11 Cara Mengurangi Biaya Operasional dan Manfaatnya

Setiap bisnis pasti ingin mengetahui cara mengurangi biaya operasional.

Ketika sebuah bisnis mampu mengurangi biaya operasional, maka keuntungan yang didapatkan akan semakin tinggi.

Tidak hanya itu, dengan berkurangnya biaya operasional, harga jual barang atau jasa juga dapat semakin ditekan sehingga bisa lebih mendatangkan banyak pelanggan.

Lalu bagaimana cara mengurangi biaya operasional ini dan apa manfaat dari mengurangi biaya operasional?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai cara mengurangi biaya operasional dan manfaat yang bisa didapatkan.

Untuk lebih lengkapnya Anda dapat menyimak penjelasan yang ada di bawah ini:

Apa Manfaat Mengurangi Biaya Operasional bagi Bisnis?

Mengurangi biaya operasional adalah salah satu cara yang dilakukan bisnis untuk meningkatkan laba atau keuntungan.

Beberapa bagian dalam bisnis dapat dipertahankan dengan adanya pengurangan biaya operasional ini, di antaranya biaya-biaya yang dikeluarkan, tenaga kerja dan waktu, hasil yang dicapai, hingga loyalitas pelanggan.

Sedangkan untuk manfaat dari mengurangi biaya operasional adalah sebagai berikut:

• Dapat membantu untuk mengoptimalkan waktu, uang, dan strategi pengembangan dari perusahaan.
• Menambah nilai dan potensi pertumbuhan secara signifikan pada bisnis, karena ketika sebuah organisasi memiliki operasional yang efisien akan menarik di mata investor.
• Membantu dalam pengambilan keputusan yang strategis yang berhubungan dengan penurunan biaya operasional, peningkatan laba, hingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan karyawan.
• Untuk membantu dalam melakukan identifikasi hambatan yang dialami bisnis hingga dapat meningkatkan alur kerja.
• Untuk menciptakan fondasi yang kuat hingga perusahaan dapat menangani permintaan pasar tanpa adanya tambahan biaya yang signifikan.

Baca Juga: Jenis Biaya dan Klasifikasinya dalam Bisnis, Apa Saja?

Bagaimana Cara Mengurangi Biaya Operasional?

Buat Anda yang ingin mengurangi biaya operasional, berikut beberapa cara yang dapat Anda lakukan:

1. Sederhanakan Proses dan Alur Kerja

Dalam mengejar pengurangan biaya, bisnis dapat menemukan kesuksesan dengan menyederhanakan proses dan alur kerja.

Hal ini melibatkan penyederhanaan bagaimana tugas-tugas dilakukan dan memastikan efisiensi di setiap langkah.

Lalu bagaimana cara menyederhanakan proses dan alur kerja ini?

Mengidentifikasi Bagian yang Kurang Efisien:

Mengidentifiksi bagian yangkurang efiesien dengan cara menentukan area-area di mana tugas-tugas mungkin berlebihan atau memakan waktu.

Kemudian penyederhanaan dimulai dengan mengenali inefisiensi ini.

Menerapkan Lean Management:

Mengadopsi lean management untuk memangkas langkah-langkah yang tidak perlu dan fokus pada hal-hal yang menambah nilai.

Hal ini tidak hanya mengurangi biaya tetapi juga mengoptimalkan kinerja secara keseluruhan.

Memanfaatkan Teknologi:

Gunakan teknologi untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang.

Hal ini tidak hanya mempercepat proses tetapi juga meminimalkan risiko kesalahan.

Sistem Antrian Virtual:

Memperkenalkan sistem antrian virtual dapat merevolusi layanan pelanggan.

Solusi berteknologi canggih ini meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengurangi kebutuhan akan infrastruktur fisik, sehingga berkontribusi pada strategi pengurangan biaya operasional.

Dengan menyederhanakan cara menyelesaikan pekerjaan, bisnis dapat meningkatkan efisiensi, menghemat waktu, dan yang terpenting, mengurangi biaya operasional.

