Job Sharing: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Tips agar Efektif

Di dalam sebuah perusahaan, ada keadaan dimana mengharuskan karyawan berbagi tugas kepada karyawan lain. Sistem kerja ini disebut dengan job sharing.

Job sharing merupakan sistem kerja yang memungkinkan karyawan untuk berbagi peran atau tugas kepada rekan kerja di perusahaan. Job sharing adalah proses pembagian tugas yang akan membuat dua karyawan mengerjakan pekerjaan yang sama.

Sistem kerja ini menjadi solusi ketika perusahaan ada di keadaan yang kurang baik. Dengan membagikan tugas kepada rekan kerja ini, perusahaan bisa menghindari terjadinya PHK atau Pemutusan Hubungan Kerja.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai job sharing. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Pengertian Job Sharing?

Job sharing atau dalam bahasa Indonesia pembagian kerja adalah proses membagi peran ataupun tugas kepada dua karyawan di perusahaan yang sama. Hal ini memungkinkan dua orang untuk bekerja sama mengerjakan satu pekerjaan yang sama.

Bekerja dengan sistem job sharing sangat fleksibel bagi individu dan perusahaan, karena memungkinkan pola shift, jam kerja, dan penugasan yang disesuaikan.

Sederhananya, pembagian pekerjaan adalah sistem kerja ketika dua karyawan berbagi tanggung jawab dan jam kerja untuk satu posisi penuh waktu. Pembagian kerja ini akan membuat dua karyawan bekerja dengan tanggung jawab yang sama dan sering kali saling melengkapi keterampilan dan ketersediaan satu sama lain.

Ini bukan hanya tentang bekerja dengan jam kerja yang lebih sedikit per minggu. Ini adalah tentang dua karyawan yang menggabungkan keahlian mereka untuk satu pekerjaan, sehingga memberikan posisi yang sama-sama menguntungkan.

Pengaturan pembagian kerja berbeda dengan pekerjaan paruh waktu pada umumnya karena karyawan yang berbagi kerja memiliki tujuan dan tanggung jawab bersama atas peran yang mereka emban.

Bagaimana Cara Kerja Job Sharing?

Ada beberapa cara berbeda untuk menyusun struktur pembagian kerja, tergantung pada kebutuhan staf dan bisnis. Secara umum, ada empat cara utama untuk mengatur pembagian kerja, termasuk contoh-contoh berikut ini:

1. Kerja pada shift yang sama

Salah satu contoh paling umum dari perjanjian pembagian kerja adalah kerja shift yang sama. Di sini, dua anggota staf bekerja pada waktu yang sama sepanjang minggu, namun fokus pada bidang pekerjaan yang berbeda.

Ini cocok untuk proyek berskala besar dan pengaturan kerja yang tidak mengharuskan pekerjaan tersebar di waktu yang berbeda dalam seminggu.

2. Membagi giliran kerja di sepanjang hari kerja

Pembagian kerja dengan sistem split-shift membuat dua anggota staf bekerja pada hari yang sama namun pada waktu yang berbeda. Ini adalah kerangka kerja yang baik untuk pekerjaan yang mengharuskan karyawan bekerja di satu lokasi dalam jangka waktu yang lama.

Biasanya, pekerjaan dengan shift terpisah ada di industri yang bekerja di luar jam kerja standar.

3. Pergeseran minggu terpisah

Shift split-week membagi jadwal kerja menjadi beberapa hari, sehingga dua anggota staf bekerja pada jam yang sama sambil bergantian. Ini bisa berguna untuk peran yang penuh tekanan yang akan mendapat manfaat dari istirahat.

Contoh dari shift split-week adalah staf medis, yang mungkin perlu istirahat setelah bekerja shift malam yang panjang.

4. Kombinasi dari struktur kerja di atas

Salah satu manfaat dari pembagian kerja adalah fleksibilitas yang ditawarkannya, yang berarti Anda dapat membuat jadwal kerja yang disesuaikan dengan semua kerangka kerja di atas. Job sharing bisa masuk ke dalam pola kerja apa pun untuk memenuhi kebutuhan karyawan dan pemberi kerja.

Anda dapat menyesuaikan kesempatan berbagi pekerjaan dengan kebutuhan bisnis dan staf Anda. Hal ini dapat membantu mengatasi keterbatasan anggaran dan mengoptimalkan penyelesaian tugas di tempat kerja dengan menciptakan pola shift di sekitar pekerjaan yang perlu dilakukan.

