Menangani beberapa tugas pekerjaan sekaligus dapat sangat berat bagi Anda yang belul berpengalan jadi penting untuk menguraikan setiap tugas dan membuat rencana tindakan untuk menyelesaikannya dengan menggunakan task management.
Proses ini memastikan Anda menyelesaikan dan mengirimkan semua tugas pekerjaan Anda saat dead line. Dengam mengadopsi teknik task management atau manajemen tugas, seluruh alur kerja Anda akan lebih baik dan memudahkan Anda untuk menyortir, menjadwalkan, dan memprioritaskan proyek yang akan datang.
Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan dengan mendalam apa itu task management dan berbagai jenis metode manajemen tugas yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas dan tingkat efisiensi Anda.
Apa itu Task Management?
Keterampilan task management adalah kemampuan yang membantu Anda bekerja secara efisien dan memanfaatkan waktu Anda sepenuhnya.
Itu adalah soft skill—sifat interpersonal yang berguna dalam berbagai profesi dan situasi profesional. Manajemen waktu biasanya penting bagi seorang karyawan di bidang apa pun.
Proses ini memungkinkan mereka untuk mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang tidak penting sehingga mereka dapat memprioritaskan yang penting.
Mengapa task management itu penting?
Task management penting karena memberi Anda strategi untuk menyelesaikan setiap pekerjaan dalam tenggat waktu masing-masing.
Ketika Anda memiliki tugas yang digariskan dan disiapkan, Anda dapat dengan mudah mengetahui mana yang harus diprioritaskan dan diselesaikan selanjutnya.
Mengelola tugas Anda secara efektif dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Ini juga memastikan Anda menghabiskan jumlah waktu yang diperlukan pada setiap tugas untuk memberikan proyek berkualitas yang mengesankan supervisor atau atasan Anda.
Baca juga: Human Capital Adalah Hal Penting Bagi Bisnis, Berikut Pembahasannya
7 Metode Task Management Terbaik
Berikut daftar metode task management yang dapat Anda gunakan:
1. Strategi satu tugas untuk satu waktu
Saat Anda merencanakan hari atau minggu ke depan, buat daftar tugas Anda dan jadwalkan waktu untuk memprioritaskan tugas tertentu.
Selama waktu yang ditentukan ini, batasi gangguan apa pun dengan menonaktifkan perangkat Anda dan non-aktifkan notifikasi. Anda juga dapat menggunakan kalender publik untuk memblokir waktu habis dan memberi tahu karyawan lain bahwa Anda sedang mengerjakan tugas penting.
Berfokus pada satu tugas pada satu waktu memungkinkan Anda untuk menempatkan semua energi dan upaya Anda ke dalam satu tugas tertentu, yang dapat mengurangi kesalahan dan memastikan Anda mengirimkan hasil berkualitas tinggi yang memenuhi semua harapan klien atau supervisor Anda.
2. Metode eat the frog
Mempraktikkan metode eat the frog mengharuskan menyelesaikan tugas pekerjaan yang lebih memakan waktu atau kompleks terlebih dahulu sebelum beralih ke tugas yang lebih mudah.
Saat Anda menyusun jadwal, letakkan tugas yang penting dan memakan waktu untuk Anda selesaikan pertama kali di bagian atas daftar tugas Anda meskipun ini bukanlah tugas yang Anda sukai.
Ini mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas ini saat Anda paling bersemangat di awal hari dan menjamin Anda menyelesaikannya tepat waktu.
Jadwalkan item yang lebih mudah untuk diselesaikan di kemudian hari untuk mendorong diri Anda menyelesaikan tugas yang lebih menantang sebelum beralih ke item kerja yang lebih santai dan sederhana.
3. Metode Kanban
Metode Kanban melibatkan pembuatan papan dengan kolom yang membagi tugas Anda menjadi tiga kategori: yang harus dilakukan, sudah dilakukan dan selesai dilakukan.
Anda kemudian dapat mengurutkan tugas Anda ke dalam kategori masing-masing untuk membantu Anda lebih memahami apa yang sedang Anda selesaikan dan tugas yang akan datang untuk diselesaikan dalam waktu dekat.
Setelah Anda menyelesaikan tugas, Anda dapat memindahkannya ke kolom “selesai” untuk lebih memahami apa yang telah Anda capai.
Melihat tugas mana yang berhasil Anda selesaikan dapat memotivasi Anda untuk terus mencapai lebih banyak tugas dan menambahkan ke kolom ini.