Mengintegrasikan teknologi, khususnya sistem antrian virtual, merupakan pendekatan modern dan praktis untuk mencapai tujuan-tujuan ini, menciptakan lingkungan operasional yang efisien dan hemat biaya.

2. Integrasi Teknologi

Integrasi teknologi muncul sebagai pemain penting dalam mencapai biaya operasional yang lebih rendah dan menumbuhkan loyalitas pelanggan ketika membahas praktik bisnis modern.

Dengan memanfaatkan teknologi modern, bisnis dapat menciptakan skenario yang saling menguntungkan, meningkatkan efisiensi sekaligus membangun hubungan pelanggan yang langgeng.

Berikut manfaat yang dapat Anda ikuti untuk integrasi teknologi ke dalam bisnis Anda:

Mengotomatiskan Tugas Rutin:

Memperkenalkan teknologi untuk menangani tugas-tugas yang berulang akan mempercepat operasi dan secara signifikan mengurangi tenaga kerja yang dibutuhkan, sehingga berkontribusi pada biaya operasional yang lebih rendah.

Meningkatkan Pengalaman Pelanggan:

Teknologi modern, jika digunakan dengan bijaksana, dapat meningkatkan interaksi dengan pelanggan.

Mulai dari situs web yang mudah digunakan hingga dukungan online yang efisien, peningkatan ini akan memuaskan pelanggan dan menumbuhkan loyalitas.

Pengambilan Keputusan Berbasis Data:

Memanfaatkan teknologi untuk analisis data memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat.

Hal ini meningkatkan efisiensi operasional dan berkontribusi pada strategi pengurangan biaya operasional jangka panjang.

Merangkul teknologi bukan hanya tentang mengikuti perkembangan zaman; ini adalah langkah strategis untuk mengurangi biaya operasional dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

Ketika bisnis mengintegrasikan alat modern dengan mulus ke dalam operasi mereka, mereka membuka jalan menuju masa depan yang lebih efisien dan berpusat pada pelanggan.

Baca Juga: Gaji Karyawan Termasuk Biaya Apa? Ini Penjelasan Lengkapnya

3. Manajemen Vendor

Manajemen vendor yang efisien adalah landasan strategi pengurangan biaya operasional untuk bisnis yang bertujuan untuk merampingkan pengeluaran mereka.

Bisnis dapat beralih ke praktik manajemen vendor yang efektif dalam mengeksplorasi cara mengurangi biaya operasional.

Dengan membangun saluran komunikasi yang jelas dengan pemasok dan membina hubungan kolaboratif, bisnis dapat menegosiasikan penawaran yang lebih baik, sehingga dapat mengurangi biaya operasional.

Menilai kinerja vendor secara teratur memastikan bahwa pemasok yang dipilih selaras dengan tujuan penghematan biaya sambil mempertahankan kualitas.

Selain itu, memasukkan umpan balik pelanggan ke dalam praktik manajemen vendor merupakan langkah yang cerdas.

Hal ini memastikan bahwa pemasok memenuhi harapan pelanggan dan memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan yang tepat tentang efektivitas biaya dan kualitas produk atau layanan yang disediakan.

Manajemen vendor yang efektif bukan hanya tentang pengadaan barang dan jasa; ini adalah kemitraan strategis yang bertujuan untuk mencapai pengurangan biaya operasional sekaligus memenuhi harapan pelanggan.

Bisnis dapat menciptakan lingkungan operasional yang lebih hemat biaya dan berpusat pada pelanggan dengan mengoptimalkan hubungan dengan vendor.

4. Optimalisasi Tenaga Kerja

Dalam strategi pengurangan biaya operasional, optimalisasi tenaga kerja muncul sebagai elemen penting, memberikan perusahaan sarana nyata untuk menurunkan biaya operasional sambil mempertahankan efisiensi.

Penempatan Staf Strategis:

Salah satu aspek mendasar dari cara mengurangi biaya operasional adalah melalui pengaturan staf yang strategis.

