Statement of Work: Pengertian, Komponen, dan Cara Membuat

Statement of Work atau biasa disingkat dengan SOW menjadi bagian penting dalam dunia kerja.

SOW digunakan ketika Anda ingin memulai sebuah bisnis ataupun melakukan kerja sama dan akan membantu Anda dalam memudahkan memahami apa yang ingin dicapai dalam sebuah proyek.

Selain dalam dunia bisnis, istilah statement of work juga banyak digunakan dalam bidang marketing, misalnya ketika Anda harus menjelaskan apa saja yang harus dilakukan dalam campaign sebuah brand.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai pengertian statement of work hingga cara menulisnya.

Baca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa Pengertian dari Statement of Work?

Statement of Work (SOW) adalah dokumen yang mendefinisikan semua komponen proyek.

Statement of work atau pernyataan kerja cenderung sangat terperinci dan membahas tugas, hasil kerja, pencapaian, dan jadwal.

Pernyataan kerja juga menjelaskan tujuan proyek dan indikator keberhasilannya.

Pada umumnya statement of work masuk ke dalam salah satu dari tiga kategori utama.

Tergantung pada industri dan sifat proyek, Anda mungkin lebih mengandalkan salah satunya daripada yang lain:

• Tingkat upaya atau waktu dan bahan atau tarif unit: yakni jenis SOW yang paling umum, dokumen ini menjelaskan bahan dan jumlah waktu yang diperlukan untuk proyek.
• Desain atau detail: yakni jenis SOW ini menjabarkan persyaratan untuk pekerjaan, termasuk kualitas, pengukuran, atau jenis bahan.
• Berbasis kinerja: statemen of work berbasis kinerja membahas tujuan keseluruhan proyek serta kualitas sumber daya dan hasil yang diperlukan. Karena tidak menentukan proses atau metode kerja, pernyataan kerja berbasis kinerja memungkinkan tingkat otonomi yang tinggi.

Meskipun beberapa orang menggunakan pernyataan kerja dan ruang lingkup kerja secara bergantian, kedua dokumen tersebut memiliki tujuan yang berbeda.

Faktanya, ruang lingkup pekerjaan adalah bagian dari SOW dimana pada umumnya merinci pekerjaan yang harus diselesaikan oleh kontraktor atau pekerja lepas.

Baca Juga: BPO Adalah, Kelebihan & Kekurangan, dan Contohnya

Bagaimana Statement of Work Digunakan?

Anda dapat menulis statement of work untuk proyek internal dan eksternal, tetapi yang terakhir ini lebih umum.

Banyak manajer proyek mengembangkan dokumen ini ketika bekerja dengan klien eksternal.

Berikut beberapa area dimana SOW sering digunakan:

• Menyampaikan semua detail proyek utama kepada peserta, termasuk sponsor, anggota tim, dan kontraktor.
• Menghindari kebingungan mengenai tujuan, hasil, dan jadwal.
• Berfungsi sebagai pedoman bagi tim dan klien Anda.

Baca Juga: Contoh Company Profile dan Download Templatenya

Apa Saja Komponen dalam Statement of Work?

Meskipun Anda dapat mengikuti format apa pun yang Anda pilih saat menulis pernyataan kerja, Anda harus menyertakan beberapa komponen penting:

1. Tujuan

Nyatakan dengan jelas tujuan Anda. Pikirkan mengapa proyek ini dilakukan dan apa yang ingin Anda capai.

Penting untuk membuat tujuan yang terukur sehingga Anda tahu persis kapan Anda mencapainya.

2. Lingkup pekerjaan

Di sinilah Anda menguraikan pekerjaan yang akan dilakukan vendor untuk mencapai tujuan proyek.

Bagian ini mencakup siapa yang akan mengerjakan proyek, apa yang akan mereka lakukan, dan proses yang akan mereka gunakan.

Detailnya mencakup alat dan sumber daya yang akan Anda gunakan serta cara Anda melaporkan hasil dan pembaruan.

Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya

3. Pencapaian

Sertakan tonggak pencapaian dalam pernyataan kerja Anda untuk menunjukkan kapan Anda mengharapkan setiap hasil kerja.

Hal ini membantu memastikan pemahaman tentang kapan Anda mengharapkan penyelesaian tugas di seluruh siklus proyek.

Sering kali, pengiriman tonggak pencapaian ini sesuai dengan pembayaran untuk fase proyek tersebut.

3. Timeline

Garis waktu adalah perkiraan durasi proyek dan kapan waktu yang diharapkan untuk setiap tonggak pencapaian, hasil, dan pembayaran.

Ini adalah bagian fleksibel dari dokumen yang dapat berubah jika Anda menyertakan tanggal tertentu atau dapat mencakup serangkaian tanggal untuk memungkinkan fleksibilitas.

4. Biaya

Bagian biaya menguraikan biaya proyek secara keseluruhan, dengan perincian untuk setiap fase, bersama dengan biaya peralatan, staf, perjalanan, dan biaya lainnya.