Jadi, jika seorang anggota tim tidak perlu berada di kantor untuk melakukan tugasnya pada minggu itu, pembagian kerja bisa mengakomodasi hal tersebut.

Apa Manfaat Job Sharing?

Berbagi pekerjaan adalah sistem kerja yang sangat baik untuk bisnis dan karyawan. Menyiapkan pengaturan pembagian kerja yang kolaboratif akan membantu dalam mendelegasikan tugas secara efektif, mendorong ide-ide inovatif dan menciptakan keseimbangan kehidupan kerja (work life balance) yang lebih baik bagi para karyawan.

Meskipun selalu ada risiko saat menciptakan lingkungan tim di tempat kerja, potensi manfaatnya bisa lebih besar daripada tantangan ini dengan perencanaan yang tepat dan pandangan ke depan.

Pengaturan kerja job share yang diterapkan dengan baik dapat memenuhi tenggat waktu lebih cepat dan menyelesaikan pekerjaan sesuai anggaran berkat cara kerja yang lebih efisien.

Karena fleksibilitas yang dapat ditawarkan oleh pengaturan pembagian kerja kepada bisnis, jenis pekerjaan ini semakin umum dan menawarkan berbagai manfaat:

Manfaat untuk perusahaan

Berikut manfaat yang didapatkan perusahaan dari adanya job sharing:

1. Fleksibilitas

Dibangun berdasarkan fleksibilitas, berbagi pekerjaan memungkinkan perusahaan menyesuaikan praktik kerja agar lebih sesuai dengan anggota staf yang penting. Jika dua anggota tim ingin mengurangi jam kerja mereka dan memfokuskan waktu mereka di tempat lain, maka berbagi pekerjaan dapat mengakomodasi hal itu.

Dengan lebih dari satu orang dalam satu peran, pembagian kerja memudahkan karyawan untuk mengambil cuti saat ada masalah penting. Hari sakit atau liburan tidak terlalu menjadi masalah jika ada orang lain yang dapat mengambil alih beberapa tugas dalam job sharing.

2. Karyawan yang lebih produktif

Menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang baik untuk staf Anda adalah masalah yang mendesak di lingkungan kerja modern. Berbagi pekerjaan dapat membantu karyawan menemukan keseimbangan yang tepat antara pekerjaan, tanggung jawab, dan waktu luang untuk benar-benar fokus pada upaya mereka selama jam kerja.

Untuk bisnis, itu berarti staf lebih termotivasi, lebih kecil kemungkinannya untuk mengambil cuti dan lebih bahagia dalam pekerjaan mereka. Karena sifatnya yang cenderung lebih fleksibel, banyak job share yang juga dapat bekerja dari jarak jauh, yang dapat meningkatkan fokus dan produktivitas.

3. Kolaborasi yang lebih baik

Bekerja dengan sistem pembagian kerja juga dapat mendorong akuntabilitas dalam tim. Dengan adanya anggota tambahan yang mengerjakan sebuah proyek, Anda bisa menyelesaikan tugas dengan lebih cepat dan memungkinkan ide-ide mengalir lebih bebas.

Hal ini dapat mempermudah menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan tepat waktu.

Manfaat untuk karyawan

Berbagi pekerjaan dapat memberi manfaat bagi karyawan dengan berbagai cara. Tiga manfaat yang paling umum adalah:

1. Work life balance

Bukan hanya pemberi kerja yang diuntungkan dengan pengaturan pembagian kerja yang baik, tetapi juga karyawan. Seperti yang telah disinggung di atas, Anda bisa mengubah perjanjian untuk memenuhi kebutuhan staf saat pembagian kerja digunakan.

Ini tidak hanya mencakup pekerjaan, namun juga waktu yang bisa dihabiskan karyawan bersama keluarga dan kegiatan pribadi mereka.

Sekarang, lebih dari sebelumnya, orang-orang menilai berapa banyak waktu yang mereka habiskan di tempat kerja dibandingkan dengan waktu di rumah.

Berbagi pekerjaan memberdayakan individu untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara pekerjaan dan waktu pribadi tanpa mengorbankan posisi mereka di perusahaan. Hal ini juga dapat dikombinasikan dengan kerja jarak jauh atau kerja hibrida untuk fleksibilitas dan kesejahteraan yang lebih baik bagi karyawan.