Menganalisis jam kerja puncak dan mempekerjakan staf yang sesuai dapat mencegah kelebihan staf selama periode yang lebih lambat, yang secara langsung berkontribusi pada biaya operasional yang lebih rendah.

Inisiatif Pelatihan Silang:

Menerapkan inisiatif pelatihan silang adalah strategi berharga lainnya untuk mengoptimalkan tenaga kerja.

Hal ini tidak hanya memastikan bahwa karyawan dapat masuk ke berbagai peran sesuai kebutuhan, tetapi juga mengurangi kebutuhan untuk mempekerjakan staf khusus untuk setiap fungsi, sebuah langkah praktis dalam pengurangan biaya operasional.

Penjadwalan Fleksibel:

Penjadwalan yang fleksibel adalah komponen penting dari strategi pengurangan biaya operasional.

Hal ini memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan tingkat staf secara dinamis berdasarkan fluktuasi harian atau musiman, sehingga meningkatkan efisiensi tanpa mengorbankan kualitas layanan.

Pada intinya, optimalisasi tenaga kerja bukan hanya tentang penjadwalan shift; ini adalah pendekatan holistik untuk menurunkan biaya operasional.

Bisnis dapat menciptakan tenaga kerja yang ramping dan mudah beradaptasi yang secara langsung berkontribusi pada pengurangan biaya operasional melalui penempatan staf yang strategis, pelatihan silang, teknologi penghitungan jumlah karyawan, dan penjadwalan yang fleksibel.

Baca Juga: Manajemen Biaya Tenaga Kerja: Manfaat, Contoh, dan Tipsnya

5. Menerapkan Strategi untuk Meminimalkan Waktu Tunggu

Bisnis bekerja keras untuk mengurangi biaya operasional.

Bisnis melakukan berbagai hal dengan sengaja untuk membuat pelanggan tidak perlu menunggu lama dan membuatnya lebih bahagia sebagai pelanggan.

Berikut beberapa cara untuk mendukungnua:

Sistem Manajemen Antrian yang Efisien:

Bayangkan sebuah skenario di mana sistem manajemen antrian yang canggih mengubah pengalaman pelanggan.

Sistem antrian virtual memberi informasi kepada pelanggan tentang posisi mereka secara real-time, sehingga mereka dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya tanpa harus mengantri secara fisik.

Hal ini meningkatkan kepuasan pelanggan dan mengurangi kebutuhan sumber daya fisik yang ekstensif untuk mengelola antrean, sehingga berkontribusi secara signifikan terhadap pengurangan biaya operasional.

Staf yang Beragam Selama Jam Sibuk:

Strategi yang mantap melibatkan staf yang beragam selama jam sibuk.

Bisnis dapat secara efisien memenuhi kebutuhan pelanggan dengan menyelaraskan tingkat staf dengan periode tersibuk, sehingga mengurangi waktu tunggu.

Pendekatan strategis ini tetap penting dalam memahami cara mengurangi biaya operasional dengan tetap menjaga kualitas layanan dan memastikan pemanfaatan sumber daya yang optimal.

Solusi Berbasis Teknologi:

Integrasi solusi berbasis teknologi memainkan peran penting dalam meminimalkan waktu tunggu.

Alat-alat inovatif seperti kios checkout mandiri dan aplikasi pemesanan seluler menyediakan metode transaksi alternatif yang efisien.

Hal ini memenuhi harapan konsumen yang melek teknologi dan menyederhanakan proses, sehingga berkontribusi secara signifikan terhadap pengurangan biaya operasional.

Intinya, dengan memprioritaskan manajemen antrean yang efisien dan menerapkan staf yang beragam selama jam sibuk, bisnis dapat meminimalkan waktu tunggu secara substansial, memberikan pengalaman yang mulus bagi pelanggan.

Strategi yang berpusat pada pelanggan ini meningkatkan kualitas layanan dan berkontribusi pada keberlanjutan keuangan dalam lanskap bisnis yang kompetitif.

