13 Tips Payroll Efektif dan Efisien untuk Bisnis Anda

Tips payroll efektif menjadi hal yang dibutuhkan perusahaan. Seperti yang diketahui, payroll menjadi komponen penting dalam operasional perusahaan.

Ini karena payroll menjadi pengeluaran terbesar bagi perusahaan.

Jadi, perusahaan perlu melakukan pengelolaan payroll secara efektif agar perusahaan bisa mengelola biaya secara optimal.

Lalu apa saja tips payroll efektif yang bisa dilakukan perusahaan untuk efisiensi pengelolaan penggajian karyawan?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai tips payroll efektif.

Baca selengkapnya hanya apda penjelasan yang ada di bawah ini:

Apa yang Dimaksud dengan Payroll Efektif?

Payroll efektif merupakan sistem penggajian dimana untuk pencatatannya tidak perlu menggunakan selembar kertas lagi.

Dengan sistem penggajian ini, karyawan bisa mendapatkan gaji setiap bulan yang disesuaikan dengan kebijakan dari perusahaan.

Sebagai contoh, perusahaan Anda memberikan gaji di setiap tanggal 25, maka sistem payroll akan mengirimkan gaji secara otomatis setiap tanggal 25 tanpa adanya penundaan waktu.

Dengan adanya sistem payroll efektif ini HRD akan dimudahkan dalam pengelolaan penggajian sehingga tidak dibutuhkan waktu yang lama dibandingkan dengan sistem payroll manual.

Sistem payroll efektif ini akan sangat memudahkan bisnis, khususnya bagi bisnis dengan jumlah karyawan yang banyak.

Bayangkan jika Anda memiliki karyawan lebih dari 100 dan pengelolaan penggajian masih dilakukan secara manual.

Pastinya akan memerlukan waktu untuk mengelola penggajian secara manual ini karena perhitungan gaji, tunjangan, uang makan, dan lainnya harus dilakukan secara manual.

Ini berbeda ketika Anda menggunakan sistem payroll efektif karena semua proses penggajian dapat dilakukan dengan efektif tanpa harus membuang waktu.

Baca Juga: 7 Cara Memilih Software Payroll Terbaik dan Rekomendasinya

Apa Manfaat dari Payroll Efektif?

Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penggunaan payroll efektif:

1. Membuat laporan secara lengkap

Manfaat yang pertama dengan adanya payroll efektif adalah Anda dapat membuat laporan gaji karyawan secara lengkap.

Dengan sistem payroll ini, Anda juga dapat mengetahui apa saja komponen gaji karyawan setiap bulannya.

Tentunya ini akan memudahkan perusahaan, karena saat ini perusahaan memiliki banyak komponen penggajian seperti potongan pajak, iuran BPJS, dan masih banyak lagi.

Hingga pada akhirnya gaji yang diterima karyawan sudah bersih.

2. Menghemat waktu

Manfaat yang kedua adalah Anda bisa menghemat waktu. Seperti yang diketahui, mengurus gaji karyawan adalah hal yang membutuhkan waktu.

Dengan adanya sistem payroll efektif, pengelolaan gaji bisa menjadi lebih mudah dan Anda bisa lebih menghemat waktu.

3. Membuat formulir pajak yang lebih mudah

Dengan tips payroll efektif, Anda juga bisa membuat formulir pajak yang lebih mudah.

Di sini perusahaan dapat dengan mudah membuat bukti potong pajak karyawan.

Ini pastinya akan memudahkan HRD dalam melakukan pengelolaan penggajian karyawan dan lebih hemat waktu dalam mengurus pajaknya.

Baca Juga: 10 Peran AI dalam Payroll untuk Bisnis Anda

Bagaimana Tips Payroll Efektif?

Berikut tips payroll efektif yang dapat Anda lakukan untuk memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan Anda:

1. Tetapkan anggaran

Tips payroll efektif yang pertama adalah dengan menetapkan anggaran untuk perusahaan Anda.

Penting bagi Anda untuk memahami dengan jelas apa dampak biaya penggajian terhadap keuangan perusahaan Anda.

Bagaimanapun juga, setiap bisnis harus selalu memiliki keuangan yang cukup untuk membayar karyawan secara penuh dan tepat waktu

Namun, penggajian adalah pengeluaran besar, seringkali lebih tinggi dari yang diperkirakan perusahaan.

Jadi, di sinilah pentingnya Anda menetapkan anggaran yang akan digunakan untuk membayar gaji karyawan.

2. Klasifikasikan pekerja secara akurat

Untuk membayar pekerja dengan benar, Anda harus bisa mengklasifikasikan pekerja Anda secara akurat.

Ada berbagai jenis karyawan atau pekerja yang sering digunakan perusahaan, mulai dari full time, part time, pekerja harian hingga pekerja lepas.

Jenis pekerja ini disesuaikan pada bisnis dan kebutuhannya dan akan berpengaruh untuk perhitungan tunjangan hingga pajak.

Baca Juga: Payroll Fraud: Pengertian, Tanda, dan Cara Mencegah

3. Tentukan apakah karyawan dibayar per jam atau per bulan

Pekerja yang diklasifikasikan sebagai karyawan harus dikategorikan sebagai pekerja per jam atau pekerja dengan gaji  bulanan.

Jenis pembayaran ini sangat penting untuk diketahui oleh pemilik bisnis karena akan menentukan jumlah gaji yang akan dibayarkan, termasuk untuk tunjangan yang didapatkan.

4. Buat jadwal penggajian

Menetapkan jadwal penggajian yang sesuai dengan kebutuhan arus kas bisnis Anda dapat membantu mencegah kesulitan arus kas.

Namun penting juga untuk memastikan Anda mematuhi semua aturan yang ditetapkan di Indonesia.

Apa pun yang terjadi, periode pembayaran yang dipilih harus konsisten.

Karyawan bergantung pada gaji mereka, sehingga setiap ketidakteraturan dapat merusak semangat kerja.

Periode pembayaran bulanan adalah yang paling umum, tetapi beberapa bisnis membayar karyawan mingguan, bulanan atau bahkan setengah bulanan.

Menjalankan penggajian lebih jarang bisa berarti lebih sedikit dokumen, namun karyawan mungkin lebih suka dibayar lebih sering.

Pertimbangkan periode pembayaran yang paling sesuai dengan kebutuhan arus kas dan kebutuhan karyawan Anda.

Baca Juga: HR dan Payroll Industri Jasa: Ini 10 Tantangan dan Solusinya

5. Ikuti perkembangan regulasi terbaru

Peraturan pajak memastikan perusahaan membayar jumlah pajak ketenagakerjaan yang tepat, sementara undang-undang ketenagakerjaan bertujuan untuk membantu melindungi kesejahteraan karyawan.

Kegagalan untuk mematuhi perubahan apa pun dapat mengakibatkan perhitungan gaji karyawan yang salah dan/atau kewajiban pajak, yang mana keduanya dapat mengakibatkan denda dan hukuman yang signifikan.

6. Jaga agar kebijakan tetap sederhana dan jelas

Semakin rumit kebijakan terkait penggajian seputar kehadiran, cuti berbayar, dan tunjangan, semakin rumit proses penggajiannya dan semakin kecil kemungkinan karyawan dapat dengan mudah memahami kebijakan Anda.

Tetapkan pedoman yang jelas, termasuk bagaimana dan kapan karyawan akan dibayar, serta pertimbangan tambahan lainnya, seperti cara kerja penggantian biaya dan aturan seputar kelayakan tunjangan dan cuti berbayar.

Buat dan pertahankan dokumen kebijakan penggajian yang jelas dan ringkas, dan perbarui sesering mungkin.

Pastikan semua kebijakan penggajian mudah diakses dan dipahami.

Pertimbangkan untuk menyimpan dokumen tersebut di pusat online bersama di mana pekerja dapat dengan mudah mengunduh salinannya.

Dengan cara ini, karyawan dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya, tanpa harus menunggu komunikasi dengan bagian penggajian atau HR.

Baca Juga: 10 Tantangan Sistem Gaji di Perusahaan Retail dan Solusinya

7. Bersikaplah transparan dengan karyawan Anda

Tips payroll efektif selanjutnya adalah bersikaplah transparan dengan karyawan Anda.

Entah karena kesalahan perhitungan gaji atau kebingungan tentang bagaimana kebijakan penggajian tertentu dirancang, kesalahpahaman dengan karyawan dapat merusak moral.

Penting bagi mereka untuk merasa nyaman mendiskusikan masalah terkait penggajian dengan manajer untuk memastikan semua masalah ditangani sesegera mungkin.

Jika terjadi kesalahan penggajian, usahakan untuk menjaga jalur komunikasi terbuka dengan karyawan untuk menjelaskan kesalahan tersebut, mengapa hal itu terjadi, dan apa yang dilakukan untuk mencegah hal itu terulang kembali.

Pertimbangkan kebijakan penggajian yang secara transparan menjelaskan proses penggajian, bagaimana karyawan diklasifikasikan, bagaimana gaji ditetapkan, dan informasi penting lainnya.

Jaga agar semua informasi terstandardisasi, baik di pusat informasi online bersama atau di buku panduan karyawan.

Pertimbangkan untuk menyusun pertanyaan yang sering ditanyakan oleh karyawan.

FAQ yang mudah diakses dapat membantu karyawan mengakses informasi yang mereka butuhkan, kapan pun mereka membutuhkannya.

8. Simpan catatan penggajian secara menyeluruh

Menyimpan catatan penggajian yang menyeluruh dan akurat adalah praktik penting karena dapat membantu bisnis mendapatkan gambaran yang lebih baik mengenai informasi penting.

Seperti biaya penggajian, tingkat ketidakhadiran, tingkat produktivitas, dan pembayaran pajak, serta melindungi kepentingan Anda jika terjadi sengketa.

Namun, catatan penggajian tertentu juga diwajibkan secara hukum.

Catatan penggajian ini dibutuhkan ketika perusahaan Anda ingin membuat laporan terkait perusahaan atau untuk pelaporan pajak.

Jadi pastikan Anda menyimpannya dengan baik.

Baca Juga: Pembukuan Gaji Karyawan: Cara Membuat, dan Contohnya

9. Selalu periksa ulang entri data

Tahukah Anda, kesalahan penggajian bisa saja terjadi meski Anda sudah melakukan pencatatan penggajian dengan baik?

Sesuatu yang sederhana seperti kesalahan penekanan tombol dapat menyebabkan kesalahan yang merugikan dan mengakibatkan denda pajak dan kepatuhan ketenagakerjaan, belum lagi ketidakpuasan karyawan.

Memeriksa ulang entri data penggajian dapat membantu bisnis menghindari kesalahan yang merugikan.

Selain itu, fakta dan angka yang akurat dapat menginspirasi kepercayaan data yang lebih besar dan memungkinkan bisnis untuk membuat analisis dan keputusan yang lebih baik.

Sebelum menjalankan penggajian, selalu tinjau lembar waktu, perhitungan penggajian, informasi pajak, dan perhitungan tunjangan.

10. Sederhanakan proses

Mengingat banyaknya perhitungan yang diperlukan untuk menjalankan penggajian, tugas ini dapat memusingkan bisnis.

Namun, penggajian sangat sensitif terhadap waktu, jadi tidak ada ruang untuk penundaan.

Menyederhanakan proses penggajian sebisa mungkin tanpa mengambil jalan pintas dapat membantu bisnis menghemat waktu dan uang sambil menjaga karyawan tetap senang.

Baik dengan mempekerjakan tim penggajian khusus, menggunakan perangkat lunak penggajian, atau mengalihdayakan tugas tersebut, manajemen penggajian yang efisien dapat membantu bisnis mengoptimalkan kinerja dan arus kas.

Sebagai contoh, menggunakan setoran langsung dapat menghilangkan kebutuhan untuk memotong gaji,

Perangkat lunak penggajian dapat secara otomatis melakukan perhitungan, meningkatkan kecepatan dan menghindari kesalahan manusia.

Dan operasi penggajian yang dialihdayakan dilengkapi dengan baik untuk tetap mengikuti perubahan undang-undang pajak atau upah.

Baca Juga: 8 Tips Manajemen Penggajian untuk Semua Bisnis

11. Gunakan setoran langsung

Potongan gaji dalam bentuk kertas sudah tidak populer lagi, namun perlu diingatkan kepada perusahaan yang belum beralih ke setoran langsung tentang kenyamanan setoran langsung yang hemat biaya.