Sebagian besar papan kanban memungkinkan Anda untuk terus mengatur tugas Anda lebih jauh dengan memberi kode warna pada tugas Anda atau mengurutkannya ke dalam kategori yang lebih spesifik sesuai dengan elemen seperti jenis klien yang Anda kirimkan atau proyek yang sedang Anda selesaikan.
4. Grocery lists
Teknik grocery lists adalah metode yang lebih mudah dan melibatkan penempatan tugas Anda dalam daftar sederhana dan meletakkan tanggal jatuh temponya tepat di sebelahnya.
Hal ini memudahkan Anda untuk melihat dengan cepat item mana yang harus Anda selesaikan selanjutnya sehingga Anda dapat dengan cepat berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya.
Sebagian besar tugas grocery lists memungkinkan Anda untuk dengan cepat memeriksa item setelah Anda menyelesaikannya, yang dapat memberi Anda perasaan puas mengetahui bahwa Anda telah menyelesaikan tugas penting.
Ini biasanya merupakan metode task management yang paling efektif untuk dilakukan jika Anda hanya memiliki tugas dengan tingkat kesulitan yang sama untuk diselesaikan dan tidak perlu melacak kemajuan Anda. Metode ini juga terkadang juga disebut to-do list.
Baca juga: Contoh Slip Gaji, Beserta Pengertian, Fungsi dan Tips Membuatnya
5. Baris dan kolom
Jika Anda memiliki beberapa proyek dan tugas untuk diprioritaskan sekaligus, Anda dapat mengaturnya secara efektif dengan menggunakan spreadsheet.
Anda dapat menempatkan proyek tertentu di kolom masing-masing, lalu membuat daftar item tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.
Ini membantu Anda memvisualisasikan dengan lebih baik berapa banyak pekerjaan, waktu, dan energi yang harus Anda keluarkan untuk menyelesaikan proyek tertentu.
Mencantumkan tugas individu di bawah setiap proyek juga dapat membuatnya terasa lebih mudah dilakukan dan diselesaikan.
Pertimbangkan pengkodean warna setiap tugas juga untuk memberi label yang lebih baik tentang pentingnya dan urgensi setiap item.
6. Teknik Pomodoro
Cara efektif untuk memastikan Anda tetap pada tugas dan menghabiskan jumlah waktu yang tepat untuk berbagai item pekerjaan Anda adalah dengan menggunakan Teknik Pomodoro.
Ini adalah metode yang memungkinkan Anda membagi tugas menjadi beberapa bagian dengan durasi sekitar 25 menit tanpa gangguan.
Beberapa tugas mungkin membutuhkan waktu 25 menit untuk diselesaikan, sementara yang lain mungkin mengharuskan Anda menghabiskan beberapa periode waktu 25 menit untuk menyelesaikannya.
Setel pengatur waktu 25 menit saat Anda mengerjakan setiap item, dan berhenti setelah pengatur waktu memberi tahu Anda.
Beristirahatlah selama lima menit sebelum kembali ke tugas berikutnya dan bekerja lagi selama 25 menit. Setelah Anda menyelesaikan tiga set ini, Anda dapat mengambil istirahat 15 menit setelah periode kerja 25 menit keempat Anda.
Mengikuti Teknik Pomodoro memastikan Anda tetap pada tugas dan memberi diri Anda banyak istirahat untuk merilekskan otak Anda. Anda juga dapat menyesuaikan waktu ini sesuai dengan alur kerja dan jadwal Anda.
7. Aplikasi produktivitas dan kolaborasi
Jika Anda bekerja dengan tim, Anda dapat lebih memahami apa yang diselesaikan karyawan lain dengan mengadopsi berbagai jenis alat manajemen tugas berbasis tim.
Ini memungkinkan Anda untuk melihat proyek mendatang yang sedang Anda dan anggota tim lainnya kerjakan dan kemajuan yang Anda buat pada tugas yang berbeda.
Beberapa alat kolaborasi ini memungkinkan Anda untuk mengomentari tugas yang berbeda dan mengadakan diskusi untuk masing-masing tugas.
Hal ini meningkatkan komunikasi antara Anda dan anggota tim lainnya untuk memastikan semua orang merasa terlibat dan memiliki informasi dan sumber daya yang diperlukan untuk memberikan kontribusi pekerjaan yang berkualitas.