6. Bernegosiasi

Cara mengurangi biaya operasional selanjutnya adalah dengan melakukan negosiasi.

Ada 2 (dua) fokus yang dapat Anda lakukan ketika melakukan negosiasi ini, yakni:

• Pengeluaran bulanan terbesar
• Pelanggan lama

Hal ini dapat memberikan keajaiban bagi keuntungan Anda jika Anda berhasil memangkas 1% saja dari pengeluaran bulanan terbesar.

Memanfaatkan status pelanggan lama Anda dengan provider lain bisa memberikan diskon yang cukup besar.

Jadi sebelum Anda mengangkat telepon, Anda harus melakukan riset, mencari harga promosi, dan menghubungi beberapa pesaing untuk mendapatkan penawaran.

Cobalah untuk membuka negosiasi Anda dengan mengatakan, “Kami senang menjadi pelanggan Anda, tetapi tagihan bulanan kami terlalu tinggi untuk dompet kami.
Bagaimana kita bisa bekerja sama untuk menurunkannya?”

Dengan begitu, Anda dapat mengatur nada yang sinergis, meyakinkan mereka untuk bekerja sama dengan Anda, dan membantu Anda menurunkan biaya operasional.

Ketika Anda melakukan negosiasi yang berhasil, cobalah untuk menjadikannya sebagai metode terbaik untuk meninjau pengeluaran lain dan terus mengulangi proses tersebut untuk menemukan peluang penghematan di masa depan.

Baca Juga: Manajemen Anggaran: Pengertian, Pendekatan, dan Tahapannya

7. Pekerjakan Pekerja Lepas Untuk Melakukan Pekerjaan

Anda mungkin tahu bahwa penghematan Anda bisa lebih dari sekadar fakta bahwa Anda tidak perlu membayar pajak gaji atau memberikan tunjangan kepada kontraktor independen.

Sebagian besar UKM tidak memiliki karyawan tetap untuk tugas-tugas non-inti.

Mengalihdayakan tugas-tugas ini (pemeliharaan situs web, pembukuan, dll.) memungkinkan Anda untuk membayar proyek dan mendapatkan spesialis.

Mempekerjakan pekerja lepas selalu menjadi pilihan yang lebih baik daripada memiliki lebih banyak karyawan internal, bukan hanya karena pekerjaan akan ditangani dengan kualitas yang lebih baik, tetapi juga karena penghematan secara keseluruhan.

8. Ubah Perilaku Pengeluaran Karyawan Anda

Uang tunai sering kali cenderung bocor dari biaya operasional UKM dengan cara yang tampaknya tidak relevan, biasanya karena pemborosan atau kegiatan yang tergesa-gesa.

Masalahnya biasanya dimulai dari perilaku.

Hal-hal yang biasa terjadi seperti pena yang salah tempat, buku catatan rapat yang hilang, ongkos kirim yang tidak perlu, dan pencetakan yang berlebihan.

Kebanyakan pemilik bisnis tidak mempermasalahkan hal tersebut sebagai pengeluaran kantor yang diperlukan.

Solusi sederhana yang sering kali dapat menghemat banyak uang adalah dengan melakukan sedikit perencanaan ke depan.

Akan sangat baik jika Anda memiliki wawasan tentang kebiasaan belanja karyawan Anda, jadi Anda harus meluangkan waktu untuk memantau pengeluaran kartu perusahaan setiap bulannya.

Cukup gunakan pemantauan kartu pembelian untuk melihat berapa banyak yang dibelanjakan oleh staf Anda untuk hal-hal seperti makanan dan minuman cepat saji, di mana mereka membelanjakan uangnya, dan pastikan mereka tetap berada dalam batas wajar.

Baca Juga: Manajemen Operasional: Prinsip, Tahapan, Contoh, dan Tipsnya

9. Mengurangi Biaya Infrastruktur

Anda dapat mengurangi biaya infrastruktur dan membuat karyawan Anda sibuk mengelola operasional harian.

Tentu saja, ini merupakan langkah yang brilian, namun Anda mungkin tidak yakin bisa melakukannya.

