Outsource payroll adalah praktik umum yang sering digunakan untuk pengelolaan penggajian karyawan. Ini karena manajemen penggajian bisa menjadi pekerjaan yang memakan waktu.
Karenanya, ada banyak perusahaan menangani tugas ini secara internal, yang lain memilih untuk mengalihdayakannya ke perusahaan pihak ketiga. Meski begitu, outsource payroll atau alih daya penggajian memiliki sejumlah keuntungan dan kerugian yang untuk dipertimbangkan.
Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai outsource payroll mulai dari pengertian hingga kelebihan dan kekurangannya. Anda bisa membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:
Apa yang Dimaksud dengan Outsourcing Payroll?
Outsource payroll atau alih daya penggajian merupakan sebuah usaha yang dilakukan perusahaan untuk mempercayakan proses penggajian perusahaan dengan menggunakan jasa perusahaan lain.
Ketika perusahaan menggunakan alih daya penggajian, perusahaan yang menyediakan jasa ini akan bertanggung jawab atas penggajian perusahaan milik kliennya sesuai dengan peraturan yang ada di Indonesia.
Beberapa perusahaan alih daya penggajian secara eksklusif mengelola tanggung jawab penggajian, sementara yang lain melakukan sejumlah tugas terkait SDM selain penggajian. GajiHub merupakan salah satu layanan sistem payroll outsourching yang akan akan membantu perusahaan Anda dalam memudahkan pengelolaan penggajian.
Dengan penggunaan GajiHub, HR bisa fokus dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya dan GajiHub akan memudahkan pengelolaan payroll perusahaan Anda, meliputi:
- Menghitung gaji karyawan, lengkap dengan komponennya
- Menghitung tunjangan karyawan
- Menghitung PPh 21 dan memotongnya dari gaji karyawan
- Melakukan pembayaran gaji karyawan
Baca Juga: 9 Tips Memilih Software Payroll, Manfaat, dan Fitur Pentingnya
Apa Kelebihan dari Outsource Payroll?
Mengalihdayakan penggajian ke perusahaan pihak ketiga memang menawarkan sejumlah kelebihan bagi perusahaan yang menggunakan praktik ini. Beberapa keuntungan utama meliputi:
1. Menghemat waktu
Penggajian manual membutuhkan banyak waktu. Petugas penggajian harus melacak atau mencari informasi mengenai:
- Menghitung tunjangan
- Rincian upah
- Cuti berbayar
- Cuti yang belum dibayar
- Pajak penghasilan
Hal ini dapat menjadi tantangan bagi seorang karyawan untuk menangani seluruh perusahaan, terutama jika mereka memiliki tanggung jawab pekerjaan lain di luar penggajian. Outsourcing payroll menghilangkan semua tanggung jawab tersebut dari tim Anda dan menghemat waktu Anda.
2. Mengurangi biaya
Seringkali, terutama untuk bisnis kecil atau menengah, payroll outsourcing menghemat uang. Biaya waktu dan sumber daya untuk melakukan penggajian secara internal hampir selalu lebih mahal daripada biaya bulanan dengan menggunakan perusahaan penggajian khusus untuk menangani proses tersebut.
3. Mempertahankan keakuratan pajak
Peraturan pajak seringkali cukup rumit. Peraturan ini juga berubah secara berkala, dan tanpa pendidikan dan pelatihan yang tepat, karyawan dapat melakukan kesalahan pajak penggajian yang tidak disengaja, namun merugikan.
Outsource payroll memastikan mereka yang menangani penggajian Anda terlatih dan memenuhi syarat untuk menangani aspek pajak penggajian.
4. Memastikan kepatuhan
Selain pajak, menggunakan perusahaan penggajian dengan tenaga profesional penggajian yang berpengalaman dan terlatih memastikan proses penggajian Anda akan memenuhi semua peraturan dan regulasi negara bagian dan federal.
5. Memberikan keamanan
Keamanan komputer itu mahal. Banyak usaha kecil tidak memiliki sumber daya untuk mengenkripsi dan menyimpan data sensitif, seperti informasi rekening bank karyawan, dengan benar.
Sebagian besar perusahaan penggajian memiliki langkah-langkah keamanan yang canggih untuk melindungi data klien mereka.
6. Menghilangkan masalah perangkat lunak
Mereka yang mengelola penggajian internal mereka sendiri sering kali menggunakan program perangkat lunak untuk membantu mereka melacak jam kerja dan menghitung penghasilan.
Namun, program-program ini bisa jadi mahal dan mungkin memerlukan pembaruan atau tambalan rutin agar berfungsi dengan baik. Menggunakan perusahaan penggajian akan menghilangkan biaya ini.
7. Menyebarkan dukungan
Khususnya untuk bisnis kecil, biasanya ada satu karyawan yang mengelola proses penggajian. Jika orang tersebut jatuh sakit atau mengambil cuti, mengelola penggajian dapat menjadi tantangan besar bagi perusahaan.