Baca juga: Resume dan CV: Pengertian, Perbedaan, dan Tips Membuatnya
Cara Melakukan Task Management yang Efektif
Berikut adalah tips yang bisa Anda lakukan untuk melakukan task management yang efektif:
1. Lakukan penjadwalan yang efisien
Menjadwalkan tugas Anda adalah bagian integral dari task management. Ini membantu Anda mengaturnya secara produktif.
Memiliki jadwal yang jelas juga membantu Anda memaksimalkan waktu profesional Anda, yang dapat membuat Anda tidak terganggu. Menjaga jadwal harian, mingguan, dan bulanan berarti Anda tetap mengetahui setiap tugas dan dapat memperkirakan durasinya atau memprioritaskan yang paling penting.
2. Prioritaskan tugas secara efektif
Tergantung pada profesi Anda, beberapa tugas Anda mungkin lebih mendesak daripada yang lain. Mampu mengevaluasi kepentingannya dengan benar dan menjalankannya berdasarkan prioritasnya dapat meningkatkan kuantitas dan kualitas pekerjaan Anda.
Prioritas adalah bagian dari penjadwalan yang efisien, karena memungkinkan Anda melakukan lebih banyak pekerjaan sambil mengalokasikan lebih banyak energi dan fokus pada tugas yang paling penting.
3. Lakukan manajemen beban kerja
Meskipun mendedikasikan waktu sebanyak yang Anda bisa untuk tugas-tugas Anda dapat membuat Anda sangat produktif dalam jangka pendek, itu juga cenderung menyebabkan kelelahan dan kejenuhan dalam jangka panjang.
Menilai kapasitas beban kerja Anda dan menyesuaikan rencana Anda dengan tepat adalah bagian penting dari manajemen tugas.
Ini membantu Anda menyelesaikan pada kapasitas tinggi untuk waktu yang lebih lama, yang dapat membuat Anda menjadi kandidat yang lebih menarik bagi pemberi kerja.
4. Perhatikan setiap detail
Menganalisis kekhasan setiap tugas dan menentukan kepentingannya membutuhkan perhatian yang berkembang dengan baik terhadap detail.
Keterampilan ini dapat membantu Anda mengevaluasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas, yang secara positif dapat memengaruhi penjadwalan Anda.
Selain membantu Anda memprioritaskan dan menjadwalkan tugas, memiliki perhatian yang tajam terhadap detail membuat Anda lebih mungkin menyelesaikannya dengan sukses.
5. Lakukan pendelegasian yang efektif
Tergantung pada pekerjaan Anda, Anda dapat mendelegasikan beberapa tugas Anda. Ini dapat membuat Anda dan organisasi Anda lebih produktif.
Pendelegasian adalah keterampilan manajemen tugas yang sangat penting jika Anda bekerja dalam posisi manajemen dan mengawasi tugas orang lain serta tugas Anda.
Baca juga: Human Resource Adalah Bagian Penting Dalam Organisasi Bisnis, Berikut Fungsinya
6. Selalu berpikir kritis
Memutuskan tugas mana yang akan diprioritaskan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya tidak selalu merupakan keputusan yang mudah.
Mampu berpikir kritis dan mengidentifikasi argumen logis untuk setiap keputusan dapat membantu Anda meningkatkan kualitas pengambilan keputusan Anda.
Ini dapat membantu Anda mengelola tugas dengan lebih baik. Berpikir kritis juga dapat membantu Anda membenarkan jadwal Anda jika atasan Anda bertanya.
7. Komunikasi yang efektif
Jika peran Anda melibatkan kolaborasi dengan orang lain atau mendelegasikan tugas, komunikasi verbal dan tertulis biasanya penting untuk kesuksesan Anda.
Mampu berbagi ide dengan rekan kerja yang membantu Anda menyelesaikan tugas dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas. Ini juga dapat membantu Anda menjelaskan tugas Anda secara akurat kepada supervisor dan klien.
8. Dedikasi untuk perbaikan terus-menerus
Keinginan dan kemampuan untuk terus-menerus melakukan tugas Anda dengan cara yang lebih efisien dapat membantu Anda meningkatkan semua keterampilan manajemen tugas Anda yang lain.
Memperoleh lebih banyak pengalaman dan wawasan tentang prioritas tugas dan penjadwalan dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan dan keahlian Anda.