Bagian ini juga memuat rincian tentang bagaimana Anda akan melakukan pembayaran dan kapan waktunya.

5. Tanda tangan

Kedua belah pihak menandatangani dan memberi tanggal pada dokumen pernyataan kerja untuk menandakan persetujuan terhadap persyaratan.

Baca Juga: Problem Statement: Pengertian, Metode, dan Cara Menulis

Bagaimana Cara Menulis Statement of Work?

Berikut adalah 12 langkah untuk menulis SOW:

1. Mulailah dengan pengantar

Mulailah dengan menulis pengantar proyek dan pihak-pihak yang terlibat.

Perjelas apakah proyek tersebut melibatkan layanan atau produk.

Kemudian identifikasi klien atau pembeli dan kontraktor atau pemasok.

Tentukan apakah dokumen tersebut merupakan penawaran tetap yang tetap berlaku untuk jangka waktu yang lama atau hanya kontrak satu kali.

2. Tentukan tujuan

Selanjutnya, jelaskan alasan proyek tersebut, tentukan mengapa proyek ini dilakukan sekarang dan nyatakan tanggal penyelesaian yang diproyeksikan.

Diskusikan tujuan proyek dan jelaskan mengapa tujuan tersebut penting.

3. Memperjelas ruang lingkup

Jelaskan pekerjaan yang akan dilakukan oleh penyedia atau kontraktor dan proses yang akan mereka gunakan. Sertakan beberapa tugas tingkat tinggi, namun simpan rinciannya untuk daftar tugas.

4. Memecah tugas-tugas

Jelaskan ruang lingkup pekerjaan secara lebih rinci, dan uraikan semua tugas yang akan dilakukan oleh kontraktor atau pemasok.

Agar lebih jelas, bagi tugas-tugas tersebut ke dalam beberapa fase dan prioritaskan urutan penyelesaian setiap fase tersebut.

Baca Juga: 8 Pekerjaan yang Membutuhkan Decision Making Skill

5. Sebutkan lokasi pekerjaan

Perjelas di mana pemasok atau kontraktor harus melakukan pekerjaan dan di mana peserta proyek harus bertemu, jika ada.

Opsi biasanya mencakup lokasi klien, lokasi kontraktor, atau lokasi terpencil yang disediakan penyedia.

6. Buat garis besar jadwal kerja

Rencanakan jadwal proyek. Jadwal ini dapat mencakup tanggal tertentu, periode waktu tertentu, atau tenggat waktu tertentu.

Di sini, Anda juga dapat memperjelas batasan terkait jadwal, seperti jumlah jam maksimum atau tenggat waktu akhir proyek.

7. Jelaskan hasil kerja

Nyatakan dengan jelas hasil kerja, atau produk atau layanan yang akan dihasilkan dari proyek.

Kemudian jelaskan tonggak-tonggak penting, seperti dimulainya proyek, tinjauan hasil, dan pengujian.

Baca Juga: Berpikir Komputasional: Arti, Manfaat, Contoh, dan Tipsnya

8. Buat ketentuan pembayaran

Diskusikan pembayaran untuk pekerjaan yang diuraikan dalam ruang lingkup.

Sebagian besar pernyataan kerja memberikan pembayaran berdasarkan jadwal yang ditetapkan atau pencapaian yang telah diselesaikan.

9. Mendefinisikan keberhasilan

Perjelas cara mengetahui kapan pekerjaan selesai. Banyak pernyataan kerja memerlukan hasil kerja atau pencapaian tertentu.

Baca Juga: JTBD Framework: Manfaat, Cara Menggunakan, dan Contohnya

10. Menetapkan standar pengujian

Jika produk atau layanan memerlukan pengujian atau verifikasi, jelaskan standar untuk melakukannya.

Sebutkan sistem atau proses yang akan digunakan dan orang-orang yang terlibat.

11. Jelaskan secara rinci setiap persyaratan khusus

Jelaskan apakah kontraktor atau penyedia harus menggunakan perangkat lunak atau proses tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan.

Bagian ini juga harus menjelaskan apakah penyedia memerlukan sertifikasi atau izin tertentu untuk melakukan pekerjaan tersebut.

12. Dapatkan semua tanda tangan yang diperlukan

Terakhir, serahkan pernyataan pekerjaan yang telah selesai kepada klien.

Jalankan perjanjian dengan mendapatkan semua tanda tangan yang diperlukan.

Baca Juga: Manajemen Perubahan: Manfaat, Tantangan, Model, dan Strategi

Apa Saja yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Statement of Work?

Untuk membuat SOW dengan tepat, ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan, apa saja?

1. Ketepatan

Dalam membuat SOW, Anda harus memperhatikan ketepatan di dalamnya.

Ini karena SOW harus tepat, jelas, dan bebas dari penggunakan bahasa yang ambigu sehingga tidak terjadi kesalahpahaman penafsiran yang dapat merugikan banyak pihak.

2. Tingkat konsistensi

Selain harus tepat, SOW juga harus memperhatikan tingkat konsistensi di dalamnya.