Setoran langsung berarti dana secara otomatis didistribusikan kepada karyawan pada hari gajian, menghilangkan kemungkinan cek hilang atau dicuri.

Dengan perangkat lunak penggajian yang tepat, potongan gaji elektronik dapat secara otomatis dibuat dan dikirimkan ke karyawan.

Setoran langsung diatur melalui penyedia bank bisnis atau layanan penggajian Anda.

Setelah penyiapan awal selesai, Anda harus mendapatkan nomor rekening bank dan informasi perutean setiap karyawan.

Jika perusahaan Anda menawarkan gaji dalam bentuk kertas dan setoran langsung, pertimbangkan untuk menjelaskan kepada karyawan tentang manfaat menggunakan sistem tanpa kertas.

12. Berinvestasi dalam perangkat lunak

Perangkat lunak penggajian atau software payroll dapat memainkan peran penting dalam mengelola proses ini secara lebih efektif.

Ada berbagai solusi yang tersedia, namun sebagian besar akan mengotomatiskan aspek-aspek penggajian yang membosankan dan rentan terhadap kesalahan manusia, seperti membuat perhitungan dan pemotongan serta pengajuan pajak.

Mengotomatiskan proses-proses ini akan membebaskan waktu bagi manajer penggajian untuk fokus pada tugas-tugas lain.

Perangkat lunak penggajian juga dapat secara otomatis memicu pembayaran setoran langsung, jadi berhati-hatilah saat memilih perangkat lunak penggajian.

Pilihkan software payroll yang telah dilengkapi dengan fitur-fitur yang tidak hanya memudahkan pengelolaan penggajian karyawan, tetapi juga memudahkan pengelolaan karyawan lainnya.

Misalnya untuk pengelolaan kehadiran, pengajuan cuti dan izin karyawan, analisis data, integrasi akuntansi, employee self service, dna lainnya.

GajiHub menjadi software payroll terbaik yang akan memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan Anda.

Sebagai karya anak bangsa, GajiHub telah disesuaikan dengan regulasi penggajian di Indonesia sehingga dapat memudahkan perhitungan gaji di perusahaan Anda.

13. Mengintegrasikan sistem

Manfaat utama dari teknologi bisnis modern adalah kemampuan untuk menghubungkan solusi perangkat lunak yang berbeda untuk merampingkan operasi di seluruh departemen sekaligus memudahkan untuk mendapatkan gambaran besar tentang kesehatan bisnis.

Sebagai contoh, solusi manajemen penggajian dapat diintegrasikan dengan sistem akuntansi dan manajemen SDM untuk merampingkan proses penggajian.

Tanpa integrasi, tim penggajian mungkin perlu memasukkan data tertentu tidak hanya di dalam perangkat lunak penggajian, tetapi juga di perangkat lunak akuntansi.

Integrasi membuat semua basis data yang relevan diperbarui secara real time, sekaligus memberikan wawasan bisnis yang penting, seperti bagaimana penggajian memengaruhi arus kas.

Saat memilih solusi perangkat lunak penggajian, tanyakan apakah solusi tersebut dapat diintegrasikan dengan solusi bisnis lain untuk menyederhanakan dan merampingkan tugas-tugas terkait penggajian.

Seringkali, solusi dapat dihubungkan melalui API, tetapi rangkaian manajemen bisnis secara keseluruhan dengan penggajian, akuntansi, SDM, dan solusi bisnis inti lainnya juga tersedia.

Baca Juga: 3 Cara Menghitung Gaji Karyawan, Bisnis Wajib Tahu!

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai tips payroll efektif yang bisa menjadi referensi Anda dalam mengelola gaji karyawan dengan efektif.

Pengelolaan penggajian merupakan bagian penting bagi sebuah bisnis.

Dengan pengelolaan payroll yang efektif, Anda dapat mengoptimalkan penggajiaan bisnis Anda dan pada akhirnya ini akan berdampak positif bagi bisnis Anda.

Untuk memudahkan pengelolaan penggajian di perusahaan Anda, pastikan Anda menggunakan software payroll terbaik dari GajiHub.

GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan penggajian karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.