarkan terlalu banyak waktu (atau bahkan ketidakhadiran lain) berlalu di antaranya.
Begitu mereka kembali bekerja, duduklah dan bicarakan apa yang terjadi, mengapa hal itu terjadi, dan apa yang diharapkan dari mereka di masa mendatang. Pastikan mereka tahu apakah ketidakhadiran mereka telah memicu tindakan disipliner atau rencana kinerja.
Tergantung dari berapa lama ketidakhadirannya, Anda mungkin perlu mengadakan wawancara formal untuk kembali bekerja. Penelitian terdahulu menunjukkan bahwa wawancara kembali ke tempat kerja berdampak positif pada tingkat ketidakhadiran dan bahkan dapat bekerja lebih baik untuk perusahaan kecil.
Dengan membahas ketidakhadiran di awal ketika mereka kembali, karyawan akan menyadari bahwa perilaku mereka ditanggapi dengan serius dan tidak berlalu begitu saja.
5. Jangan hanya mengatasi, temukan penyebabnya
Seperti yang telah dibicarakan sebelumnya, selain mengatasi permasalahan ini, penting juga bagi Anda untuk menemukan penyebabnya.
Seberapa sering seorang karyawan bisa absen pada hari Jumat dan Senin sebelum memicu tindakan formal? Bisakah mereka tidak datang tepat waktu setiap hari Selasa? Apakah satu kali tidak masuk kerja sudah terlalu banyak?
Jika Anda melihat ada pola dalam kehadiran karyawan, tanyakanlah. Tanyakan secara langsung kepada mereka mengapa ketidakhadiran mereka cenderung terjadi pada hari-hari tertentu, dan gunakan dokumentasi Anda sebagai bukti. Tunjukkan waktu dan tanggal tertentu dan lihat bagaimana tanggapan mereka.
Anda mungkin akan menemukan bahwa ada hal-hal lain di luar pekerjaan yang mempengaruhi kehadiran karyawan Anda dan menyebabkan ketidakhadiran yang berlebihan. Mungkin ada pergeseran jadwal penitipan anak yang membuat mereka kesulitan mencari pengasuh anak pada hari-hari tertentu dalam seminggu.
Mereka mungkin telah memulai kelas malam dan kesulitan untuk datang tepat waktu di pagi hari. Pada akhirnya, yang menjadi masalah bukan karyawannya, tetapi jadwal mereka.
Jika karyawan Anda memiliki alasan yang valid untuk ketidakhadiran yang berlebihan dan kinerja mereka kuat, carilah cara untuk memperbaiki keadaan. Buatlah rencana peningkatan kinerja, perbarui formulir ketersediaan karyawan, dan sesuaikan jadwal jika diperlukan.
Tetapkan target untuk mereka selama 30 hari ke depan-termasuk tidak ada lagi ketidakhadiran atau keterlambatan. Namun jika mereka hanya membolos untuk memulai akhir pekan lebih awal, inilah saatnya untuk mengambil keputusan yang sulit.
Kuncinya di sini adalah tidak membiarkan hal ini berjalan terlalu jauh. Semoga saja, kebijakan kehadiran karyawan baru Anda akan menandai dan memperbaiki masalah kehadiran sejak awal.
Menjaga jalur komunikasi yang terbuka dengan karyawan Anda juga dapat membantu mereka merasa nyaman untuk mendiskusikan masalah apa pun dengan jadwal kerja mereka yang dapat menyebabkan ketidakhadiran.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Absensi untuk Bisnis
6. Jangan lupa untuk menghargai perilaku yang baik
Pikirkan kembali siapa saja karyawan Anda yang tidak masuk kerja, datang terlambat, atau sakit selama sebulan terakhir. Sekarang, pikirkan mereka yang tidak melakukannya. Apakah lebih sulit? Lebih mudah? Siapa yang lebih menonjol?
Di tempat kerja, ketidakhadiran sering kali lebih terasa daripada kehadiran, dan untuk alasan yang baik. Jika seseorang tidak hadir untuk melakukan pekerjaannya, hal itu akan membebani seluruh tim. Namun bagaimana dengan karyawan yang datang tepat waktu setiap hari dan menjaga bisnis Anda tetap berjalan lancar di belakang layar?
7. Gunakan aplikasi absensi
Permasalahan ketidakhadiran karyawan ini bisa Anda atasi dengan menggunakan aplikasi absensi karyawan. Aplikasi absensi memungkinkan Anda untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan dengan mudah dan tepat.
GajiHub bisa menjadi pilihan aplikasi absensi untuk perusahaan Anda. Dengan GajiHub, Anda tidak perlu khawatir lagi ada karyawan yang memalsukan absensi karena aplikasi absensi membuat presensi dilakukan secara real time.
Tidak hanya itu, presensi di GajiHub juga dilakukan dengan selfie dan GPS, dimana karyawan tidak bisa memalsukan lokasi presensi. Untuk karyawan yang ingin mengajukan cuti dan izin, GajiHub juga telah dilengkapi fitur cuti dan izin yang akan memudahkan pengajuan cuti dan izin sekaligus pemantauannya.
Tertarik menggunakan GajiHub? Dapatkan informasi lengkapnya hanya di tautan ini.
Baca Juga: 10+ Rekomendasi Aplikasi Absensi Kontraktor Terbaik
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai karyawan sering absen kerja. Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa karyawan sering absen kerja tidak hanya merugikan karyawan yang bersangkutan, tetapi juga bisa merugikan perusahaan.
Oleh karenanya sebagai HRD Anda harus bisa mengatasi permasalahan ini. GajiHub menjadi solusi terbaik untuk mengatasi permasalahan karyawan sering absen kerja ini.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan. Salah satu fitur yang dimiliki adalah absensi online.
Fitur absensi online akan memudahkan pencatatan kehadiran karyawan. Tidak hanya itu, untuk pengelolaan cuti dan izin, GajiHub juga telah dilengkapi dengan fitur cuti dan izin yang super mudah.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- 11 Strategi Mempertahankan Karyawan Paling Efektif, Apa Saja? - 28 October 2024
- Menikah Satu Kantor: Ini Aturan dan Tipsnya - 28 October 2024
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024