Jadi, dalam membuat SOW, pastikan SOW tersebut konsisten antara kontrak utama dengan perjanjian kerjasama.

3. Dokumentasi

Jangan lupa untuk mendokumentasikan semua pihak yang terlibat di dalam proyek dan juga setiap momen acara yang diselenggarakan.

4. Kesepahaman bersama

Keempat, pastikan seluruh pihak yang terlibat memiliki kesepahaman bersama.

Pastikan mereka telah membaca, memahami, dan setuju dengan setiap bagian yang tertulis di dalam SOW.

5. Evaluasi dan pemantauan

Pastikan proyek yang dijelaskan dalam SOW dapat dipantau dan dievaluasi dengan data SOW dan pencapaian yang didapatkan telah sesuai dengan apa yang tertera di dalam SOW.

Baca Juga: Problem Analysis: Pengertian, Metode, dan Prosesnya

Bagaimana Template Statement of Work?

Anda bisa menggunakan templat ini untuk membuat pernyataan kerja Anda sendiri:

Ringkasan Proyek: [Mulailah dengan menulis pengantar tentang proyek dan para pihak. Jelaskan apakah proyek tersebut melibatkan layanan atau produk. Kemudian identifikasi klien atau pembeli dan kontraktor atau pemasok. Tentukan apakah dokumen tersebut merupakan penawaran tetap yang tetap berlaku untuk jangka waktu yang lama atau hanya kontrak satu kali].

Tujuan Proyek: [Jelaskan alasan proyek, jelaskan mengapa proyek ini dilakukan sekarang dan sebutkan tanggal penyelesaian yang diproyeksikan. Diskusikan tujuan proyek dan jelaskan mengapa tujuan tersebut penting].

Lingkup Pekerjaan: [Jelaskan pekerjaan yang akan dilakukan oleh penyedia atau kontraktor dan proses yang akan mereka gunakan. Sertakan beberapa tugas tingkat tinggi tetapi simpan detail untuk daftar tugas].

Tugas Proyek: [Jelaskan ruang lingkup pekerjaan pada setiap fase di mana Anda akan menguraikan semua tugas yang akan dilakukan kontraktor atau pemasok. Prioritaskan urutan setiap fase yang harus diselesaikan].

Fase 1: [Daftar tugas]
Fase 2: [Daftar tugas]
Fase 3: [Daftar tugas]

Lokasi Pekerjaan: [Perjelas di mana pemasok atau kontraktor harus melakukan pekerjaan dan di mana peserta proyek harus bertemu, jika ada. Lokasi biasanya mencakup lokasi klien, lokasi kontraktor, atau lokasi terpencil yang disediakan penyedia].

Jadwal Proyek: [Rencanakan jadwal proyek. Jadwal ini dapat mencakup tanggal tertentu, periode waktu tertentu, atau tenggat waktu tertentu. Di sini, Anda juga dapat mengklarifikasi batasan terkait jadwal, seperti jumlah jam maksimum atau tenggat waktu akhir proyek].

Hasil kerja: [Nyatakan dengan jelas hasil kerja, atau produk atau layanan yang akan dihasilkan dari proyek. Kemudian jelaskan tonggak-tonggak penting, seperti dimulainya proyek, tinjauan hasil, dan pengujian].

Ketentuan Pembayaran: [Diskusikan pembayaran untuk pekerjaan yang diuraikan dalam ruang lingkup. Sebagian besar pernyataan kerja memberikan pembayaran berdasarkan jadwal yang ditetapkan atau pencapaian yang telah diselesaikan].

Penyelesaian Proyek: [Jelaskan bagaimana cara mengetahui kapan pekerjaan selesai. Banyak pernyataan pekerjaan memerlukan hasil atau pencapaian tertentu. Jika produk atau layanan memerlukan pengujian atau verifikasi, jelaskan standar untuk melakukannya. Sebutkan sistem atau proses yang akan digunakan dan orang-orang yang terlibat].

Persyaratan Proyek: [Jelaskan apakah kontraktor atau penyedia harus menggunakan perangkat lunak atau proses tertentu untuk menyelesaikan pekerjaan. Bagian ini juga harus menjelaskan apakah penyedia memerlukan sertifikasi atau izin tertentu untuk melakukan pekerjaan tersebut].

Baca Juga: 10 Skill Negosiasi Penting, Manfaat, dan Tips Meningkatkannya

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai statement of work yang dapat menjadi referensi untuk Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa statement of work merupakan dokumen yang di dalamnya berisi setiap komponen dalam proyek.

SOW ini dapat digunakan dalam proyek bisnis, melakukan kerjasama bisnis, hingga untuk keperluan marketing bisnis.

Seperti pentingnya SOW untuk marketing produk, bagi sebuah bisnis sangat penting untuk melakukan pengelolaan karyawan dengan baik.

Gunakan manajemen data karyawan dari GajiHub untuk memudahkan pengelolaan karyawan di perusahan Anda.

GajiHub merupakan manajemen data karyawan yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.