Pengajuan Cuti Online: Mengapa Lebih Baik dari Manual?

Cuti menjadi hak yang wajib diberikan perusahaan kepada karyawan. Di era serba teknologi seperti sekarang ini, pengajuan cuti online menjadi pilihan banyak perusahaan.

Pemilihan pengajuan cuti online ini bukan tanpa alasan. Dengan pengajuan cuti online, pengajuan cuti menjadi lebih mudah dan juga efisien.

Untuk mengajukan cuti online, dibutuhkan aplikasi cuti online. Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan aplikasi cuti online ini, ada beberapa hal yang wajib Anda ketahui.

Mulai dari pengertian pengajuan cuti online, mengapa pengajuan cuti online lebih baik dari pengajuan cuti manual, hingga rekomendasi aplikasi cuti online.

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan mengenai pengajuan cuti online. Anda dapat membaca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Apa yang Dimaksud dengan Pengajuan Cuti Online?

Seperti yang telah dijelaskan di awal bahwa cuti merupakan hak karyawan yang wajib diberikan oleh perusahaan. Meski begitu, perusahaan tidak bisa memberikan cuti kepada karyawan secara asal.

Harus ada manajemen cuti karyawan yang akan mengatur agar cuti yang diajukan karyawan tidak berpengaruh pada operasional perusahaan.

Untuk itu penting bagi perusahaan untuk membuat jadwal cuti karyawan dengan baik agar cuti tidak memengaruhi operasional perusahaan dan karyawan juga tetap bisa mendapatkan haknya dengan baik.

Sebelumnya, untuk mengajukan cuti kepada perusahaan, karyawan harus melalui proses yang panjang karena harus mengajukan kepada atasan dan HRD.

Namun saat ini ada cara yang lebih mudah yakni dengan mengajukan cuti secara online.

Cuti online merupakan aktivitas sinkronisasi data yang bersifat real time sehingga akan memudahkan atasan dalam memberikan persetujuan atau penolakan cuti.

Dengan adanya cuti online ini, karyawan tidak perlu membawa berkas pengajuan cuti kepada atasan dan HRD karena semuanya dapat dilakukan secara online.

Pengajuan cuti online ini dapat dilakukan melalui aplikasi dimana di dalam aplikasi tersebut terdapat menu pengajuan cuti hingga kalender cuti karyawan.

Cuti online ini merupakan salah satu fitur yang terdapat dalam aplikasi sistem HRIS dimana akan memudahkan perusahaan dalam melakukan pengelolaan karyawan.

Baca Juga: Kebijakan Cuti Karyawan dan Jenis-Jenisnya

Mengapa Pengajuan Cuti Online Lebih Baik dari Manual?

Dibandingkan dengan mengajukan cuti secara manual, cuti online dianggap lebih baik.

Selain karena telah mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini, pengajuan cuti secara online juga akan memudahkan baik bagi karyawan, atasan, hingga HRD.

Dengan cuti online, karyawan tidak perlu menyiapkan dokumen dalam bentuk hardcopy untuk meminta persetujuan atasan dan HRD. Dengan adanya cuti online ini, cuti dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.

Karyawan bisa menghubungi atasan dan HRD untuk mengajukan cuti atau izin, kemudian input di aplikasi, dan hasilnya yakni diterima atau ditolak dapat dipantau melalui aplikasi dan email.

Untuk lebih jelasnya mengenai alur cuti online, Anda bisa mengikuti beberapa cara berikut ini:

• Karyawan mengajukan cuti melalui aplikasi lengkap dengan alasannya
• Jika telah memenuhi syarat, cuti yang diajukan karyawan akan disetujui oleh atasan dan HRD. Jika tidak memenuhi syarat, maka cuti yang diajukan akan ditolak oleh atasan dan HRD.
• Karyawan akan mendapatkan notifikasi melalui aplikasi dan email atas cuti yang mereka ajukan.

Karena mengajukan cuti dilakukan secara online, dengan begitu karyawan tidak perlu lagi meminta tanda tangan dari atasan dan HRD ketika mengajukan cuti online.