Jangan khawatir. Anda bisa melakukannya dengan mengikuti tips yang tertulis di bawah ini:

Pindahkan bisnis Anda ke ruang kantor yang lebih kecil. Anda bisa mengganti kantor kuno dengan ruang kerja bersama untuk klien/pelanggan bertemu, dan karyawan Anda bisa berkolaborasi.

Dengan cara ini, staf Anda akan berbagi ruang kerja, meja, dan sarana di kantor.

Anda bisa mengurangi biaya sewa dan biaya serupa (asuransi dan utilitas, misalnya) dengan sedikit kreativitas.

10. Membatalkan Layanan yang Tidak Terpakai

Anda mungkin berpikir ini adalah hal yang mudah, namun layanan yang tidak terpakai bisa dengan mudah terus ditarik dari rekening bank atau ditagih dari kartu kredit Anda jika Anda lupa bahwa layanan tersebut dibiarkan dalam mode pembayaran otomatis.

Jadi, akan lebih baik jika Anda melihat semua biaya perusahaan dalam enam bulan terakhir.

Jika Anda menemukan bahwa Anda tidak menggunakan layanan tertentu dalam 90 hari, pastikan untuk membatalkannya.

Selain itu, mungkin ini saatnya untuk menilai kembali layanan yang masih Anda gunakan dan mencari alternatif yang lebih murah atau menggunakan kesempatan untuk menegosiasikan ulang kontrak yang ada.

Pendekatan ini disebut “analisis pengeluaran.” Analisis pengeluaran adalah proses mengumpulkan, membersihkan, mengklasifikasikan, dan menganalisis data pengeluaran dengan tujuan untuk mengurangi biaya pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan memantau kesesuaian.

Akan lebih baik jika Anda tertarik untuk mempelajari teknologi baru dalam mengumpulkan dan mengelola data pengeluaran ini, seiring dengan semakin diterimanya pengetahuan tentang cara mengoperasikan pengeluaran dan memahaminya.

Baca Juga: Ketahui Pentingnya Menghitung Biaya HR bagi Perusahaan

11. Gunakan Manajemen Data Karyawan Terbaik

Cara mengurangi biaya operasional yang terakhir adalah dengan menggunakan manajemen data karyawan terbaik.

Manajemen data karyawan akan membantu Anda memudahkan pengelolaan karyawan yang ada di perusahaan Anda.

Mulai dari membuat ringkasan gaji, melakukan analisis komponen payroll, hingga analisis data karyawan dapat dilakukan dengan menggunakan manajemen data karyawan ini.

GajiHub menjadi pilihan terbaik manajemen data karyawan perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software payroll dan manajemen data karyawan yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Dengan GajiHub, Anda bisa melakukan efesiensi pengelolaan karyawan sehingga Anda bisa mengurangi biaya operasional perusahaan.

Seperti yang diketahui, pengelolaan karyawan ini memberikan dampak yang sangat signifikan untuk biaya operasional perusahaan dimana semakin efektif dan efisien pengelolaan karyawan, maka biaya yang dikeluarkan akan semakin dapat dihemat.

Terlebih dengan harga langganan GajiHub yang sangat terjangkau yakni mulai dari Rp4.900/karyawan/bulan, ini adalah jawaban terbaik untuk pengelolaan karyawan yang lebih baik.

Baca Juga: Reimbursement Adalah: Pengertian, Jenis, dan Tipsnya

Kesimpulan

Mengurangi biaya operasional bukan hanya tentang angka, tetapi juga tentang membuat segala sesuatunya berjalan lebih baik.

Strategi seperti mengelola antrian, mengoptimalkan staf, dan melakukan pengelolaan karyawan menunjukkan bagaimana bisnis dapat menghemat uang sambil memberikan layanan yang lebih baik.

Pastikan Anda menggunakan manajemen data karyawan dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahaan Anda.

GajiHub merupakan software payroll yang dilengkapi fitur manajemen data karyawan untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.