Ketika Anda menggunakan perusahaan penggajian, Anda tidak perlu khawatir dengan satu orang yang mengelola prosesnya, karena perusahaan memiliki tim yang siap untuk memastikan penggajian Anda diproses.
8. Menawarkan setoran langsung
Terlepas dari keberadaan perbankan online di mana-mana, menawarkan setoran langsung tidaklah mudah bagi sebagian besar bisnis kecil yang melakukan pemrosesan penggajian sendiri. Perusahaan penggajian pihak ketiga memiliki sumber daya untuk mengatur setoran langsung untuk karyawan Anda.
Baca Juga: Manfaat Menggunakan Software Payroll Ini Wajib Anda Ketahui
Apa Kelemahan dari Outsource Payroll?
Terlepas dari banyaknya keuntungan dari outsourcing penggajian ke perusahaan khusus, penting untuk mempertimbangkan kerugian dari praktik ini sebelum membuat keputusan tentang outsourcing. Keluhan umum tentang penggajian outsourcing meliputi:
1. Kesalahan dan waktu
Meskipun profesional penggajian yang terlatih lebih kecil kemungkinannya melakukan kesalahan dibandingkan karyawan internal yang kurang berpengalaman, kesalahan masih bisa terjadi.
Ketika perusahaan penggajian melakukan kesalahan pada gaji karyawan, seringkali perlu waktu lebih lama untuk memperbaikinya dibandingkan jika Anda mengelola penggajian sendiri.
2. Tanggung jawab
Pada akhirnya, Anda bertanggung jawab atas kesalahan pengajuan pajak atau kesalahan lain yang mungkin dilakukan oleh perusahaan penggajian, yang dapat menyebabkan biaya yang besar dan sulit untuk diselesaikan.
3. Tunjangan yang tidak terpakai
Beberapa perusahaan penggajian menawarkan layanan atau tunjangan tambahan sebagai bagian dari biaya layanan penggajian yang sebenarnya tidak dibutuhkan atau digunakan oleh perusahaan Anda.
Dalam kasus ini, Anda bisa saja menghabiskan lebih banyak uang daripada yang seharusnya untuk mengalihdayakan penggajian Anda.
4. Perlindungan data
Meskipun sebagian besar perusahaan penggajian memiliki protokol keamanan digital yang luar biasa, pelanggaran masih bisa terjadi. Menggunakan prosesor penggajian eksternal bukan jaminan perlindungan data.
5. Informasi yang hilang
Karena ada langkah tambahan untuk membagikan informasi gaji dan karyawan dengan perusahaan pemroses penggajian, jika Anda lupa membagikan detail penting atau perusahaan kehilangan informasi tersebut, hal ini dapat menunda pemrosesan penggajian dan membuat karyawan Anda tidak mendapatkan cek.
Baca Juga: 12 Fitur Software Payroll Ini Harus Ada, Apa Saja?
Bagaimana Cara Memilih Outsource Payroll?
Baik Anda menyelesaikan proses penggajian secara internal atau mengalihdayakan proses tersebut ke perusahaan pihak ketiga, langkah-langkahnya serupa.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk proses penggajian outsourcing:
1. Pilih perusahaan
Langkah pertama saat mengalihdayakan penggajian Anda adalah memilih perusahaan. Beberapa perusahaan secara eksklusif melakukan pemrosesan penggajian, sementara yang lain juga mengelola tugas dan tanggung jawab sumber daya manusia tambahan.
Cari perusahaan yang Anda percayai dan menawarkan layanan yang Anda cari.
2. Berikan informasi
Untuk memproses penggajian Anda, Anda harus memberikan informasi awal kepada perusahaan penggajian untuk menyiapkan akun Anda dan informasi yang sedang berjalan seperti jam kerja, cuti, dan bonus agar perusahaan dapat menghitung dan mendistribusikan gaji secara akurat kepada Anda dan karyawan Anda.
Sebagian besar perusahaan penggajian akan meminta informasi berikut ini untuk semua karyawan:
- Formulir pemotongan PPh 21
- Informasi bank untuk setoran langsung
- Informasi asuransi kesehatan jika ada
- Informasi rencana pensiun jika ada
3. Melacak waktu
Tergantung apakah karyawan digaji atau dibayar per jam, Anda harus melacak dan menyerahkan lembar waktu ke perusahaan penggajian. Banyak pemroses penggajian eksternal menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu digital yang dapat diakses oleh mereka, Anda, dan karyawan Anda untuk memudahkan pelacakan waktu bagi semua orang.
4. Menyetujui jumlah gaji
Setelah perusahaan pemroses penggajian memiliki semua informasi yang mereka butuhkan, Anda akan memberikan informasi kenaikan gaji atau informasi pembayaran bonus dan menyetujui jumlah gaji untuk karyawan Anda.