Baca Juga: 7 Jenis Cuti Karyawan Menurut Undang-Undang Terbaru

Apa Saja Kelebihan dan Kekurangan Pengajuan Cuti Online?

Berikut beberapa kelebihan dan kekurangan mengajukan cuti secara online:

Kelebihan Cuti Online

1. Kemudahan Penggunaan

Beberapa bisnis ragu untuk menggunakan sistem manajemen cuti untuk menghemat waktu dan tenaga.

Namun, mereka tidak menyadari bahwa sistem manajemen cuti itu mudah dipelajari dan yang diperlukan hanyalah presentasi atau rapat untuk mengajarkan karyawan tentang alat dan manfaatnya.

Dokumentasi, pelaporan, dan pelacakan dapat dilakukan jauh lebih efisien dengan sistem manajemen cuti.

Alat manajemen cuti memudahkan untuk melihat siapa yang bekerja dan siapa yang tidak, dari mana saja di seluruh dunia, tanpa harus membuka buku atau spreadsheet.

Selain itu, sebagian besar solusi manajemen personalia terbaik sangat intuitif, sehingga mereka memberi tahu manajer jika ada kekurangan staf atau jika terjadi kesalahan perencanaan tim.

2. Bersifat Real Time

Karyawan swalayan dapat memantau waktu dan kehadiran mereka secara real-time berkat sistem manajemen cuti HR.

Sistem ini juga terintegrasi dengan program seperti Google Kalender untuk menampilkan kalender cuti rekan kerja.

Data ini memungkinkan karyawan untuk mengatur liburan lebih awal dan supervisor untuk menjadwalkan giliran kerja yang sesuai.

3. Transparansi

Transparansi di tempat kerja menjadi semakin penting dalam bisnis saat ini.

Karyawan dapat memeriksa riwayat liburan dan saldo mereka berkat distribusi seluruh informasi kepada karyawan dan manajemen perusahaan.

Manajemen juga membagikan informasi ini, yang membuat penerimaan dan penolakan kunjungan liburan menjadi lebih transparan.

4. Informasi yang Akurat dan Tepat

Sistem manajemen cuti online dapat memberikan catatan akurat mengenai waktu dan hari cuti karyawan, tren cuti, dan saldo cuti dengan cepat.

Untuk menyederhanakan proses, satu langkah dilakukan alih-alih dengan susah payah menelusuri lembar catatan liburan.

Metode paling sederhana untuk membuat penggajian yang akurat adalah dengan mengintegrasikan sistem manajemen cuti dengan perangkat lunak penggajian.

5. Telah Disesuaikan dengan Kebijakan Cuti yang Ada

Sistem diatur untuk menampilkan jumlah cuti yang diperbolehkan serta durasi yang diperlukan sebelum mengajukan cuti terjadwal atau panjang.

Pekerja dapat membaca kebijakan cuti dari waktu ke waktu sebelum meminta cuti atau mengambil cuti panjang jika perusahaan mengizinkannya.

6. Menerapkan Kedisiplinan

Aturan cuti bisnis dan undang-undang ketenagakerjaan Indonesia diikuti oleh sistem manajemen cuti. Manajer dan staf dapat menggunakan layanan ini tanpa prasangka.

Menyediakan akses yang mudah ke riwayat cuti pribadi dan aksesibilitas dapat membantu perusahaan meningkatkan konsistensi dan kedisiplinan.

Sebagai konsekuensinya, tingkat kehadiran pekerja yang lebih baik mungkin terjadi, karena pekerja akan menyadari dampak dari kegagalan mengikuti kebijakan cuti perusahaan.

7. Mengurangi Kesalahan Entry Data

Proses entri data secara manual rentan terhadap kesalahan dan pemalsuan.

Software ini membuat proses pengajuan cuti dan penyesuaian kuota menjadi mudah setelah administrator HR membuat kebijakan cuti dan protokol persetujuan.

Dalam sistem manajemen ketidakhadiran modern, proses pembuatan permintaan cuti adalah sebagai berikut:

• Karyawan harus memeriksa jadwal liburan tim untuk mengetahui kapan mereka dapat mengambil cuti tanpa mempengaruhi produktivitas tim.
• Karyawan mengajukan permintaan cuti.
• Supervisor dan pengambil keputusan lainnya diberitahu untuk meminta izin berdasarkan alur kerja persetujuan.
• Cuti disetujui atau ditolak oleh pengambil keputusan.
  Saldo cuti dihasilkan secara teratur.
• Manajer SDM dapat mengakses informasi analitis kapan pun mereka inginkan. Laporan ini juga dapat dikirimkan secara teratur untuk melacak ketidakhadiran staf.
• Dengan aplikasi manajemen cuti, karyawan dapat mengajukan cuti secara langsung, dan atasan dapat menyetujui atau menolak permintaan tersebut. Perangkat lunak ini menjaga saldo cuti secara konstan dan mengirimkan pengingat ke seluruh tim untuk pengumuman cuti.

8. Lebih Hemat Waktu

Kerumitan ada dalam sistem manajemen cuti manual saat ini.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, manajer SDM bertanggung jawab untuk melacak dan memperbarui saldo cuti setiap karyawan.

Seiring dengan pertumbuhan organisasi, waktu yang dibutuhkan untuk memproses permintaan ini akan meningkat.

Manajer SDM di Amerika Serikat rata-rata mendapatkan $105,358 per tahun, menurut Salary.com.

Jika seorang manajer SDM menghabiskan 7 jam per bulan untuk menangani permintaan cuti dan mengubah saldo untuk tim beranggotakan 50 orang, itu berarti 84 jam per tahun.

Itu hampir dua minggu kerja, yang akan membuat perusahaan kehilangan $4500 hanya untuk satu karyawan HR.

Baca Juga: 7 Hak Cuti Karyawan Kontrak dan Regulasi di Indonesia

Kekurangan:

1. Adanya Risiko Keamanan

Kekurangan pertama yang dimiliki oleh aplikasi cuti online adalah adanya risiko keamanan data.

Ketika terjadi permasalahan pada aplikasi cuti yang Anda gunakan, Anda berisiko kehilangan data-data penting yang berkaitan dengan karyawan Anda.

Namun kekurangan ini dapat dihindari yakni dengan memilih aplikasi cuti online terpercaya yang telah terjamin keamanan datanya.

2. Ada Tambahan Biaya

Kekurangan kedua adalah adanya ada tambahan biaya ketika Anda memilih menggunakan sistem manajemen cuti karyawan.

Biaya yang dikeluarkan ini tergantung aplikasi atau sistem yang Anda pilih.

Biasanya sistem manajemen yang Anda pilih ini sudah termasuk untuk fitur pengelolaan karyawan lainnya seperti untuk pengelolaan kehadiran hingga pengelolaan gaji karyawan.

Anda juga bisa mengatasi kekurangan ini dengan memilih aplikasi dengan harga yang terjangkau.

Baca Juga: 13 Fitur Software HR yang Harus Ada untuk Bisnis Anda

Apa Saja Rekomendasi Aplikasi Cuti Online?

Berikut beberapa rekomendasi aplikasi cuti online yang akan membantu memudahkan pengajuan cuti karyawan di perusahaan Anda:

1. GajiHub: Aplikasi Cuti Online Terbaik dari Indonesia

Kelebihan:

• Aplikasi cuti yang dapat digunakan untuk pengelolaan penggajian, pengelolaan kehadiran, hingga pajak dan BPJS
• Terintegrasi dengan fingerprint
• Terintegrasi dengan software akuntansi
• Memiliki harga yang terjangkau
• Terdapat fitur gratis selamanya

Kekurangan:

• Untuk fitur gratis selamanya, fitur yang dimiliki terbatas

Mengapa Memilih GajiHub?

GajiHub merupakan software cuti online asli buatan Indonesia. Jadi, semua sistem yang dimilikinya telah disesuaikan dengan aturan yang ada di Indonesia.

GajiHub juga memiliki fitur yang lengkap, mulai dari fitur absensi, payroll, HRIS, BPJS, PPh 21, hingga employee self service.

2. BambooHR: Platform manajemen cuti terbaik secara keseluruhan

Kelebihan:

• Pelacakan antarmuka yang ramah pengguna
• Permintaan dan persetujuan cuti berbayar
• Pelaporan komprehensif untuk perencanaan

Kekurangan:

• Mahal untuk bisnis kecil
• Beberapa keterbatasan dengan opsi kustomisasi
• Tidak memiliki kemampuan untuk meneruskan PTO yang tidak terpakai jam kerja bambu

Mengapa Memilih BambooHR?

Selain menawarkan solusi pelacakan cuti yang kaya fitur, BambooHR juga memiliki pasar integrasi pihak ketiga terbesar di antara semua perangkat lunak HR.

Itu berarti Anda bisa memasukkan data manajemen cuti Anda dari BambooHR ke platform lain, memberdayakan berbagai kasus penggunaan di seluruh kepatuhan, penggajian, dan administrasi tunjangan.

Baca Juga: Sisa Cuti Diuangkan: Aturan, Rumus, dan Contoh Menghitungnya

3. Timetastic: Platform manajemen cuti mandiri terbaik

Kelebihan:

• Antarmuka yang ramah pengguna untuk pelacakan yang mudah
• Harga terjangkau untuk bisnis kecil hingga menengah
• Terintegrasi dengan aplikasi kalender populer

Kekurangan:

• Integrasi terbatas dengan solusi HR lainnya
• Tidak memiliki kemampuan untuk mengedit cuti yang disetujui
• Tingkat izin mungkin tidak cocok untuk organisasi besar

Mengapa Memilih Timetastic?

Tidak banyak pilihan bagus untuk tim SDM yang mencari aplikasi pelacakan cuti mandiri.

Timetastic merupakan pengecualian yang menawarkan manajemen cuti tingkat lanjut tanpa memaksa Anda untuk membeli komponen SDM yang tidak Anda perlukan.

4. Gusto: Platform penggajian terbaik dengan pelacakan cuti

Kelebihan:

• Kontrol granular atas kebijakan PTO
• Terintegrasi dengan penggajian dan tunjangan
• Portal swalayan untuk akses karyawan

Kekurangan:

• Fitur manajemen cuti bisa jadi mahal
• Tidak ada uji coba gratis untuk manajemen cuti
• Dukungan pelanggan bisa jadi lambat merespons

Mengapa Memilih Gusto?

Sebagai seseorang yang pernah berurusan dengan masalah entri data manual dan sistem yang berbeda, di sini bisa berbicara langsung tentang nilai dari memiliki data manajemen cuti yang mengalir langsung ke pemrosesan penggajian.

Gusto sangat unggul dalam bidang ini, dengan beberapa integrasi penggajian terbaik yang ditemukan dalam solusi manajemen cuti.

5. TalentHR: Alat pelacakan cuti gratis terbaik untuk pemula

Kelebihan:

• Paket gratis selamanya untuk hingga 10 pengguna
• Harga terjangkau untuk bisnis kecil hingga menengah
• Platform visual yang ramah pengguna

Kekurangan:

• Integrasi terbatas dengan aplikasi pihak ketiga
• Kemampuan pelaporan bisa lebih luas
• Waktu respons dukungan pelanggan bisa bervariasi

Mengapa Memilih TalentHR?

Selain ramah bagi pemula, TalentHR adalah platform langka yang menawarkan manajemen cuti gratis untuk perusahaan hingga 10 pengguna.

Paket ini tersedia tanpa batas waktu atau batasan signifikan pada fitur manajemen cuti.

Baca Juga: Pengertian Cuti Alasan Penting Ini Wajib Dipahami Karyawan

Kesimpulan

Itulah penjelasan mengenai pengajuan cuti online untuk menjadi refrensi Anda dalam mempermudah pengelolaan cuti karyawan.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa pengajuan cuti online menjadi pilihan terbaik dibandingkan dengan pengajuan cuti manual, karena akan memudahkan dan pengajuan cuti dapat dilakukan secara otomatis tanpa harus tanda tangan di atas kertas.

Untuk mendapatkan semua kemudahan pengajuan cuti online ini, Anda bisa menggunakan sistem HRIS dari GajiHub.

GajiHub merupakan aplikasi cuti online dan juga sistem HRIS yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan karyawan.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.