<\/p>\n\n\n
![\"general](\"https:\/\/gajihub.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/general-affair-2.jpg\")
<\/figure>\n<\/div>\n\n\nStruktur Organisasi dan Posisi dalam Tim General Affair<\/h2>\n\n\n\n
General Affair (GA) adalah tim yang mendukung jalannya operasional secara keseluruhan, mulai dari pengelolaan fasilitas, logistik, hingga layanan administrasi umum. <\/p>\n\n\n\n
Berikut struktur dan perannya masing-masing: <\/p>\n\n\n\n
1. GA Officer <\/h3>\n\n\n\n
GA Officer adalah pelaksana tugas-tugas operasional harian. <\/p>\n\n\n\n
Mereka bertanggung jawab atas kebutuhan dasar kantor agar kegiatan sehari-hari berjalan lancar dan tetap tertata. <\/p>\n\n\n\n
Jobdesk utama:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Baca Juga: HR dan GA Digabung: Ini Kelebihan dan Kekurangannya<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n GA Supervisor bertanggung jawab mengatasi pelaksanaan operasional GA, memastikan pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar perusahaan, dan menjadi penghubung antara staf pelaksana dan manajer. <\/p>\n\n\n\n Jobdesk utama:<\/strong><\/p>\n\n\n\n GA manager memimpin seluruh aktivitas General Affairs dan bertangung jawab atas pengelolaan strategis serta efisiensi operasional departemen GA. <\/p>\n\n\n\n Ia memastikan semua layanan penunjang berjalan optimal dan selaras dengan kebutuhan perusahaan. <\/p>\n\n\n\n Jobdesk utama: <\/strong><\/p>\n\n\n\n GA bertanggung jawab terhadap kegiatan operasional secara keseluruhan. <\/p>\n\n\n\n Itulah mengapa tim ini terhubung dengan berbagai divisi, seperti: <\/p>\n\n\n\n GA berkoordinasi dengan HR untuk mengatur fasilitas karyawan seperti tempat kerja, perlengkapan kantor, kendaraan operasional, hingga kebutuhan acara karyawan seperti gathering<\/em> atau pelatihan. <\/p>\n\n\n\n Selain itu, GA juga membantu urusan administrasi legal dan keperluan onboarding karyawan baru.<\/p>\n\n\n\n GA berhubungan dengan tim keuangan dalam hal pengajuan anggaran operasional kantor, pembayaran listrik, air, maintenance <\/em>gedung, serta pembelian inventaris. <\/p>\n\n\n\n GA juga sering berkoordinasi untuk reimburse atau dana kas kecil keperluan harian.<\/p>\n\n\n\n GA bekerja sama dengan IT terkait pengadaan dan perawatan perangkat kerja seperti komputer, printer, jaringan internet, dan CCTV. <\/p>\n\n\n\n Jika ada kerusakan fasilitas IT, GA menjadi penghubung atau tim pendukung logistik untuk penanganannya.<\/p>\n\n\n\n GA memastikan fasilitas penunjang produksi dan operasional tersedia dan dalam kondisi baik, termasuk alat kebersihan, kendaraan operasional, serta logistik pendukung. <\/p>\n\n\n\n GA juga ikut mengatur sistem keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja.<\/p>\n\n\n\n GA bekerja sama dengan Legal untuk pengurusan izin usaha, kontrak sewa gedung, kendaraan, serta dokumen legal lain yang berhubungan dengan fasilitas perusahaan.<\/p>\n\n\n\n GA membantu menyiapkan fasilitas dan logistik saat ada event promosi, pameran, atau gathering yang melibatkan pihak luar, termasuk pengadaan kendaraan operasional dan kebutuhan perlengkapan acara.<\/p>\n\n\n\n Baca Juga: General Manager Adalah? Ini Tugas, Skill Penting, dan Gajinya<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Deskripsi pekerjaan GA tentu saja bukan pekerjaan semua orang karena membutuhkan kualifikasi yang cukup tinggi.<\/p>\n\n\n\n Pekerjaan mereka mencakup keterampilan manajemen dan organisasi khusus yang mungkin menantang bagi pelamar kerja awal. <\/p>\n\n\n\n Ada pengalaman dan persyaratan tertentu yang harus dipenuhi. Berikut adalah beberapa keterampilan yang dibutuhkan.