2. Kehidupan yang lebih sehat

Keseimbangan kehidupan kerja yang baik bagi karyawan berarti mereka lebih kecil kemungkinannya untuk mengalami kelelahan dalam bekerja. Hal ini membuat karyawan menjadi lebih efektif dan dapat memberikan hasil yang lebih baik dengan tetap mempertahankan pendekatan yang lebih sehat dalam bekerja.

Hal ini juga berarti mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu berkualitas dengan keluarga di luar jam kerja jika mereka tidak merasa stres atau tidak sehat.

3. Kepuasan kerja

Seiring berjalannya waktu, semakin banyak tugas yang bisa menjadi tanggung jawab satu orang sampai-sampai ada lebih banyak pekerjaan daripada yang bisa dilakukan oleh satu orang.

Inilah saatnya pembagian kerja dapat menjadi berguna, yang memungkinkan beberapa proyek tertentu menjadi milik individu tertentu. Rasa tanggung jawab yang lebih besar ini dapat memberikan kepuasan kerja yang luar biasa dan membuat staf merasa lebih mampu mengendalikan beban kerja mereka sendiri.

4. Tantangan pembagian kerja

Meskipun pembagian kerja dapat memberikan banyak manfaat, namun ada beberapa tantangan dalam mengimplementasikannya dengan sukses. Karena sifat kolaboratif dari pembagian kerja, beberapa karyawan mungkin kesulitan berbagi informasi dan beban kerja secara efektif.

Pastikan staf yang berbagi peran memiliki cara untuk mendiskusikan potensi hambatan secara terbuka, untuk memastikan bahwa hubungan pribadi menciptakan hubungan profesional yang bermanfaat.

Apa Keuntungan dan Kerugian Job Sharing?

Berikut beberapa keuntungan dan kerugian yang dimiliki oleh job sharingi:

Kelebihan

Dapat meningkatkan keterampilan dan pengalaman karyawan, khususnya buat; karyawan yang dapat saling melengkapi;
Pemecahan masalah yang lebih beragam;
Cangkupan kerja yang lebih besar;
Adanya kesinambungan keterampilan dan pengetahuan, sehingga ketika salah satu resign tidak terlalu berpengaruh;
Karyawan bisa mempertahankan pekerjaan meski kondisi ekonomi sedang tidak stabil.

Kekurangan

Belum tentu karyawan yang dipasangkan dapat cocok;
Penilaian kinerja yang lebih kompleks;
Jika pembagian kerja tidak seimbang, bisa menimbulkan tumpang tindih pekerjaan;
Proses penggajian yang lebih rumit.

Apa Saja Jenis-Jenis Job Sharing?

Pembagian kerja ini dibagi menjadi dua jenis yakni twin model dan island model. Berikut penjelasan jenis-jenis tersebut:

1. Twin model

Twin model adalah jenis pembagian kerja dimana dua karyawan mengerjakan satu pekerjaan dengan beban yang sama di hari atau jam kerja yang berbeda dalam satu minggu. Untuk mengerjakan pembagian kerja ini dibutuhkan tanggung jawab bersama dan komunikasi yang efektif antar karyawan.

Contoh jadi twin model ini adalah ketika karyawan A mendapatkan jadwal hari Senin dan Selasa. Kemudian karyawan B Rabu dan Kamis, di hari Jumat mereka akan melakukan pekerjaan bersama.

2. Island model

Sedangkan untuk island model adalah jenis pembagian kerja dengan dua karyawan untuk satu pekerjaan dan satu waktu yang sama. Namun, beban kerja yang dimiliki dibagi menjadi dua.

Pada model ini, biasanya karyawan akan melakukan pekerjaan secara individu sesuai kemampuannya. Oleh karenanya perusahaan wajib memilih karyawan yang kompeten untuk mengerjakan tugas tersebut.

Apa Saja Tips agar Job Sharing Lebih Efektif?

Berbagi pekerjaan dapat mengatasi tantangan pekerjaan yang sedang dilakukan. Untuk membantu keberhasilan pengenalan pengaturan pembagian kerja, di bawah ini adalah beberapa tips agar job sharing bisa membantu karyawan lebih efektif dalam bekerja:

1. Buat kerangka kerja yang jelas

Sangat penting untuk memprioritaskan komunikasi selama pengaturan pembagian kerja, karena hal ini akan menjamin bahwa pekerjaan ditugaskan dan diselesaikan secara efektif. Luangkan waktu untuk mendelegasikan pekerjaan dan mendokumentasikan semua peran agar lebih jelas.