5. Mengelola pajak dan pemotongan
Sebelum pemroses penggajian dapat menulis cek, mereka harus mengurangi pemotongan yang dipilih karyawan yang sesuai dan pemotongan negara bagian dan federal yang diwajibkan dari jumlah gaji bersih.
6. Mengelola cek
Perusahaan pemroses penggajian mengirimkan pembayaran kepada karyawan Anda, baik melalui cek fisik atau setoran langsung ke rekening bank mereka.
7. Menyediakan laporan
Pelaporan penggajian merupakan bagian integral dari proses penggajian. Perusahaan penggajian eksternal akan mengelola semua pencatatan yang diperlukan dan menyerahkan laporan yang diperlukan kepada pihak atau organisasi yang tepat atas nama Anda.
Baca Juga: 8 Kesalahan Payroll dan Langkah Mencegahnya
Apa Saja Layanan yang Dimiliki Oursource Payroll?
Perusahaan penggajian dapat bervariasi secara dramatis dalam hal layanan yang mereka sediakan. Ada yang hanya menawarkan proses penggajian yang diperlukan, namun ada juga yang dapat melakukan sejumlah tugas terkait sumber daya manusia dan keuangan.
Tinjau daftar layanan potensial yang mungkin Anda gunakan dari prosesor penggajian eksternal:
- Menyimpan catatan penggajian
- Menghitung jumlah gaji yang sesuai setelah pemotongan dan pajak
- Mengirimkan cek atau mengelola setoran langsung
- Memberikan formulir dan dokumen pajak tahunan lainnya kepada karyawan
- Mengelola pelaporan perpajakan
- Menangani pemotongan pembayaran untuk program pensiun dan entitas lainnya
- Pertimbangan sebelum Anda mengalihdayakan penggajian Anda
Jika Anda siap melakukan outsourcing penggajian, sebaiknya Anda memeriksa perusahaan yang potensial sebelum memutuskan untuk bekerja sama dengan mereka. Gunakan pertimbangan ini untuk membantu Anda membuat keputusan akhir tentang outsourcing penggajian dan memilih perusahaan terbaik untuk kebutuhan Anda:
- Keamanan: pastikan sistem keamanan data perusahaan kuat. Tanyakan apakah mereka pernah mengalami pembobolan data.
- Sistem: pelajari bagaimana mereka mengelola dan menyimpan data dan apakah mereka pernah mengalami kerusakan sistem yang mengakibatkan informasi terhapus.
- Pajak: ketahui bagaimana karyawan mereka dilatih tentang undang-undang perpajakan dan seberapa sering mereka menerima pendidikan berkelanjutan untuk mengikuti perubahan.
- Lifetime: tanyakan berapa lama perusahaan telah menjalankan bisnis dan berapa banyak klien yang mereka dukung.
- Layanan pelanggan: pahami bagaimana fungsi layanan pelanggan dan tim dukungan mereka, sehingga Anda akan tahu apa yang diharapkan jika Anda menelepon untuk menyampaikan masalah.
- Perbaikan: ketahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan penggajian jika terjadi.
- Bukti: pelajari bagaimana mereka akan mengkomunikasikan penyerahan laporan pajak dan dokumen lain yang diperlukan kepada Anda untuk Anda simpan sendiri.
Outsourcing penggajian dapat memberi Anda beberapa manfaat yang berharga. Namun, penting untuk mempertimbangkan potensi risiko dan kerugiannya sebelum memutuskan untuk menggunakan pemroses penggajian eksternal.
Baca Juga: 10 Manfaat Software Payroll untuk Bisnis
Kesimpulan
Itulah tadi penjelasan mengenai outsource payroll yang bisa menjadi referensi Anda. Buat Anda yang membutuhkan alternatif outsource payroll, Anda bisa memilih GajiHub.
GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan memudahkan pengelolaan penggajian karyawan perusahaan Anda. Dengan GajiHub, Anda bisa mengurus pengelolaan payroll perusahaan Anda tanpa perlu bantuan jasa outsourching payroll dari perusahaan lain.
Tentunya ini lebih menghemat biaya karena Anda hanya perlu berlangganan GajiHub. Apalagi biaya langganan GajiHub sangat terjangkau, yakni hanya Rp4.900/karyawan/bulan.
Dengan memilih GajiHub, Anda bisa meminimalisir kelemahan alih daya penggajian karena Anda akan memegang kendali terhadap pengelolaan penggajian perusahaan Anda.
Jadi tunggu apa lagi, daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.
- Bekerja Sambil Kuliah: Alasan, Keuntungan dan Tipsnya - 25 October 2024
- Manajemen Performa Karyawan: Manfaat dan Tahapannya - 24 October 2024
- At Will Employment: Ini Kelebihan dan Kekurangannya - 23 October 2024