<\/p>\n\n\n\n Deskripsi pekerjaan manajer general affair sangat erat kaitannya dengan setiap keputusan yang dibuat oleh perusahaan. <\/p>\n\n\n\n Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa keterampilan manajemen dan administrasi sudah dikuasai dengan baik oleh para kandidat.<\/p>\n\n\n\n Keterampilan manajemen mengacu pada teknik pengorganisasian sesuatu sedangkan administrasi adalah keterampilan yang berkaitan dengan hal-hal administrasi perusahaan. <\/p>\n\n\n\n Dengan kualifikasi tersebut, seorang GA diharapkan mampu menangani setiap tantangan dalam bekerja dengan baik.<\/p>\n\n\n\n Mengambil keputusan untuk sebuah bisnis akan selalu sejalan dengan risiko yang mungkin datang setiap saat. <\/p>\n\n\n\n Bahkan kesalahan kecil saja dapat mempengaruhi keseluruhan proses operasional dalam sebuah perusahaan.<\/p>\n\n\n\n Oleh karena itu, keterampilan pemecahan masalah adalah suatu keharusan bagi setiap GA. <\/p>\n\n\n\n Skill ini akan menjadi modal bagus yang akan membuat kemajuan tim lebih cepat saat menghadapi masalah.<\/p>\n\n\n\n Baca Juga: 18 Skill HR yang Harus Dikuasai HR Generalist<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Manajer GA profesional harus memahami semua bentuk komunikasi dan dapat melakukannya dengan baik.<\/p>\n\n\n\n Cara mereka berinteraksi dengan orang-orang di perusahaan juga harus menjadi salah satu pertimbangan karena mereka perlu membangun hubungan saling percaya dengan semua orang dan bertanggung jawab atas setiap pengambilan keputusan.<\/p>\n\n\n\n Oleh karena itu, keterampilan komunikasi penting untuk menghindari kesalahpahaman di antara tim.<\/p>\n\n\n\n Baca juga: <\/strong>Pentingnya Profesionalitas Kerja dan Cara Meningkatkannya?<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Sebagai seorang GA, Anda tentu memiliki tanggung jawab yang besar. <\/p>\n\n\n\n Berikut ini adalah tanggung jawab menjadi seorang general affair.<\/p>\n\n\n\n Barang atau aset perusahaan terkadang memiliki batasan penggunaannya, seperti printer atau Personal Computer (PC). <\/p>\n\n\n\n Penggantian atau pembelian barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.<\/p>\n\n\n\n Tujuannya agar pengadaan barang perusahaan tetap dapat menekan biaya pengeluaran aset. <\/p>\n\n\n\n Semakin rendah harga pengadaan barang maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan berjalan dengan baik.<\/p>\n\n\n\n Baca Juga: Perbedaan Spesialis dan Generalis: Mana yang Lebih Baik?<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Selain membeli aset perusahaan semi permanen, divisi ini memiliki tugas lain seperti melakukan pembelian rutin perusahaan, pembelian alat tulis, alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan beberapa barang periodik lainnya.<\/p>\n\n\n\n Bagian umum juga memiliki tugas dalam pembayaran berkala, seperti pembayaran listrik, air, telepon, jaringan internet (Wi-Fi), dan beberapa pengeluaran lainnya.<\/p>\n\n\n\n Dan umumnya di perusahaan besar, pembayaran berkala seperti ini dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi dengan strategi perusahaan.<\/p>\n\n\n\n Pekerja harian lepas atau freelance<\/em> di sebuah perusahaan juga menjadi tanggung jawab divisi umum atau GA ini. <\/p>\n\n\n\n Oleh karena itu, GA berwenang menentukan besaran upah harian bagi pekerja lepas di luar gaji pegawai.<\/p>\n\n\n\n Baca juga: <\/strong>Internship Adalah Pengertian, Jenis, dan Cara Mencari Tempat Internship<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n Selanjutnya tugas GA adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. <\/p>\n\n\n\n Hal ini dimaksudkan agar pengguna atau pengguna aset perusahaan tidak menggunakannya secara sembarangan.<\/p>\n\n\n\n Wajar jika GA sering bertindak lebih tegas dan tidak main-main ketika ada pekerja yang tidak melindungi aset perusahaan karena merekalah yang bertanggung jawab ketika terjadi kerusakan aset perusahaan.<\/p>\n\n\n\n Selain itu, Anda bisa mendapatkan kontrol maksimum atas aset Anda dengan Perangkat Lunak Manajemen Aset. <\/p>\n\n\n\n Lacak penggunaan aset, jadwalkan perawatan, hitung ROI & pengeluaran, dan ketahui nilai aset Anda secara otomatis.<\/p>\n\n\n\n Divisi GA selalu peka dan detail saat menentukan biaya dan saat membuka kantor cabang baru atau merenovasi. <\/p>\n\n\n\n GA atau divisi umum memiliki tugas memutuskan, mulai dari faktor kelayakan hingga perkiraan pendanaan yang sesuai.<\/p>\n\n\n Baca juga: Supervisor Adalah: Pengertian, Tugas, Gaji dan Bedanya dengan Manager<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Setelah membahas tugas-tugas seorang GA, kita akan membahas beberapa fungsinya dalam perusahaan. Baca lebih lanjut tentang artikel ini.<\/p>\n\n\n\n Pemeliharaan adalah fungsi utama GA dan akan menilai kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan memprioritaskannya sebelum mengajukan anggaran.<\/p>\n\n\n\n GA akan memprioritaskan hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu. <\/p>\n\n\n\n Namun, itu masih tergantung pada banyak faktor.<\/p>\n\n\n\n Misalnya, untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, lebih baik memiliki lobi, ruang tunggu, atau ruang pertemuan yang lebih representatif.<\/p>\n\n\n\n Kemudian GA juga melakukan pemeliharaan dari beberapa aspek, antara lain:<\/p>\n\n\n\n Tugas tersebut dapat dengan mudah dilakukan dengan satu klik menggunakan Sistem Manajemen Fasilitas untuk menyederhanakan proses pengelolaan dan pemeliharaan fasilitas Anda secara menyeluruh.<\/p>\n\n\n\n Aspek penting lain dari tugas divisi umum adalah menjaga hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa. <\/p>\n\n\n\n Ini juga termasuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.<\/p>\n\n\n\n Dalam bisnis, tidak hanya pelanggan yang harus Anda pikirkan, namun juga pemasok atau vendor yang bekerjasama dengan bisnis Anda. <\/p>\n\n\n\n Hubungan yang baik dengan mereka secara tidak langsung berdampak pada produktivitas karyawan serta citra perusahaan di mata klien.<\/p>\n\n\n\n Baca Juga: Cara Menjadi HR Specialist dan Bedanya Dengan HR Generalist<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Fungsi GA berikut ini tidak kalah pentingnya dengan fungsi sebelumnya: menyusun laporan berkala untuk rapat anggaran Laporan keuangan<\/a> ini harus terdiri dari aset dan biaya kantor untuk menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.<\/p>\n\n\n\n GA juga diharuskan mengerti apa kebutuhan dan tindakan pemborosan yang bisa dihemat untuk membuat anggaran yang lebih efisien. <\/p>\n\n\n\n Nantinya tim GA akan terus membantu divisi keuangan dan juga akuntan di perusahaan, karena tim GA yang biasa memegang bukti transaksi seperti faktur atau nota.<\/p>\n\n\n\n Sudah menjadi fungsi divisi GA dalam suatu perusahaan untuk mengurus segala bentuk perijinan yang diperlukan. <\/p>\n\n\n\n Misalnya adalah mengurus dokumen yang menyangkut regulasi ketenagakerjaan seperti pembuatan BPJS ketenagakerjaan atau benefit yang didapatkan karyawan.<\/p>\n\n\n\n Bisa juga menjalin hubungan dengan pihak luar, seperti pemerintah daerah, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dll.<\/p>\n\n\n\n Baca juga: <\/strong>Chief Executive Officer Adalah: Berikut Pengertian, Tugas, dan Cara Menjadi CEO<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n Berikut contoh jadwal kegiatan dan tools yang biasa digunakan untuk mendukung pekerjaan General Affair:<\/p>\n\n\n\n Setiap hari, tim General Affairs memiliki sejumlah tugas rutin yang harus dikerjakan sesuai jadwal dan checklist yang telah ditetapkan. <\/p>\n\n\n\n Berikut beberapa aktivitasnya:<\/p>\n\n\n\n Untuk mendukung kelancaran pekerjaan, General Affairs biasanya menggunakan beberapa tools atau software<\/em> yang memudahkan proses administrasi dan operasional, seperti:<\/p>\n\n\n\n Sistem manajemen aset<\/strong><\/p>\n\n\n\n Software<\/em> ini digunakan untuk mencatat, memonitor, dan mengelola seluruh aset perusahaan. <\/p>\n\n\n\n Dengan sistem ini, GA bisa mengetahui kondisi, lokasi, dan jadwal perawatan aset secara real-time.<\/p>\n\n\n\n Sistem pembayaran otomatis<\/strong><\/p>\n\n\n\n Digunakan untuk memproses pembayaran rutin seperti tagihan listrik, air, dan internet secara otomatis. <\/p>\n\n\n\n Hal ini membantu GA dalam menghindari keterlambatan pembayaran dan mempermudah pencatatan transaksi.<\/p>\n\n\n\n Aplikasi e-procurement<\/strong><\/p>\n\n\n\n Berfungsi untuk mempermudah proses pengadaan barang dan jasa, mulai dari permintaan, persetujuan, hingga pembelian. <\/p>\n\n\n\n Dengan aplikasi ini, proses procurement menjadi lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau.<\/p>\n\n\n\n Software task management<\/strong><\/p>\n\n\n\n Biasanya menggunakan spreadsheet<\/em> atau aplikasi task management untuk membuat to-do-list<\/a> <\/em>yang harus diselesaikan, lengkap dengan status dan deadline<\/em> masing-masing tugas.<\/p>\n\n\n\n Baca Juga: Tugas HR Generalist dan Bedanya dengan HR Manager<\/a><\/strong><\/p>\n\n\n\n Berikut beberapa tantangan yang kerap dihadapi oleh tim GA:<\/p>\n\n\n\n GA menjadi penghubung utama antara divisi seperti HR, keuangan, operasional, IT, hingga legal. <\/p>\n\n\n\n Setaip divisi memiliki kebutuhan yang berbeda yang harus dipenuhi tepat waktu. <\/p>\n\n\n\n Jika tidak dikoordinasikan dengan baik, hal ini bisa membuat informasi tidak sinkron dan operasional perusahaan terganggu. <\/p>\n\n\n\n GA juga memegang kendali mengenai fasilitas kantor, mulai dari listrik, air, maintenance <\/em>gedung, sampai pengadaan barang inventaris.<\/p>\n\n\n\n Tantangannya, GA harus pintar menyusun anggaran yang efisien tanpa mengorbankan kebutuhan operasional dan kenyamanan karyawan.<\/p>\n\n\n\n Dalam operasional kantor, masalah tak terduga seperti listrik padam, AC rusak, atau kendaraan operasional mogok bisa terjadi kapan saja. <\/p>\n\n\n\n Saat situasi seperti ini, GA dituntut sigap cari solusi cepat agar aktivitas kantor tetap berjalan lancar tanpa hambatan.<\/p>\n\n\n\n Agar aktivitas operasional perusahaan berjalan lancar dan setiap kebutuhan internal terpenuhi tepat waktu, General Affair (GA) perlu menjalankan fungsinya secara efektif. <\/p>\n\n\n\n Berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:<\/p>\n\n\n\n Pastikan setiap aktivitas GA memiliki standar operasional prosedur (SOP) yang jelas dan terdokumentasi. <\/p>\n\n\n\n Mulai dari pengadaan barang, pembayaran rutin, hingga perawatan aset, semuanya harus mengikuti alur kerja yang terstruktur. <\/p>\n\n\n\n Dengan SOP yang baik, pekerjaan GA bisa berjalan lebih konsisten, mudah dipantau, dan meminimalkan risiko kesalahan.<\/p>\n\n\n\n Karena tugas GA berkaitan langsung dengan hampir semua divisi di perusahaan, maka komunikasi yang baik antar-departemen sangat penting. <\/p>\n\n\n\n GA harus aktif berkoordinasi dengan HR, Finance, Purchasing, dan divisi lain untuk memastikan setiap kebutuhan operasional terpenuhi. <\/p>\n\n\n\n Gunakan media komunikasi resmi seperti email, chat internal perusahaan, atau aplikasi project management agar semua informasi tercatat rapi dan mudah ditindaklanjuti.<\/p>\n\n\n\n Lakukan monitoring rutin terhadap aktivitas harian dan mingguan GA. <\/p>\n\n\n\n Catat setiap transaksi pengadaan barang, pembayaran rutin, dan perawatan aset ke dalam sistem atau laporan berkala. <\/p>\n\n\n\n Selain itu, lakukan evaluasi kerja secara berkala untuk mengetahui apakah prosedur yang dijalankan sudah efektif atau perlu perbaikan. <\/p>\n\n\n\n Evaluasi ini penting untuk meningkatkan kualitas layanan internal dan mendukung kelancaran operasional perusahaan secara keseluruhan.<\/p>\n\n\n\n Mungkin setelah menjelaskan pengertian, fungsi, dan tugas dari general afair, Anda mulai bertanya-tanya apakah GA sama dengan HRD?<\/p>\n\n\n\n Misalkan GA di perusahaan bergabung dengan divisi HRD. Dalam hal ini, fungsi lainnya adalah membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan atas nama perusahaan jika diperlukan.<\/p>\n\n\n\n Tujuan dan fungsi utama dari GA adalah untuk memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan.<\/p>\n\n\n\n Namun dalam implementasinya terkadang GA akan menemui beberapa kendala, seperti proses monitoring yang rumit, data yang tidak terintegrasi dalam satu sistem, dan sulitnya mengakses data secara cepat.<\/p>\n\n\n\n Jika kendala tersebut terjadi pada perusahaan, maka akan menghambat proses bisnisnya, sehingga mengakibatkan penurunan produktivitas dan laba.<\/p>\n\n\n\n Salah satu dukungan produktivitas karyawan yang dapat dilakukan GA adalah dengan menggunakan software HRIS dan aplikasi payroll<\/a> nomor satu untuk perusahaan dari GajiHub yang memiliki sistem terbaik dengan fitur manajemen absensi terintegrasi.<\/p>\n\n\n\n Aplikasi HRIS dapat secara otomatis update dan memiliki proses instan untuk mengelola administrasi karyawan dengan banyak fitur.<\/p>\n\n\n\n\n
2. GA Supervisor<\/h3>\n\n\n\n
\n
3. GA Manager<\/h3>\n\n\n\n
\n
Hubungan General Affair dengan Divisi Lain<\/h3>\n\n\n\n
1. Divisi HR<\/h4>\n\n\n\n
2. Divisi Keuangan <\/h4>\n\n\n\n
3. Divisi IT<\/h4>\n\n\n\n
4. Divisi Operasional\/Produksi<\/h4>\n\n\n\n
5. Divisi Legal<\/h4>\n\n\n\n
6. Divisi Marketing<\/h4>\n\n\n\n
Kualifikasi Seorang General Affair<\/h2>\n\n\n\n
1. Keterampilan manajemen dan administrasi<\/h3>\n\n\n\n
2. Penyelesaian masalah<\/h3>\n\n\n\n
3. Kemampuan berkomunikasi<\/h3>\n\n\n\n
![\"general](\"https:\/\/gajihub.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/general-affair-3.jpg\")
<\/figure>\n<\/div>\n\n\n5 Tanggung Jawab General Affair<\/h2>\n\n\n\n
1. Pengadaan barang<\/h3>\n\n\n\n
2. Melakukan pembayaran dan pembelian rutin.<\/h3>\n\n\n\n
3. Memastikan pembayaran tenaga kerja harian<\/h3>\n\n\n\n
4. General affair harus menjaga aset<\/h3>\n\n\n\n
5. Renovasi dan pembukaan kantor cabang<\/h3>\n\n\n\n
![\"gajihub](\"https:\/\/gajihub.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/01-1080x1080-Feed.jpg\")
<\/a><\/figure>\n<\/div>\n\n\nFungsi General Affair di Perusahaan<\/h2>\n\n\n\n
1. Pemeliharaan Aset<\/h3>\n\n\n\n
\n
2. Menjalin hubungan baik<\/h3>\n\n\n\n
3. Menyiapkan laporan berkala<\/h3>\n\n\n\n
4. Membantu urusan perizinan<\/h3>\n\n\n\n
Contoh Aktivitas Harian General Affair<\/h2>\n\n\n\n
Jadwal Kegiatan dan Checklist Harian\/Mingguan<\/h3>\n\n\n\n
\n
Tools atau Software yang Digunakan<\/h3>\n\n\n\n
Tantantan yang Dihadapi Tim General Affair<\/h2>\n\n\n\n
1. Mengelola Kebutuhan Banyak Divisi<\/h3>\n\n\n\n
2. Budgeting dan Efisiensi Biaya<\/h3>\n\n\n\n
3. Masalah Darurat<\/h3>\n\n\n\n
Tips Menjalankan Fungsi General Affair Secara Efektif<\/h2>\n\n\n\n
1. SOP yang Terstandar<\/h3>\n\n\n\n
2. Komunikasi Lintas Departemen<\/h3>\n\n\n\n
3. Monitoring dan Evaluasi Kerja GA<\/h3>\n\n\n\n
Kesimpulan<\/h2>\n\n\n\n