Ini juga membantu Anda secara bertahap meningkatkan tingkat penyelesaian tugas yang berhasil.
9. Terampil melakukan pemecahan masalah
Saat melakukan tugas Anda, beberapa aspek mungkin tidak terjadi persis seperti yang Anda rencanakan. Mampu dengan cepat mengidentifikasi berbagai masalah dan solusi mereka adalah bagian penting dari manajemen tugas atau task management.
Ini membantu Anda menghindari penundaan dalam proses penyelesaian tugas dan mencegah masalah berulang.
10. Mampu bekerja di bawah tekanan
Bahkan jika Anda menjadwalkan dan memprioritaskan tugas Anda secara efisien, Anda mungkin masih menghadapi tenggat waktu yang ditentukan oleh manajemen.
Mampu tampil pada kapasitas optimal sangat penting untuk task management yang efektif karena membantu Anda mempertahankan standar kualitas dan kuantitas Anda. Ini juga mengurangi risiko Anda menjadi terlalu banyak bekerja.
Baca juga: Contoh Slip Gaji, Beserta Pengertian, Fungsi dan Tips Membuatnya
Cara Meningkatkan Keterampilan Task Management Anda
Pertimbangkan untuk mengikuti langkah-langkah ini untuk meningkatkan keterampilan task management Anda:
1. Temukan waktu produktivitas puncak Anda
Kebanyakan orang memiliki waktu-waktu tertentu di siang hari atau minggu ketika mereka berada di puncak produktivitas mereka.
Menemukan waktu puncak Anda memungkinkan Anda menjadwalkan tugas-tugas Anda yang paling menantang selama waktu-waktu itu.
Ini dapat membantu Anda melakukan tugas-tugas tersebut dengan lebih baik dan lebih cepat, memberi Anda lebih banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas yang kurang penting saat Anda tidak berada pada tingkat produktivitas puncak Anda.
2. Blok waktu di kalender Anda untuk tugas-tugas utama
Pemblokiran waktu adalah proses mengalokasikan jumlah waktu tertentu di kalender Anda untuk tugas tertentu.
Melakukannya membantu Anda mengatur jadwal dan meningkatkan efisiensi Anda. Meskipun melakukannya kemungkinan akan meningkatkan manajemen waktu Anda, Anda harus tetap cukup fleksibel untuk menjadwal ulang berbagai tugas jika terjadi keadaan darurat.
3. Lacak kemajuan tugas individu
Selain mengalokasikan waktu untuk setiap tugas utama, Anda juga dapat melacak kemajuannya.
Mengetahui berapa banyak yang masih perlu Anda lakukan untuk menyelesaikan tugas dapat membuat Anda tetap termotivasi dan memungkinkan Anda menilai waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikannya.
Ini juga memungkinkan Anda untuk melihat bagian tugas mana yang membutuhkan waktu lebih lama dari yang seharusnya, membantu Anda meningkatkan efisiensi di masa mendatang.
4. Gunakan software task management
Untuk memudahkan Anda dalam mengelola dan meyelesaikan tugas, Anda bisa menggunakan software task management yang memiliki fitur terbaik dan juga sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ada beberapa contoh software task management yang bisa Anda gunakan dan dengan harga terjangkau. Jika perusahaan Anda belum menggunakannya, Anda bisa merekemondasikan software tersebut ke bagian HR Anda agar meningkatkan produktifitas karyawan secara keseluruhan.
Karena proses task management yang baik adalah adalah tentang kerjasama tim yang saling melengkapi, oleh sebab itu ada beberapa hal yang harus pertimbangkan.
Misalnya, apakah anggota tim Anda sedang absen karena sakit atau mengambil cuti dan sejauh mana tugas itu dikerjakan.
Beberapa software task managementsaat ini bahkan sudah terintegrasi Key Performance Indicator (KPI) management dan juga email perusahaan, contohnya adalah GajiHub.
Gajihub adalah software payroll dan aplikasi HRIS yang mudah digunakan, memiliki fitur terlengkap, dan bisa Anda gunakan secara gratis.
Dengan software absensi GajiHub, Anda juga bisa mengetahui siapa karyawan yang sedang mengambil cuti karyawan atau sedang sakit, sehingga Anda bisa lebih mudah dalam mengatur tugas tertentu pada kondisi salah tersebut.
Tertarik melakukan task management yang lebih baik dalam bisnis? Anda bisa mencoba GajiHub secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini