Manajemen Biaya: Pengertian, Manfaat, dan Tipsnya

Dalam sebuah bisnis, biaya menjadi bagian yang harus benar-benar diperhatikan. Pemilik bisnis harus mampu melakukan manajemen biaya agar bisnis yang dijalani dapat berjalan dengan baik.

Bayangkan saja, tiba-tiba bisnis Anda mengalami pembengkakan biaya di sana-sini. Meski ini skenario yang cukup mengerikan namun ini bisa terjadi kapan saja jika Anda tidak melakukan manajemen biaya yang baik.

Lalu apa sebenarnya manajemen biaya ini? Mengapa manajemen biaya penting bagi sebuah bisnis dan apa saja langkah yang bisa dilakukan?

Pada artikel ini GajiHub akan menjelaskan secara lengkap mengenai manajemen biaya, mulai dari pengertian, manfaat, hingga langkah melakukannya. Baca selengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Pengertian Manajemen Biaya?

Manajemen biaya atau cost management mengacu pada proses perencanaan dan pengelolaan anggaran dan biaya organisasi. Seorang manajer dapat menerapkan manajemen biaya pada model operasi organisasi secara keseluruhan atau proyek tertentu.

Proses cost management melibatkan estimasi, penganggaran, dan pengendalian biaya hingga proyek berhasil diselesaikan. Rencana manajemen biaya bertujuan untuk:

Memenuhi ruang lingkup dan persyaratan proyek
Melaksanakan proyek dengan standar yang tinggi
Menyelesaikan proyek sesuai dengan jadwalnya
Menyelesaikan proyek sesuai anggarannya.

Manajemen biaya berlaku untuk semua sektor dan merupakan alat yang penting bagi setiap bisnis yang menjalankan proyek, terlepas dari ukuran atau profitabilitasnya.

Mengapa Manajemen Biaya Penting untuk Bisnis?

Tujuan cost management adalah untuk membantu organisasi atau perusahaan menyelesaikan proyek tepat waktu dan dalam anggaran yang realistis. Hal ini dapat sangat berguna bagi organisasi yang lebih besar dengan beberapa proyek yang terjadi secara bersamaan.

Untuk manajer atau profesional dengan tugas manajemen biaya, mengetahui anggaran Anda dapat membantu Anda membuat keputusan penting tentang proyek Anda. Hal ini dapat mencakup kualitas bahan yang Anda beli atau berapa banyak orang yang Anda libatkan.

Hal ini dapat membantu kemajuan proyek ke arah yang benar dan memungkinkan Anda untuk mengatasi biaya tak terduga yang mungkin muncul dengan lebih baik. Rencana manajemen biaya yang baik juga dapat membantu Anda untuk:

Menghindari kehilangan uang pada proyek Anda
Meningkatkan laba atas investasi (ROI) Anda
Menetapkan ekspektasi yang jelas dengan pemangku kepentingan Anda
Menangani bagaimana fitur dan fungsionalitas proyek yang ditambahkan dapat
Memengaruhi waktu, biaya, dan sumber daya
Menghasilkan data untuk membantu memberikan tolok ukur bagi proyek-proyek selanjutnya.

Apa Manfaat dari Manajemen Biaya?

Cost management yang efektif sangat penting bagi setiap tempat kerja yang ingin mengendalikan anggaran, merencanakan masa depan, dan meningkatkan stabilitas keuangan secara keseluruhan. Cost management menawarkan beberapa keuntungan utama:

Mencegah pengeluaran yang berlebihan: cost management yang tepat memastikan manajer proyek tetap berada di dalam anggaran dan menghindari pembengkakan keuangan. Dengan memantau pengeluaran secara cermat, mereka dapat mengendalikan biaya sebelum meningkat.
Mempromosikan perencanaan strategis: cost management menyoroti efektivitas proses saat ini, membantu manajer membuat keputusan yang tepat. Wawasan ini sangat berharga untuk meningkatkan perencanaan proyek saat ini dan di masa depan.
Mengurangi risiko: rencana cost management yang baik mencakup penyisihan dana cadangan untuk pengeluaran tak terduga. Hal ini membantu melindungi proyek agar tidak tergelincir oleh biaya tak terduga.
Mendukung standardisasi: analisis dan pelaporan yang teratur mendorong konsistensi dalam cara organisasi menilai anggaran dan tingkat kinerja di masa depan. Hal ini menciptakan pendekatan standar untuk mengelola biaya secara menyeluruh.
Meningkatkan visibilitas: alat cost management modern sering kali menawarkan wawasan real-time mengenai pengeluaran, sehingga perusahaan dapat melacak penghematan dan penggunaan aset. Dengan fitur-fitur canggih seperti pembelajaran mesin, alat ini bahkan dapat menyarankan area-area di mana perilaku atau proses dapat disesuaikan untuk menghemat uang.