Sekali lagi, komunikasi terbuka di antara karyawan dapat membantu karyawan mengidentifikasi bidang-bidang utama di mana mereka memiliki kekuatan yang cocok untuk peran tertentu. Hal ini, pada gilirannya, dapat membantu mempermudah penyelesaian pekerjaan.

2. Jaga hubungan kerja yang sehat

Berbagi pekerjaan membutuhkan kolaborasi, bahkan jika dua anggota tim ini berbagi pekerjaan tidak bekerja di kantor pada waktu yang sama. Bekerja bersama memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi dan karyawan Anda dapat mengatasi tantangan apa pun secara kolaboratif.

Sebagai pemberi kerja, Anda bisa mendukung karyawan menjaga hubungan kerja yang sehat. Caranya adalah dengan memberikan pembagian kerja yang adil satu sama lain.

3. Jaga jalur komunikasi yang terbuka

Menjaga komunikasi yang baik di seluruh bagian pekerjaan dapat menjadi solusi atas masalah dalam sebuah proyek sebelum berkembang menjadi masalah yang lebih besar. Anda harus bisa memberikan ruang bagi karyawan untuk berani mengomunikasikan permasalahan yang mereka alami.

Ini termasuk ketika mereka merasa tidak nyaman dengan sistem kerja ini. Baiknya Anda tanyakan apa yang mereka rasakan.

Mintalah feedback karyawan atas kebijakan job sharing ini, termasuk solusi yang diinginkan oleh mereka.

Komunikasi adalah landasan berbagi pekerjaan karena memberikan gambaran yang lebih jelas kepada kedua anggota tim tentang kemajuan pekerjaan.

4. Pastikan penetapan gaji adil dan jelas

Tips selanjutnya yang harus Anda perhatikan ketika menerapkan sistem job sharing adalah pastikan Anda menetapkan gaji secara adil dan jelas. Menetapkan gaji untuk satu karyawan mengerjakan satu pekerjaan tentunya lebih mudah dibandingkan ketika karyawan harus berbagi pekerjaan.

Ketika Anda ingin menerapkan sistem kerja ini, pastikan Anda sudah memikirkan secara matang terkait penggajian karyawan. Anda juga harus mengomunikasikan sistem kerja ini dan pastikan karyawan paham dan setuju dengan perubahan sistem kerja ini.

5. Bagi jam kerja secara jelas

Selain penggajian, Anda juga harus mebagi jam kerja secara jelas ketika menerapkan sistem kerja job sharing ini. Apakah akan menerapkan full day atau hanya setengah hari?

Ini agar tidak terjadi perbedaan yang membuat jam kerja karyawan menjadi berseberangan. Jangan sampai terjadi perubahan jam kerja karena penerapan sistem kerja ini karena perubahan jam kerja akan mempengaruhi kinerja karyawan.

6. Buat penilaian kinerja dengan baik dan adil

Penilaian kinerja karyawan juga menjadi hal yang wajib Anda pertimbangkan ketika akan menerapkan job sharing. Menilai kinerja karyawan pastinya lebih mudah ketika satu karyawan mengerjakan satu pekerjaan dibandingkan dengan sistem pembagian kerja.

Anda bisa membuat penilaian kinerja ini secara terpisah. Ini bertujuan agar Anda bisa melihat mana karyawan yang memang memiliki kompetensi dan mana yang tidak, meski mereka mengerjakan pekerjaan yang sama.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai job sharing untuk Anda. Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa job sharing merupakan sistem pekerjaan yang membuat dua karyawan mengerjakan pekerjaan yang sama.

Meski kelihatannya mudah karena beban kerja jadi bisa dibagi, namun nyatanya menerapkan sistem kerja ini bukanlah hal yang mudah dan bisa disepelekan. Anda perlu melakukan pengelolaan yang bagi agar penerapannya bisa efektif dan adil bagi seluruh karyawan.

Anda harus tahu kompetensi karyawan tersebut agar pekerjaan yang diberikan sesuai dengan kemampuannya. Oleh karenanya penting bagi Anda untuk mengelola karyawan Anda dengan baik agar bisa menerapkan job sharing secara efektif.

Untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda, Anda bisa menggunakan software payroll dan aplikasi HRIS dari GajiHub. GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang dilengkapi berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan karyawan.

Segera daftar GajiuHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.