Apa Saja Langkah dalam Manajemen Biaya?

Berikut ini adalah lima langkah penting yang dapat Anda terapkan untuk mengelola biaya proyek Anda:

1. Perencanaan sumber daya

Langkah pertama ini membantu Anda mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan dan menyelesaikan proyek Anda. Ini dapat mencakup orang-orang, seperti kontraktor atau karyawan khusus.

Hal ini juga dapat mencakup infrastruktur, kendaraan konstruksi, atau peralatan khusus lainnya yang mungkin terbatas. Cara yang baik untuk melakukan pendekatan pada tahap ini adalah dengan memecah proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

Untuk setiap tugas, pertimbangkan berapa banyak orang yang Anda perlukan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Anda juga dapat mengidentifikasi peralatan, bahan, dan infrastruktur lain yang mungkin diperlukan untuk setiap tugas.

2. Memperkirakan biaya

Langkah ini menerapkan estimasi biaya yang dapat diukur untuk setiap bagian proyek. Estimasi biaya bisa jadi sulit dan membutuhkan tingkat akurasi yang tinggi agar proyek dapat berjalan dengan lancar.

Jika biaya estimasi Anda mendekati biaya aktual, kemungkinan besar proyek dapat berhasil. Untuk melakukan perhitungan biaya yang akurat, Anda dapat menggunakan informasi termasuk kebutuhan sumber daya, potensi risiko, dan biaya proyek sebelumnya.

Anda juga dapat mencoba mendapatkan wawasan tentang kesehatan keuangan perusahaan. Anda dapat mempertimbangkan biaya tetap, seperti sewa kantor dan biaya variabel, seperti bahan.

3. Penganggaran biaya

Langkah ini dimulai setelah Anda mendapatkan persetujuan untuk proyek Anda. Langkah ini melibatkan pengalokasian biaya ke segmen-segmen proyek, seperti tugas-tugas individual, selama periode tertentu.

Misalnya, total biaya untuk sebuah proyek mungkin sekitar Rp200 juta, tetapi Anda mungkin memutuskan untuk mempertimbangkan tahun pertama proyek. Anda dapat mengidentifikasi item apa saja yang harus diselesaikan dan mengalokasikan anggaran sebesar Rp50 juta.

Memiliki anggaran menengah memungkinkan Anda untuk mengukur kinerja biaya proyek. Hal ini juga dapat membantu Anda menilai berapa banyak yang mungkin Anda perlukan untuk tahap-tahap selanjutnya.

4. Pengendalian biaya

Pengendalian biaya adalah proses yang berkelanjutan dan terjadi selama proyek berlangsung. Proses ini melibatkan pengumpulan, analisis, pemantauan, pelaporan, dan pengelolaan semua biaya proyek.

Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi dan mengukur setiap perbedaan dalam biaya dasar dan mengambil tindakan yang sesuai. Anda dapat meningkatkan anggaran, mengurangi ruang lingkup pekerjaan, atau menemukan cara yang lebih efisien untuk mencapai hasil yang sama.

Sangat penting untuk mengontrol biaya selama durasi proyek. Hal ini untuk memastikan tidak melebihi anggaran dalam jumlah yang signifikan.

5. Pembandingan (Benchmarking)

Meskipun langkah terakhir ini dilakukan setelah proyek Anda selesai, langkah ini dapat membantu Anda merefleksikan proyek Anda yang terakhir dan membuat ‘tolok ukur’ untuk proyek berikutnya.

Benchmarking memungkinkan Anda untuk menganalisis hasil dari satu proyek dan mentransfer temuan Anda ke proyek-proyek masa depan yang sedang direncanakan perusahaan. Menyimpan catatan data manajemen proyek sebelumnya dapat meningkatkan kemampuan Anda untuk memperkirakan biaya material atau tenaga kerja di masa mendatang.

Hal ini juga dapat membantu Anda memperkirakan kemungkinan kemunduran atau memberikan prediksi yang lebih akurat mengenai total anggaran proyek.

Apa Saja Tips Manajemen Biaya yang Efektif?

Berikut adalah tujuh kiat untuk membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran:

1. Buat laporan secara teratur

Sebagai manajer proyek, penting untuk menerapkan struktur yang membantu Anda mengomunikasikan kondisi keuangan proyek. Hal ini dapat dilakukan kepada kolega Anda atau berbagai pemangku kepentingan yang terlibat.

Menggunakan metode pengumpulan data yang terstandardisasi dapat membantu Anda mengumpulkan dan mengomunikasikan informasi yang akurat tentang proyek.

2. Bersikap proaktif

Sebagai bagian dari rencana manajemen biaya Anda, akan lebih produktif jika Anda melakukan brainstorming tentang potensi kemunduran atau kesulitan sebelum hal tersebut muncul. Dengan bersikap proaktif, Anda memusatkan perhatian pada mitigasi risiko daripada meresponsnya saat risiko itu muncul.

Ketika masalah muncul, seperti keterlambatan material atau kekurangan tenaga kerja, kemungkinan Anda sudah mempertimbangkan cara mengatasinya dan dapat menanggapinya dengan segera.

3. Buat perkiraan yang tepat

Saat berada dalam tahap perencanaan ‘estimasi biaya’, penting untuk mempertimbangkan setiap potensi biaya, bahkan biaya yang tidak pasti. Proyek biasanya melebihi anggaran karena orang-orang yang terlibat tidak cukup cermat pada tahap awal perencanaan.

Seorang manajer proyek mungkin meremehkan jumlah jam yang dibutuhkan untuk sebuah proyek atau tidak memperhitungkan biaya peralatan dan bahan secara akurat. Sebaiknya perkirakan biaya total secara berlebihan untuk memberikan ruang untuk kesalahan.

4. Perhitungkan kejadian tak terduga

Kejadian-kejadian dapat terjadi di luar kendali Anda dan dapat memengaruhi kemajuan proyek Anda. Hal ini sangat relevan ketika mengerjakan proyek yang berada di luar, seperti membangun infrastruktur baru seperti jalan atau jembatan.

Sediakan ruang dalam anggaran Anda untuk kemungkinan cuaca ekstrem atau kejadian di luar ruangan yang dapat menunda proyek Anda.

5. Beradaptasilah dengan perubahan

Sebuah proyek biasanya merupakan proses yang panjang dan rumit, jadi bersiaplah untuk menghadapi kemunduran sesekali. Dengan mendekati masalah dengan pikiran terbuka, Anda akan lebih mudah membuat keputusan yang tepat.

Hal ini dapat berarti menyesuaikan ruang lingkup atau arah proyek ketika Anda menghadapi kemunduran. Anda juga dapat mempertimbangkan cara-cara alternatif untuk mencapai tujuan yang sama.

Sebagai contoh, Anda dapat memutuskan untuk menggunakan bahan bangunan yang lebih mudah diaplikasikan, namun mungkin akan menciptakan tampilan keseluruhan yang berbeda dibandingkan dengan bahan yang Anda rencanakan sebelumnya.

6. Pertimbangkan rekayasa nilai

Rekayasa nilai adalah metode di mana perusahaan menggunakan bahan atau metode yang lebih murah untuk mencapai tujuan yang sama. Jika Anda memiliki anggaran yang minim atau tidak berada di jalur yang tepat untuk memenuhi anggaran Anda, Anda dapat menggunakan rekayasa nilai untuk menghemat uang tanpa mengorbankan produk akhir.

Misalnya, jika Anda memerlukan buldoser hanya untuk tahap awal proyek konstruksi Anda, mungkin akan lebih baik menyewa buldoser daripada membelinya.

7. Prioritaskan tugas

Memprioritaskan tugas dapat membantu Anda tetap fokus pada tujuan akhir. Jika proyek Anda tidak berjalan secepat yang Anda inginkan, pertimbangkan apakah tugas-tugas yang sedang dikerjakan penting untuk penyelesaian proyek.

Jika Anda terjebak pada tugas yang tidak langsung memengaruhi kemajuan proyek Anda, mungkin lebih baik beralih ke hal lain dan kembali ke masalah tersebut nanti. Sebagai contoh, mungkin akan lebih produktif untuk fokus pada langkah-langkah yang terlibat dalam membangun gedung sebelum Anda mempertimbangkan cara mendekorasi interiornya.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai manajemen biaya yang dapat menjadi referensi Anda. Dari penjelasan di atasa dapat diketahui bahwa manajemen biaya merupakan bagian penting karena akan membantu Anda menyelesaikan proyek dengan anggaran yang realistis.

Untuk mendukung manajemen biaya yang baik, Anda harus dapat bekerja sama dengan setiap anggota di dalam tim Anda. Untuk memudahkannya, Anda juga perlu dukungan yakni dengan perangkat lunak manajemen karyawan yakni GajiHub.

GajiHub merupakan software payroll dan aplikasi HRIS yang akan membantu pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Selain untuk pengelolaan karyawan, GajiHub juga telah terintegrasi dengan software akuntansi dimana di sini Anda bisa melakukan pengelolaan keuangan bisnis dan manajemen biaya dengan mudah.

Yuk daftar GajiHub sekarang juga di tautan ini dan dapatkan uji coba gratis selama 14 hari.

Author
Recent Posts

Desi Murniati

Berpengalaman lebih 5 tahun dalam penulisan tema manajemen dan karir. Desi bertujuan memberikan perspektif terbaru dari tulisannya.